Arquivos empresariais: coração e vida dos stakeholders, todo cuidado é pouco!

Os documentos de arquivo registram a vida da empresa, de seus empregados, dos seus clientes e acionistas e demais stakeholders, sejam eles partes interessadas de caráter temporário ou duradouro.

Neles estão registradas operações e ações de toda sorte, projetos, negócios, pagamentos, contratos, etc., conforme o contexto em que foram produzidos, por isso, devem ser autênticos e íntegros, para que possam servir de prova documental. A falta dessa prova documental compromete os interesses dos stakeholders, podendo causar prejuízos incalculáveis.

Por isso, o cuidado com o documento durante todo o ciclo documental, desde a geração, tramitação, manuseio, passando pela classificação, avaliação, processamento até o arquivamento, e o alerta constante em relação ao seu estado de conservação, são fundamentais para evitar esses prejuízos.

Quem trabalha com documentos empresariais é diretamente responsável em primar pela preservação e conservação, porque podem ser a solução de muitas questões nas várias esferas, administrativa, social, fiscal, jurídica, tais como: a empresa pode ser poupada de pagar uma multa se tiver a comprovação, a vida e até o futuro de uma pessoa pode estar contido em um prontuário médico ou na contribuição para a sua aposentadoria..

A própria degradação do papel pode ocasionar perdas irreparáveis, tanto em relação aos aspectos intrínsecos, tais como: tipo de fibras, tipo de encolagem, resíduos químicos não eliminados e partículas metálicas, quanto em relação aos aspectos extrínsecos, como por exemplo, radiação ultravioleta, temperatura, umidade, poluentes atmosféricos, agentes biológicos (microrganismos, insetos e roedores) e a própria ação do homem.

Estes são alguns cuidados necessários, a fim de prolongar a vida dos documentos físicos de arquivo:

• lavar as mãos no início e ao final do trabalho, pois, frequentemente, os dedos podem estar sujos de tinta, manchando o papel. A gordura natural existente nas mãos também danifica o documento ao longo do tempo.
• não manusear os documentos com as mãos molhadas ou úmidas, para não causar o mofo no papel.
• folhear os documentos sem amassá-los ou dobrá-los.
• ao consultar livros ou documentos, não apoiar as mãos e os cotovelos, manuseá-los sobre uma mesa.
• não rasgar o documento ou danificar capas e lombadas ao retirá-lo de uma pasta, caixa ou estante.
• não dobrar os documentos, o local que recebe a dobra, resulta em uma área frágil que se rompe e rasga facilmente.
• evitar o abuso de uso de clipes em contato direto com o papel, proteger os documentos com um pequeno pedaço de papel na área.
• não aplicar fitas adesivas sobre os documentos. A cola perde a aderência resultando em uma mancha escura de difícil remoção, atraindo insetos e roedores, além de adulterar a integridade do documento.
• usar fotocópia somente se necessário, o uso em demasia é prejudicial para a preservação do papel.
• as máquinas copiadoras operam com luz ultravioleta em grande intensidade, causando danos tanto ao papel, como à tinta do documento original, além do manuseio inadequado na operação, que pode ocasionar dobras e rasgos nos documentos e danificá-los. 

Arquivos empresariais: coração e vida dos stakeholders, fazendo a leitura, todo cuidado é pouco!