Você bibliotecário, que é mestre em organizar, em registrar, em referenciar, em catalogar em classificar, em estruturar, em indexar, em inventariar e em tantas outras expertises, use todas elas para construir seu planejamento de 2018.
O Mural Interativo do Bibliotecário preparou esse conteúdo para ajudar nessa construção.
Capítulo 1
Iniciando o planejamento
Estamos finalizando o ano. Momento de fazer o balanço do que passou, analisar os ganhos e as perdas e, sobretudo, de pensar no que virá. Mas, as coisas só virão de uma forma mais organizada, equilibrada, se forem planejadas previamente. Já bastam os imprevistos naturais, as consequencias circunstanciais e as interferências externas a que todos nós estamos sujeitos no dia a dia, por isso, planejando, haveremos de ter um resultado mais próximo do que desejamos almejar. É para isso que serve o planejamento, peça fundamental nas organizações que fazemos parte e aliado fortíssimo para as nossas vidas.
Em uma linguagem mais técnica, o planejamento é uma ferramenta administrativa em que se projeta algo para o futuro, de acordo com uma missão e visão estabelecidas, obedecendo aos valores internos, a partir de caminhos a serem percorridos, em que são definidos objetivos a serem cumpridos e, dentro destes, metas factíveis e mensuráveis.
Capítulo 2
Definindo missão, visão e valores
A missãoestabelece um caminho a seguir, dá direção e significado a sua existência (presente), a visão tende a alcançar um sonho, que representa de forma objetiva o que a pessoa quer realizar no ano (futuro).
Enquanto a missão está alinhada para o ambiente externo, diretamente ligada à atuação junto à sociedade (para quem) e à forma de executar essa ação (como), a visão é voltada para a própria pessoa, constituída de modo que a motive e a incentive a chegar nesse ponto, nesse futuro próximo. Na visão aspiramos algo, mas de forma inspirada, para que seja possível sua concretização.
Mas, só podemos cumprir a nossa missão e visão, baseados em nossos valores, que é tudo que nos orienta, que herdamos de nossos pais e que construímos ao longo de nossas vidas: são nossas crenças, nossa cultura, nossa educação, nossos ideais, nossos comportamentos e nossas atitudes.
Capítulo 3
Definindo objetivos e metas
Quando não definimos os nossos objetivos (propósito de realizar algo – o quê), além de não podermos definir as metas (objetivos quantificados e com prazos estabelecidos – quanto e quando), ficamos à deriva dos acontecimentos, atrapalhados com tudo que está a nossa volta e não conseguimos a nossa realização pessoal.
Os objetivos traduzem a mudança na realidade que pretendemos fazer, visando o nosso foco maior, por isso deve estar alinhado com a missão que foi definida antes. Eles devem ser tangíveis e factíveis, ou seja, possíveis de serem realizados, para que não haja frustração antes mesmo de colocá-los em prática. É importante registrá-los em texto, dessa forma visualizamos o que pretendemos de forma mais concreta e possibilita verificarmos a qualquer tempo como anda a nossa situação, um ótimo exercício para facilitar o cumprimento dessas ações.
As metas são as especificações dos objetivos, devem ser claras com definições dos parâmetros a serem alcançados. Essas tarefas específicas e temporais, permitem que os objetivos sejam alcançados, transformando o abstrato em concreto, ou seja, o objetivo que foi desafiado em coisa realizada.
É fundamental o monitoramento das metas para obtermos resultado positivo do planejamento como um todo. Para tanto, temos que conhecer bem os ambientes interno (você) e externo (mercado). Sabemos que cada um de nós tem um perfil definido, expertises conforme a nossa formação, qualidades e limitações, de acordo com a nossa educação. Sabemos também que o ambiente externo é competitivo, dinâmico e mutável.
Capítulo 4
Construindo a Análise SWOT
É óbvio que o contexto interno (você) e o externo (mercado) deve ser muito bem conhecido e considerado. Do interno, devemos extrair e potencializar as forças e reconhecer as fraquezas, para que possam ser eliminadas ou, pelo menos, mitigadas. Já do externo, devemos abarcar as oportunidades e combater as ameaças, estas, se bem trabalhadas, podem ser convertidas em oportunidades.
Portanto, as forças e fraquezas são determinadas pelo nosso posicionamento atual e podem ser controladas por nós mesmos, uma vez que fazem parte do nosso cotidiano. As oportunidades e ameaças são antecipações do futuro, estão fora do nosso controle mas, uma vez conhecidas, podem ser controladas e monitoradas de forma a aproveitá-las ou evitá-las, de acordo com a situação.
Desse trecho anterior, podemos enxergar o potencial da análise SWOT, acrónimo de Strengths (Forças); Weaknesses (Fraquezas); Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças), outra ferramenta da Administração, tão utilizada pelas empresas, que, como vimos, pode ser aplicada às nossas vidas.
Capítulo 5
Girando o PDCA
Voltando ao planejamento propriamente dito, temos as ações do que foi planejando (Plan), passaremos o ano executando essas açõs (Do), verificando o que precisa ser ajustado (Check), para moldar e tomar outras ações necessárias em função do contexto e das contingências (Act).
Agora, já adentramos em outra ferramenta da administração, o PDCA, específica da qualidade, aliás, é a ferramenta utilizada pela ISO (International Organization for Standardization), Organização Internacional para Padronização.O PDCA ocorre, naturalmente, em nossas vidas, pois estamos sempre planejando, executando, corrigindo e agindo, para conseguir o que queremos, retomar algo perdido, consertar algo que saiu errado, sempre agindo a nosso favor.
É uma ferramenta forte, decisiva, se mantermos esse ciclo girando, estaremos sempre pensando, antecipadamente, aonde queremos chegar. Portanto, a expressão já cunhada no ambiente da qualidade de “girar o PDCA”, significa a atenção e o cuidado com esses momentos, fazendo com que o círculo seja virtuoso, recomeçando sempre de forma renovada
Capítulo 6
Exemplificando e finalizando
Vamos exemplificar tudo que discorremos nos capítulos anteriores para facilitar ainda mais a compreensão e conseguir o círculo virtuoso. Tomaremos como exemplo o próprio Mural Interativo do Bibliotecário.
- Missão: Promover uma experiência profissional de construção coletiva a partir da troca de opiniões entre bibliotecários.
- Visão: Ser reconhecido em 2018 como a mídia social que mais reúne bibliotecários.
- Valores: Valorização da profissão; compartilhamento de ideias, ambiência inovadora.
- Objetivo: Ampliar a cada ano o número de seguidores;
- Meta: Criar, semanalmente, conteúdo próprio de interesse da Biblioteconomia, para conseguir ao final de cada mês 50 novos seguidores;
- Força: Reconhecimento da comunidade bibliotecária e das áreas afins;
- Fraqueza: Sedimentação da fanpage;
- Oportunidade: Conexões com áreas afins, interdisciplinaridade;
- Ameaça: Bibliotecários e bibliotecas ainda sem operar em redes sociais.
E, para que serve tudo isso? É muita teoria junta? Óbvio que não, são estudos já concretizados pelos gurus da Administração, que guiam as empresas e que, por tabelinha, podem ser utilizados por nós, objetivando a nossa realização pessoal e profissional. Dessa forma, podemos transformar a nossa realidade, tornando-a melhor para se viver, a partir daquilo que sabemos e gostamos de fazer.
Publicado originalmente em Mural Interativo do Bibliotecário
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