Quando o gestor cai na real e reconhece: "tenho que trabalhar meus arquivos"

Não é raro ainda nos dias de hoje, em relação aos arquivos empresariais, ouvirmos grandes gestores falando em "arquivo morto" ou tratando-o como depósito, lugar sem vida, sem ordem e sem gestão. 

Também não é incomum, o gestor se ver mergulhado em documentos, sem conseguir encontrar o que deseja, tanto, pela falta de organização em si, como pela ausência de uma gestão integrada, de padrão de acessibilidade, de controle. Eliminando e/ou conservando o que não deve, ainda mais sem controle. Um caos!

Mas esse entendimento e essa situação, com certeza, só prevalecerão até o dia em que necessite de uma informação presente nas entrelinhas de um documento ou do próprio documento, para servir de prova, que, por sua vez, se encontram nos arquivos. 

Quando ocorre essa necessidade, o gestor cai na real e promove a exclamação:  "tenho que trabalhar meus arquivos" E eu diria, "antes tarde do que nunca!" 

Mas, para falar de arquivo e tomar alguma atitude diante do caos documental instaurado, há de se falar antes de gestão documental, pois, quando não se faz a gestão, os arquivos, realmente, viram depósitos de grande massa documental, sem gerência e sem controle, fadados à deterioração, à perda, ao extravio, representando sérios prejuízos.

Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. (Art. 3º, da Lei 8.159/1991).

A consciência está em saber que os documentos registram a vida da empresa, de seus empregados, dos seus clientes e acionistas, por isso é bom agir, tendo em mente:

• Uma empresa pode se livrar de pagar uma multa se tiver a comprovação (imposto pago); 
• O destino de uma empresa pode estar em um documento (contrato de parceria firmado); 
• A vida de uma pessoa pode estar em um documento (prontuário médico); 
• O futuro de uma pessoa (aposentadoria) pode estar em um documento (comprovante de tempo de serviço).  

Depois dessa tomada de decisão, de promover alguma ação em prol dos arquivos, é só traçar o caminho das ações e os resultados serão positivos. Informação certa, na hora certa!

Os documentos registram operações, ações, projetos, negócios, pagamentos, etc., por isso, devem ser autênticos e íntegros, para que possam servir de prova documental. A falta de um documento para servir de prova documental, compromete os interesses da empresa e dos cidadãos, podendo causar prejuízos incalculáveis.