Indexação é o X da questão

A indexação é uma atividade essencial tanto na Biblioteconomia quanto na Arquivologia, ainda que aplicada de formas distintas, conforme os objetivos, de cada ciência, os tipos documentais e os contextos de uso da informação. Mas por que ela é o X da questão? Exatamente porque permite que o interessado na informação chegue a ela de forma precisa e objetiva, sem muitos arrodeios.

Na Biblioteconomia, a indexação está fortemente associada ao tratamento temático de livros, artigos, teses e outros materiais bibliográficos. Seu principal propósito é representar de forma precisa o conteúdo dos documentos, facilitando a recuperação da informação nos catálogos e bases de dados, no menor tempo possível.

O bibliotecário utiliza vocabulários controlados, como tesauros e listas de cabeçalhos de assuntos, e se apoia em normas como a NBR 12676:1992 ou diretrizes da CDU (Classificação Decimal Universal) para garantir consistência e padronização. A indexação, nesse campo, é intelectual, conceitual e busca captar o assunto do documento, permitindo que o usuário encontre informações com base em temas, conceitos e relações semânticas.

Nessa hora o bibliotecário deve atentar para seu público-alvo, com vistas a utilzar termos que sejam familiares a esse público, como por exemplo, não se deve usar termos muitos técnicos caso a população usuária não tenha esse perfil de tecnicidade.

A NBR 12676 - Métodos para análise de documentos - Determinação de seus assuntos e seleção de termos de indexação estabelece as condições para a análise de documentos, a determinação de seus assuntos e a seleção de termos de indexação, sendo direcionada para os estágios iniciais do processo de indexação.

São esses os aspectos da norma.

1. Análise de documentos

O processo de exame e compreensão do conteúdo do documento para identificar seus temas principais.

2. Determinação de assuntos

A identificação dos temas abordados no documento, que serão representados por termos de indexação. 

3. Seleção de termos de indexação

A escolha de termos representativos do conteúdo do documento, que serão utilizados para facilitar a recuperação da informação.

A norma não trata de sistemas de indexação específicos (pré- ou pós-coordenados), mas sim dos procedimentos gerais para análise e seleção de termos de indexação. Ela é aplicável tanto a serviços de indexação independentes quanto a serviços em rede.

Além da NBR 12676, a 6034 - Informação e documentação – Índice – Apresentação, trata da preparação de índices de publicações, muito utilizada para a elaboração de índices remissivos de livros.

Já na Arquivologia, a indexação assume um caráter mais pragmático e funcional, centrado na descrição e recuperação de documentos produzidos no contexto de atividades institucionais. Aqui, os documentos são analisados em relação à sua função administrativa, jurídica ou probatória.

O arquivista trabalha com instrumentos como planos de classificação, taxonomias, descrições arquivísticas e tabelas de temporalidade, e a indexação busca refletir os elementos que identifiquem o documento em sua organicidade, como a atividade que o gerou, a data, o produtor, os processos organizacinais e, principalmente, o contexto de produção. Porque se ele não tiver uma indexação que o vincule  ao seu contexto original (fundo) perde a efervescência de significados e de leituras, induzindo a compreensões vagas e/ou distorcidas.

Por isso, a preocupação maior não está no conteúdo temático, mas na estrutura e função do documento dentro do fundo arquivístico. Excluindo-o dessa estrutura, não há sentido para o documento, ele fica solto e pode nada representar, perde o vínculo, a relação com o seu contexto. Por isso, 

Enquanto na Biblioteconomia a indexação é mais aberta e voltada ao acesso temático, na Arquivologia ela é estritamente vinculada à proveniência e ao princípio da organicidade. No entanto, ambas as áreas compartilham o objetivo de facilitar o acesso e promover a recuperação da informação, respeitando as particularidades dos acervos que lidam e gerenciam.

Em tempos de transformação digital, a indexação ganha ainda mais relevância, exigindo dos profissionais habilidades técnicas e conhecimento, para que os softwares recebam os metadados necessários para chegar ao X da questão, tanto na Biblioteconomia como na Arquivologia, porque, em ambos, o objetivo é tratar e representar adequadamente os unidades de informação, seja no universo das bibliotecas, seja no universo dos arquivos.