Indexação é o X da questão

A indexação é uma atividade essencial tanto na Biblioteconomia quanto na Arquivologia, ainda que aplicada de formas distintas, conforme os objetivos, de cada ciência, os tipos documentais e os contextos de uso da informação. Mas por que ela é o X da questão? Exatamente porque permite que o interessado na informação chegue a ela de forma precisa e objetiva, sem muitos arrodeios.

Na Biblioteconomia, a indexação está fortemente associada ao tratamento temático de livros, artigos, teses e outros materiais bibliográficos. Seu principal propósito é representar de forma precisa o conteúdo dos documentos, facilitando a recuperação da informação nos catálogos e bases de dados, no menor tempo possível.

O bibliotecário utiliza vocabulários controlados, como tesauros e listas de cabeçalhos de assuntos, e se apoia em normas como a NBR 12676:1992 ou diretrizes da CDU (Classificação Decimal Universal) para garantir consistência e padronização. A indexação, nesse campo, é intelectual, conceitual e busca captar o assunto do documento, permitindo que o usuário encontre informações com base em temas, conceitos e relações semânticas.

Nessa hora o bibliotecário deve atentar para seu público-alvo, com vistas a utilzar termos que sejam familiares a esse público, como por exemplo, não se deve usar termos muitos técnicos caso a população usuária não tenha esse perfil de tecnicidade.

A NBR 12676 - Métodos para análise de documentos - Determinação de seus assuntos e seleção de termos de indexação estabelece as condições para a análise de documentos, a determinação de seus assuntos e a seleção de termos de indexação, sendo direcionada para os estágios iniciais do processo de indexação.

São esses os aspectos da norma.

1. Análise de documentos

O processo de exame e compreensão do conteúdo do documento para identificar seus temas principais.

2. Determinação de assuntos

A identificação dos temas abordados no documento, que serão representados por termos de indexação. 

3. Seleção de termos de indexação

A escolha de termos representativos do conteúdo do documento, que serão utilizados para facilitar a recuperação da informação.

A norma não trata de sistemas de indexação específicos (pré- ou pós-coordenados), mas sim dos procedimentos gerais para análise e seleção de termos de indexação. Ela é aplicável tanto a serviços de indexação independentes quanto a serviços em rede.

Além da NBR 12676, a 6034 - Informação e documentação – Índice – Apresentação, trata da preparação de índices de publicações, muito utilizada para a elaboração de índices remissivos de livros.

Já na Arquivologia, a indexação assume um caráter mais pragmático e funcional, centrado na descrição e recuperação de documentos produzidos no contexto de atividades institucionais. Aqui, os documentos são analisados em relação à sua função administrativa, jurídica ou probatória.

O arquivista trabalha com instrumentos como planos de classificação, taxonomias, descrições arquivísticas e tabelas de temporalidade, e a indexação busca refletir os elementos que identifiquem o documento em sua organicidade, como a atividade que o gerou, a data, o produtor, os processos organizacinais e, principalmente, o contexto de produção. Porque se ele não tiver uma indexação que o vincule  ao seu contexto original (fundo) perde a efervescência de significados e de leituras, induzindo a compreensões vagas e/ou distorcidas.

Por isso, a preocupação maior não está no conteúdo temático, mas na estrutura e função do documento dentro do fundo arquivístico. Excluindo-o dessa estrutura, não há sentido para o documento, ele fica solto e pode nada representar, perde o vínculo, a relação com o seu contexto. Por isso, 

Enquanto na Biblioteconomia a indexação é mais aberta e voltada ao acesso temático, na Arquivologia ela é estritamente vinculada à proveniência e ao princípio da organicidade. No entanto, ambas as áreas compartilham o objetivo de facilitar o acesso e promover a recuperação da informação, respeitando as particularidades dos acervos que lidam e gerenciam.

Em tempos de transformação digital, a indexação ganha ainda mais relevância, exigindo dos profissionais habilidades técnicas e conhecimento, para que os softwares recebam os metadados necessários para chegar ao X da questão, tanto na Biblioteconomia como na Arquivologia, porque, em ambos, o objetivo é tratar e representar adequadamente os unidades de informação, seja no universo das bibliotecas, seja no universo dos arquivos.

Indexação: sem ruído, sem silêncio

Qual bibliotecário ainda não trabalhou com indexação? Com certeza, nenhum se privou dessa atividade, que faz parte do tratamento temático da informação, imprescindível no nosso dia a dia. Desempenhamos essa atividade tanto na catalogação por assunto, como em sistemas de informação produtores de bases de dados, em que o detalhamento é maior.

A ABNT traz na NBR 12.676:1992 a seguinte definição: “Ato de identificar e descrever o conteúdo de um documento com termos representativos dos seus assuntos e que constituem uma linguagem de indexação.”

Robredo (2005, p.165) enfoca o caráter singular da interpretação: “A indexação consiste em indicar o conteúdo temático de uma unidade de informação, mediante a atribuição de um ou mais termos (ou códigos) ao documento, de forma a caracterizá-lo de forma unívoca”.

O assunto é complexo, muitos autores discorrem a respeito. Nessa oportunidade, queremos apenas chamar a atenção: todo cuidado é pouco para não gerar ruídos ou silêncios! Estes se referem aos itens existentes no acervo, que não foram recuperados por ocasião de uma busca, e aqueles, aos itens recuperados, mas, não pertinentes à questão elaborada.

Para evitar ruídos e silêncios, devemos, a priori, atentar para os interesses da comunidade de usuários, ser imparcial, atentar para o grau de exaustividade e especificidade necessário e cumprir, cautelosamente, cada etapa do processo:

1. Analisar, a partir de leitura técnica, considerando os principais elementos (título e subtítulo; resumo; sumário; introdução; ilustrações e tabelas; palavras em destaque e referências);
2. Sintetizar, construindo os elementos para identificação da unidade de informação;
3. Representar (ou traduzir) para a linguagem documental adotada.

“Metade do conhecimento consiste em saber onde encontrá-lo.” (Samuel Johnson, 1775).

Nesse sentido, gostaríamos de saber: os termos que usamos na indexação refletem também a maneira como os usuários fazem suas buscas?

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ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. NBR 12.676: métodos para análise de documentos – determinação de seus assuntos e seleção de termos de indexação. Rio de Janeiro: ABNT, 1992.

As funções do arquivo

A postagem no blog da Mrh Arquivos traz as funções do arquivo. Importante lembrá-las para quem trabalha na área ficar atento, pois elas se sucedem a partir da reunião da documentação.

Apenas reunir a documentação, seja ela física ou digital, dá ao arquivo status de depósito e não é isso que queremos. Indo adiante, com as demais funções, conseguimos elevar o nível e recuperar a informação desejada, mantendo os documentos íntegros, conservados e preservados, para atender ao usuário.

Leia a postagem no blog da Mrh Arquivos.

O poder de uma boa indexação

Indexação é uma das atividades intelectuais mais importantes no contexto da Arquivologia e da Biblioteconomia, senão, como vamos chegar à informação desejada? Um documento ou uma caixa cheia deles, um artigo de periódico ou um livro inteiro necessitam desse argumento de busca, para que seja possível a recuperação da informação. Neste post vou dar ênfase à Arquivologia.

Trata-se de uma análise documentária, para fins de representação do conteúdo documental, extraindo os principais dados que identificam o documento, representando-o de forma estratégica, junto às demandas dos usuários. 

O processo deve ser feito com objetividade, mas pensando tanto na abordagem genérica, como na específica, para que possa atender às diferentes formas de busca. Por vezes, a busca é por um documento específico, ressaltando, aqui, a característica da unicidade,  em outras situações, o interesse é pelo grupo, enfocando, agora, a descrição coletiva.

Em uma situação de gestão e guarda terceirizada de documentos de diversas empresas, ter os documentos indexados, conforme o contexto e as necessidades de cada uma, é fundamental para se chegar a qualquer informação.

O empresário quando necessita de um documento, é porque deseja a informação arquivística nele contida, e sempre esse desejo é "para ontem", são demandas urgentes para fechar contrato, firmar parceria, fazer uma aquisição, atender um cliente, se livrar de uma multa, dentre tantas outras. 

A Empresa como um todo prescinde do seu arquivo, é lá que estão os registros do passado e do presente, que servirão para a posteridade. Essa é a importância do arquivo, só não vê quem não conhece as funções desse equipamento: reunir/ classificar, recuperar/ informar, controlar/ preservar.

Indexação: "perder tempo" agora para ganhar depois

Durante o processo de indexação, devemos pensar nos termos adequados a serem destacados, os quais serão utilizados na busca booleana, que deve ser articulada de forma a nos fornecer o resultado pretendido com especificidade, precisão, revocação ou exaustividade. Nesse processo temos dois agentes envolvidos: o bibliotecário/Arquivista, responsável pelo tratamento e mediação da informação e o usuário, que a utiliza.

Todo esforço nessa hora e todo tempo investido será recompensado, posteriormente, com os resultados da pesquisa apresentados. Por isso, vale ressaltar o bordão telenovelesco: "Muita calma nessa hora!".

Devemos fazer a leitura correta, atentando para as especificidades, mas, também, para as generalidades, afinal, estas, em algum momento, serão requisitadas.

Essa preocupação deve ser de qualquer profissional que trabalhe com o tratamento  da informação, seja em bibliotecas, arquivos, museus ou centros de informação e documentação.

Cabe relembrar os conceitos que remetem a esses resultados em menor ou maior número, em menor ou maior precisão.

No entanto, cabe ao usuário pesquisador a tarefa de saber organizar a busca, utilizando os operadores booleanos, conforme o contexto, sob pena de restringir ou ampliar por demais os resultados.

Portanto, uma vez definidos os termos, descritores, assuntos ou palavras-chave pelo profissional, entra em cena o usuário do sistema, articulando-se com a plataforma e com os recursos de busca que ela oferece.

E como isso ocorre?

Devemos utilizar a caixa de pesquisa do buscador ou sistema com o nível de precisão, que desejamos, aplicando os operadores booleanos: and, or e not (e, ou, e não), para não recebermos aquela avalanche de resultados, grande parte sem atender aos nossos interesses.

Esclarecendo, operadores booleanos são palavras que têm o objetivo de definir, para o sistema de busca, como deve ser feita a combinação entre os termos ou expressões de uma pesquisa.

A expressão booleano tem origem no matemático inglês George Boole, criador da álgebra booleana. 

Esses conectores operam relacionando as palavras ou expressões durante o processo da busca, adicionando, excluindo, combinando, comparando, umas com as outras, até trazer o resultado. 

Explicando cada um, temos o seguinte:

  

AND (E) = restringe a pesquisa, é equivalente à interseção que aprendemos na teoria dos conjuntos, também apresentado com a expressão: "incluindo todas as palavras”. Os resultados recuperados devem conter, simultaneamente, os termos indicados.

OR (OU) = amplia a pesquisa, é equivalente à união que aprendemos na teoria dos conjuntos, também apresentado com a expressão: “incluindo qualquer uma das palavras”. Os resultados recuperados devem conter um dos termos requisitados. 

NOT (NÃO) = exclui termos não desejados, equivalendo a expressão “excluindo a(s) palavra(s)”. 

Também podemos fazer associações de operadores, tal qual uma sentença matemática, utilizando parênteses: (x OR y) AND z, ou seja, qualquer um dos dois (x ou y) intercedidos com o terceiro (z). 

Além de todos esses, contamos com o *(asterisco), que, se aplicado ao final da frase, substitui qualquer letra ou sufixo e aqueles que são de proximidade, "" (aspas duplas, abrindo e fechando), que traz os resultados da forma como constam dentro das aspas e o operador NEAR (perto), que traz resultados próximos, separados até duas palavras.

Já o ~ (til), antecedendo o termo, busca palavras parecidas com a solicitação e .. (dois pontos) entre dois números, para expressar a extensão de coisas como data, preço e medidas.

Inurl: ou site:, apresenta resultados dentro de um site que possua o conteúdo pesquisado dentro de um domínio específico.

O livreto "Como pesquisar na internet" traz tudo isso muito bem explicado.

Consumidor de informação, quem não é?

Em um mundo encharcado de informação, onde a cada dia o limite de absorção é extrapolado em função do volume e da diversidade, quem não é consumidor de informação?

Creio que todos nós no dia a dia recebemos, processamos e consumimos uma avalanche de informações, ocorre que quando ela não é bem tratada, ou seja, indexada nos sistemas de busca na internet ou por intermédio de softwares específicos de instituições, acabam por não serem encontradas ou se tornando lixo informacional, pois não chegam ao consumidor certo.

É importante ressaltar que o consumidor de informação deveria ser do tipo mais ortodoxo possível, exigindo dos meios a informação certa na hora certa. E, por sua vez, quem é produtor de informação deveria estar atentando para isso, para os direitos do consumidor de informação, ser o mais imparcial possível, considerando que uma informação pode ser relevante para uns e ao contrário para outros, oferecendo opções e ferramentas de acesso.

Não estou me referindo aos estudos de usuários promovidos com excelência pelos centros de informação e documentação, pois dessa forma, estaremos com certeza, ou pelo menos muito próximo do conceito científico de satisfação informacional do usuário. Também nem tão pouco quando a informação é tratada com vistas ao atendimento de projetos específicos, à inteligência de mercado, ao processo just-in-time ou ao uso da logística, tratando de cumprir a máxima “informação certa na hora certa para a pessoa certa”. Meu direcionamento é ao cidadão comum, que, no ciberespaço, tudo ouve, tudo lê e que tudo quer saber, para ficar bem informado sobre o que se passa ao redor dele.

Antes do fenômeno Web tal qual temos no contexto de hoje, a atribuição de definir palavras-chave, descritores e unitermos era exclusiva do bibliotecário durante o processamento técnico das publicações ou do pesquisador científico, que, auxiliado por aquele, definia as palavras-chave de sua produção. Hoje os criadores de sites institucionais, portais, blogs, fanpages e de outras mídias, enfim, todos nós, criamos e reproduzimos tags e hashtags ao nosso bel-prazer e as jogamos na rede. E aí o caos está formado!

Neste caso, nem tudo está perdido! A leitura que faço é graças aos buscadores e às combinações booleanas podemos separar o joio do trigo, não confundindo alhos com bugalhos, chegando à informação desejada. Mas, aí eu pergunto: Quem é que sabe usá-los corretamente?

Agulha em palheiro? Engana-se quem pensa assim!

Já pensou em como achar a informação desejada em um conjunto de 500.000 volumes ou 70 km de documentos organizacionais, aproximadamente, distribuídos em blocos, alas, estantes, e prateleiras? 

Engana-se quem pensa que seja como buscar agulha em palheiro.

Cada caixa tem seu endereçamento logístico e cada conteúdo dela foi previamente indexado em sistema, possibilitando a recuperação do documento que contém a informação desejada. 

Informação arquivística, essencial para o desempenho das organizações.

Informação certa na hora certa! Arquivística a serviço da Administração. E eu no meio de tudo isso! 

Parabéns aos arquivistas pela maestria com que desempenham suas atividades viabilizando o acesso à informação e à gestão documental.

Os métodos de busca são os mesmos, foram os meios e suportes que mudaram

Assistindo ao filme J. Edgar (2011), dirigido por Clint Eastwood, que retrata a carreira do Diretor Federal do FBI (Federal Bureau of Investigation), J. Edgar Hoover, chamou-me a atenção logo no início do filme, a cena em que o personagem, interpretado por Leonardo DiCaprio percorre os corredores de estantes da Biblioteca do Congresso Americano, para provar a sua recente colega de trabalho, que consegue localizar qualquer obra, dentre as milhares existentes nas estantes, por intermédio de um catálogo de fichas que ele mesmo organizou. 

A demonstração é bem sucedida, depois da leitura da ficha, o personagem entende o contexto, fazendo com que ele localize em poucos segundos a mais de um minuto, a obra solicitada pela jovem (Naomi Watts, no papel de Helen W. Gandy).

Dez prints das principais passagens da cena.

A entrada e o deslumbre com a magnitude

 

A inscrição The Library of Congress

O desafio da busca lançado

A busca no catálogo

A busca nos corredores das estantes

O resultado da busca: a entrega do livro.

A analogia e o sonho

A troca de segredos, o pacto do sigilo e a proposta de trabalho

A devolução do livro

A reposição da ficha no catálogo e a saída

Nas cenas mencionadas acima, a intenção do personagem no filme, usando a analogia com as fichas do catálogo e os livros da biblioteca, é a de evidenciar para a sua futura secretária particular, como poderia formar e fazer funcionar um grande arquivo com as impressões digitais dos habitantes dos Estados Unidos, a fim de facilitar a investigação dos crimes naquele país.

Vamos ao trailler!

Conheça a ficha técnica do filme

Além dessa passagem focada nos registros da Biblioteca do Congresso Americano, o filme também ressalta o contexto dos registros dos arquivos, quando destaca os dossiês dos estrangeiros suspeitos de subversão, dos políticos, das personalidades em evidência no país e das digitais dos gangsters famosos, os quais serviam para a leitura e análise investigativa dos agentes peritos. Importante também é o caráter de sigilosidade que é representado na relação entre os dois personagens, diretor e secretária, e no trato de ambos junto aos documentos do FBI. 

Hoje, os suportes para se registrar a informação e os meios para se conseguir uma busca com eficácia são outros, nada de catálogos e fichários físicos, com fichinhas arquivadas, que ocupam grandes espaços, seguindo uma ordem lógica, quer numérica, quer alfabética, quer cronológica, ou uma combinação entre elas. Os suportes são eletrônicos, digitais, virtuais, e os meios são carregados de tecnologia de ponta, no entanto, os métodos de busca continuam os mesmos. 

Apesar de diferentes na constituição do acervo, arquivos e bibliotecas utilizam a indexação para estruturar a informação e permitir sua recuperação em tempo hábil, sendo ela contextualizada ou tematizada, conforme cada uma das instituições.

I Workshop sobre Representação do Conhecimento Registrado em Suportes Analógicos e Digitais - UFC

Abri a minha fala no I Workshop sobre Representação do Conhecimento Registrado em Suportes Análogicos e Digitais, promovido pelo Curso de Biblioteconomia da UFC, com os seguintes trechos, os quais representam com muita abrangência o conteúdo que apresentei.

Metade do conhecimento consiste em saber onde encontrá-lo. (JOHNSON, 1775) 

Compreender as estruturas dos conhecimentos registrados onde elas existam e auxiliar no processo de estruturação onde não existam. (DAVINSON, 1980) 

É fácil estabelecer diferenças entre ambos, mas sempre permanece uma área de interpenetração, às vezes até uma área de conflito. (CAVALCANTI, 1988)

Discorri sobre Indexação em arquivos e bibliotecas: semelhanças e diferenças. A escolha do tema foi em função do trabalho que exerço com indexação nas duas vertentes: arquivos e bibliotecas. Ressaltei na figura abaixo, que representa o processo de indexação, o papel mediador do indexador, que canaliza as informações dos documentos para o usuário em atendimento, fazendo sempre a leitura para entender o contexto.

Como vemos na figura, o processo como um todo ocorre de forma semelhante em ambos, no entanto, quando analisamos ponto a ponto, percebemos pequenos detalhes, conforme o quadro abaixo.

Com relação aos princípios da política de indexação, verificamos a total semelhança.

Retornando ao início, pontuamos: não adianta termos muito conhecimento disperso se não houver uma forma de reuni-lo e colocá-lo de maneira estruturada para a pronta recuperação pelos usuários -- esse é o papel da indexação -- seja em arquivos ou bibliotecas. 

Indexação, uma questão de leitura e contexto! 

Participei do evento a convite da Profª. Drª. Virgínia Bentes Pinto.