A Narrativa dos documentos antigos

Os documentos antigos são muito mais do que meros registros burocráticos do passado, eles são cápsulas do tempo, guardando a essência e a história de vidas e fatos que nos precederam.

Viagem no tempo

Ter a possibilidade de acessar um documento como essa carteira de identidade de alguém que nasceu em 1886 é realizar uma viagem instantânea a um período passado, transportando-nos para o Brasil do fim do século XIX, período ainda anterior à Abolição da Escravatura e à Proclamação da República no Brasil.

Apesar de a carteira ter sido emitida já no século XX, na década de 40, não deixa de ser curiosa. Cada marca existente, o tipo de papel, a caligrafia utilizada ou até mesmo o desgaste natural do tempo em uma peça como essa carteira, evoca não apenas a memória de um indivíduo, mas também o contexto social, político e tecnológico da sua época, quando o Brasil ainda era Estados Unidos do Brasil. O próprio estilo e o formato do documento refletem as normas de identificação de então, que eram muito diferentes das que conhecemos hoje. Apesar dos avanços tecnológicos, eu diria até que essa carteira é mais requintada e elegante do que o modelo de hoje.

A titular da carteira

No caso, a titular da carteira é uma tia minha, irmã do meu avó materno, que viveu bem mais que ele, a Tia Melinha, assim chamada pela minha mãe e seus irmãos. Todos da minha geração, eu e meus primos, passamos também a adotar essa forma carinhosa, inclusive, dizem que pareço muito com ela. 

Minha tia foi mulher empreendedora, proprietária de hotel em cidade de águas termais, no interior de Pernambuco, que para o contexto da época era um feito muito avançado. Em visitas a Recife, ela já idosa, tive a oportunidade de ouvir suas histórias.

O Legado de nossos ancestrais

Ao olhar atentamente para os dados inscritos no interior da carteira, reside a memória pessoal dela, o nome, a data de nascimento e, claro, a fotografia, vemos a vida de um ancestral que se materializa. De repente, não estamos apenas lendo um registro, mas sim conhecendo sinais de uma existência. Daí vêm as indagações e curiosidades: Como era viver nessas décadas? Como era o seu dia a dia? Quais os acontecimentos da época? Quais eram os desafios de ser uma cidadã, primeiro do Brasil Imperial, depois da Primeira República?

O material da capa, uma espécie de couro, ainda muito bem conservada, o estilo da tipografia, as letras douradas e o aspecto das fotografias, uma frontal e outra de perfil (esta já bem apagada) são pistas visuais que ajudam a nos transportar para a época.

Esse documento conta parte da história da minha linhagem familiar. Ele é a prova física da jornada de um dos meus antepassados, revelando as etapas que pavimentaram e fizeram parte do meu presente. Ao preservar e estudar essas relíquias, honramos não apenas as memórias individuais, mas também a grande narrativa coletiva das nossas famílias e da sociedade em que as pessoas viveram.

O Sistema Vucetich

Além de o documento ser uma prova material da vida de um ancestral, carrega uma narrativa maior sobre o desenvolvimento da ciência forense e da cidadania no país. É um portal que nos leva diretamente à história de como o Brasil começou a identificar seus cidadãos.

Analisando a capa da Carteira de Identidade e pesquisando sobre a inscrição "Gabinete de Identificação (Sistema Vucetich)", passei a conhecer sobre o Sistema Datiloscópico de Vucetich, criado por Juan Vucetich Kovacevich e adotado oficialmente no Brasil em 1903.

Um documento como este nos convida a ir além da simples data de nascimento ou nome do portador. Ele nos força a fazer a leitura e refletir sobre o contexto de sua emissão, entendendo o que era necessário para um indivíduo ser reconhecido oficialmente.

Essa menção ao Sistema Vucetich é a parte mais fascinante. O ano de 1886, ano do nascimento da minha tia, é significativo, pois antecede a adoção oficial desse método no Brasil, que se deu em 1903 no Rio de Janeiro. Isso nos mostra:

• Pioneirismo científico: Essa carteira pertence a uma fase em que o Brasil estava se modernizando, abandonando métodos rudimentares de identificação (como o "assinalamento sucinto" ou o Bertillonage) e adotando a Datiloscopia (identificação por impressões digitais), desenvolvida por Juan Vucetich. Essa ciência permitiu, pela primeira vez na história, uma forma precisa e inequívoca de individualizar cada pessoa;
• A Era das impressões digitais: O documento é um testemunho da transição para um sistema onde a identidade de um cidadão passou a ser gravada nos sulcos de seus próprios dedos. Ele simboliza a busca por ordem e segurança em um país que crescia e precisava registrar de forma permanente sua população.

Pernambuco

A inscrição "Secretaria da Segurança Pública" e o brasão de "Brasil Pernambuco" fixam a identidade do portador dentro de um contexto regional específico. O Gabinete de Identificação de Pernambuco é, na verdade, o antecessor do atual Instituto de Identificação Tavares Buril (IITB), que foi criado em 1909. Pernambuco, estado de nascimento da minha tia, foi a quarta unidade da federação a adotar a datiloscopia como sistema de identificação.

Olhar arquivístico

Se atentarmos com o olhar arquivístico identificamos os princípios da proveniência e da organicidade na relação dessa carteira com os demais itens do fundo arquivístico da família Cavalcanti. Considerando os apectos históricos e sociais externos, o documento é, portanto, um elo tangível com as instituições que moldaram a vida cívica e, muitas vezes, criminal do estado. 

Em uma análise mais territorial, ele evoca a atmosfera da época, os edifícios e os funcionários que trabalhavam para registrar e catalogar a população em um período de profundas mudanças sociais e urbanas.

Documentos arquivísticos pessoais servem para comprovar a existência, direitos e ações de um indivíduo, além de possuírem um grande valor para a memória, pois contam a história pessoal e familiar, que pode ser compartilhada com gerações futuras.

Registro para a posteridade

Guardar essa carteira não é apenas guardar um objeto, é preservar uma narrativa em três níveis: a história da sua família, a história do Estado de Pernambuco e a história da ciência de identificação no Brasil.

Mais do que trazer informações, portanto, um documento dessa época é uma evidência que nos convida a sermos guardiões da história, assegurando que as vozes e as experiências dos que vieram antes de nós nunca sejam esquecidas.

DNA Arquivístico

Muitos acham que para tratar tecnicamente um arquivo há uma receita de bolo, algo pronto que é aplicado a todos os arquivos. Ledo engano!

Cada projeto é único, mesmo em se tratando do mesmo segmento de atividade. Cada cliente tem o seu contexto, a sua realidade, decorrentes do modus operandi do desenvolvimento de suas atividades. Uma espécie de DNA arquivístico.

Imagem gerada por IA

Portanto, para se iniciar um projeto arquivístico e tê-lo como bem sucedido, há de se ter, a priori, uma interação muito intensa com o cliente, entendendo a sua estrutura organizacional, a sua atividade fim, os seus propósitos, para, em seguida, conversar com os produtores dos documentos.

Essa conversa deve ser bem detalhada, passando, inclusive pelo processo da geração dos documentos, distribuição, tramitação, até chegar ao arquivamento. Por vezes é necessário desenhar esse fluxo para um melhor entendimento, porque o documento pode ser gerado em uma área, passar por outra e ser destinado a outra.

É fundamental entender todo o contexto da geração documental, sua proveniência e suas conexões por toda a organização, só assim é possível fazer a gestão documental, tendo o olhar para o documento desde a sua gênese até a sua destinação final.

Somente após toda essa carimpagem de informações e depois de conhecer o DNA arquivístico da organização, é possível construir os instrumentos arquivisticos específicos para o cliente em questão.

Essa é a minha experiência, mas também não é uma receita de bolo, com certeza há outras maneiras executadas por outros profissionais que dão certo. A dica é não tentar aplicar a solução de um cliente para outro, porque cada um tem o seu DNA Arquivístico.

A Pontuação dos arquivos

Já sabemos que arquivos são pontuais em solucionar questões. Arquivos são provas documentais que podem se referir a uma contratação, um fechamento de negócio, um pagamento efetuado, um acontecimento, um crédito liberado, um compromisso assumido ou quaisquer fatos que ocorram em função do desenvolvimento de atividades e funções de uma pessoa, empresa, instituição ou governo. Com isso, concluímos que arquivos pontuam de forma positiva, pois elucidam e comprovam fatos, além de corroborar com a história.

Além desses dois aspectos de pontuação, neste post quero utilizar os sinais de pontuação da nossa gramática, para fazer um paralelo com os arquivos. É uma forma lúdica de considerá-los, envolvendo a teoria arquivística.

Tomando, portanto, cada um deles, vamos tecer alguns comentários a respeito, de acordo com a ordem da ilustração acima:

• exclamação, porque os sentimentos de surpresa, admiração, ordem, espanto, susto do dia a dia, dependem do contexto, tal como ocorre com os documentos de arquivos. Organicidade: "Relação natural entre documentos de um arquivo em decorrência das atividades da entidade produtora" (AN, 2005, p. 127);
• interrogação, porque sempre estamos pesquisando, buscando algo, perguntando, tirando dúvidas em relação à informação arquivística desejada. Indexação: "Processo pelo qual documentos ou informações são representados por termos, palavras- chave ou descritores, propiciando a recuperação da informação" (AN, 2005, p. 107);
• ponto final: porque da mesma forma que se encerra uma frase em um texto, se encerra um fundo arquivístico. Fundo fechado: "Fundo que não recebe acréscimos de documentos em função de a entidade produtora não se encontrar mais em atividade" (AN, 2005, p. 98);
• reticências, porque os arquivos se perpetuam junto às gerações vindouras. Arquivo permanente: "Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor" (AN, p. 34);
• dois pontos, porque temos sempre algo a especificar em um fundo arquivístico. Descrição: "Conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de conteúdo dos documentos para elaboração de instrumentos de pesquisa" (AN, 2005, p. 67);
• ponto e vírgula e vírgula, porque sempre tem algum documento de arquivo que pode complementar o outro. Apenso: "Documento ou processo juntado a processo sem, contudo, passar a integrá-lo" (AN, 2005, p. 24);
• aspas e travessão, porque é dos arquivos que afloram os recortes, os fatos, as falas, que precisam de aspas para garantir a autoria e travessão para "ouví-las", garantindo, assim, a procedência da fonte. Proveniência: "Termo que serve para indicar a entidade coletiva, pessoa ou família produtora de arquivo" (AN, 2005, p. 140);
• parênteses, porque sempre precisamos explicar algo de forma mais detalhada, tal como ocorre nos arquivos, que contribuem fazendo aditamento a um documento para esclarecimentos. Aditamento: "Informação acrescentada a um documento para alterá-lo, explicando ou corrigindo seu conteúdo" (AN, 2005, p. 21).

ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. Publicações Técnicas, 51. Disponível em: http://www.arquivonacional.gov.br/images/pdf/Dicion_Term_Arquiv.pdf. Acesso em: 26 set. 2021.

Documento eletrônico e documento digital, afinal, qual é a diferença?

Documento eletrônico e documento digital, já fez confusão com esses dois conceitos? É normal, por vezes passam despercebidos e achamos se tratarem da mesma coisa. Consultando o Dicionário brasileiro de terminologia arquivística, podemos esclarecer a respeito.

Documento digital: Documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional. 

Documento eletrônico: Gênero documental integrado por documentos em meio eletrônico ou somente acessíveis por equipamentos eletrônicos, como cartões perfurados, disquetes e documentos digitais.

Portanto, podemos concluir que todo documento digital é eletrônico, mas nem todo documento eletrônico é digital.

 

BRASIL. ARQUIVO NACIONAL. Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. Disponível em: <http://www.arquivonacional.gov.br/images/pdf/Dicion_Term_Arquiv.pdf>. Acesso em: 29 ago. 2021.

Arquivo pessoal: registro histórico de 90 anos

As pessoas costumam guardar documentos ao longo de suas vidas. Esses documentos são testemunhos da vida, das relações interpessoais e/ou profissionais, que se acumulam e são mantidos, muitas vezes passados de uma geração para outra. Denominados de arquivos pessoais porque evidenciam a organicidade das atividades da pessoa a que pertencem, ou seja, vínculos inerentes aos registros do fundo a que pertencem. Esses arquivos revelam não somente os fatos da época, mas sobretudo todo um contexto que permeia os fatos, a partir da leitura que se faz.

Os arquivos pessoais podem ser fontes complementares de informações pelo seu valor histórico, cultural, probatório e informativo, junto aos arquivos de natureza pública, em prol da memória nacional, para tanto, o Conarq publicou a Resolução 47, de 26/04/2021, que "Dispõe sobre os procedimentos relativos à declaração de interesse público e social de arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que contenham documentos relevantes para a história, a cultura e o desenvolvimento nacional" (CONARQ, 2021). Na verdade a preocupação com esses arquivos não é de agora, a Resolução 47 atualizou a 17/2003, que por sua vez revogou a 12/1999.

Mantido por uma tia minha junto a tantos outros documentos da família, um cartão postal, datado de Junho de 1930, traz em seu verso a mensagem de uma prima de minha avó, Jovita Lucena Cavalcanti, enviando votos de parabéns pelo nascimento da minha mãe, "a mimosa Maria da Conceição", como foi carinhosamente chamada pela remetente Maria Olympia.

Tempo do romantismo das correspondências postais, comuns e rotineiras, que tanto alegravam a quem as recebia, possibilitando uma interação contínua, indo e vindo.

Importante ressaltar a forma de denominar a destinatária, "Madame Altino Cavalcanti", ou seja, minha avó sob o nome do meu avô, formalidade de tratamento da época. Época em que o termo "madame" era sinal de eloquência e respeito, quando as mulheres não tinham identidade social própria e eram conhecidas por intermédio do nome do marido. 

Mudanças na sociedade, tradições, contextos históricos, genealogia, revelações de família e tantas outras informações podem ser extraídas e inferidas a partir de acervos pessoais. 

Acrescento aqui, que minha avó Jovita Lucena Cavalcanti tinha como tio-avô o Barão de Lucena e era prima em segundo grau do ex-presidente Epitácio Pessoa, que era tio de João Pessoa. Como vemos aqui, há um emaranhado de família e história.

BRASIL. Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). Resolução Nº 47, de 26 de abril de 2021. Dispõe sobre os procedimentos relativos à declaração de interesse público e social de arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que contenham documentos relevantes para a história, a cultura e o desenvolvimento nacional. Disponível em: https://www.gov.br/conarq/pt-br/legislacao-arquivistica/resolucoes-do-conarq/resolucao-no-47-de-26-de-abril-de-2021. Acesso em: 03 jul. 2021.

A Unicidade do documento arquivistico

Uma das características mais fortes e peculiares do documento arquivistico é a unicidade, ou seja, cada documento de arquivo é único dentro do contexto de sua produção:  “não obstante forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu caráter único, em função do contexto em que foram produzidos”. (BELLOTTO, 2002, p. 21). Essa característica fala muito da Arquivística, porque remete ao desenvolvimento das atividades da entidade. 

Uma atividade nunca se repete de forma igual, mesmo sendo a mesma, ela é executada em momentos diferentes, sob diferentes condições e com dados específicos. É ela que leva o documento arquivístico a ter essa característica.

Mas, por que isso é importante de ser ressaltado pelos estudiosos e teóricos da Arquivologia? Exatamente para falar da importância que cada um se reveste, trazendo informações de uma determinada ação, mantendo as relações orgânicas com seu contexto, que permitem reconstituir os fatos que se sucederam.

E hoje, Dia Internacional dos Arquivos, nada mais justo que ressaltar essa característica, principalmente agora nesse período de pandemia, haja vista todo o legado de registros documentais que ficará para a posteridade. 

Leis, resoluções, orçamentos extras, protocolos sanitários, estratégias de vendas, mudanças de missão, planos de ação, e tantos outros documentos governamentais e empresariais elaborados para conter a pandemia, manter as empresas em funcionamento, abrir e retomar atividades, etc. 

Esses registros estão nos mais diferentes suportes, sejam eletrônicos, físicos, imagéticos, e representam cada ação e decisão única, registrada e documentada em documento único, em documento arquivístico.

***

BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivística: objeto, princípios e rumos. São Paulo: Associação dos Arquivistas de São Paulo, 2002.

Representação escolar da Infância

O ano era 1964, a classe era o Jardim II do Colégio Christus, a Professora era a D. Fransquinha, e o registro escolar era o caderno de atividades efetuadas ao longo do período. Recordo-me que ela dizia: "Guardem esse álbum para vocês mostrem aos seus filhos!"

E eu, na minha pequena compreensão, sem noção de tempo e de como seria o amanhã, achava o conteúdo daquela fala improvável de ser realizado.

Mas, os anos foram se passando, e o álbum resistindo ao tempo, às intempéries do próprio papel, às mudanças de lugar, tanto dentro da casa, como de uma casa para outra, e até às peraltices dos filhos, sim, porque teve quem recortasse os desenhos. 

Nesse contexto, entre mortos e feridos o fato é que o álbum existe até hoje, ratificando a fala da D. Fransquinha nos idos do ano 64, completando já 55 anos, em 2019.

E eu, que já mostrei aos meus filhos, cumpri a missão, quem sabe eles passam adiante e o álbum resiste à próxima geração. Neste caso, em se tratando de Arquivística, é uma peça documental do fundo arquivístico da família, de guarda permanente.

Arquivo em foco

Foram 4 treinamentos sobre arquivo, ministrados para os operadores dos órgãos públicos da Prefeitura de Fortaleza, os quais lidam com o segmento, objetivando alinhar padrões e procedimentos para utilização dos serviços do Arquivo Central da PMF.

Muitos enfoques abordados dentro da Arquivologia, dentre eles, as funções do arquivo, para conhecimento e conscientização de todos.

Encontro de Arquivos Públicos e Privados

Evento muito importante ocorreu nos dias 25 e 26/10, promovido pela Arquivece, em que participei, juntamente com dois colegas de trabalho,  na condição de bibliotecária, analista de projetos de arquivos da Mrh, que inclusive, foi uma das patrocinadoras.

Momento para reflexão e discussão, que perpassou pelo questão da memória, na abertura por Márcio Porto, diretor do Arquivo Público do Ceará, pelos arquivos pessoais, com a palestra da Elisabete Ribas “O Lugar dos Arquivos Pessoais: o caso do Instituto de Estudos Brasileiros da USP”, e pelas Políticas Públicas Arquivísticas”, com o professor Vitor Fonseca.

 

Márcio Porto destacou,  dentre outras falas, que "a memória é o porto de partida" e que "o arquivo organizado e indexado é a garantia do acesso".

Bete Ribas fez uma palestra descontraída cheia de  vivências e experiências, compartilhando tudo que sabe, dando dicas e relatando casos reais. Comentou sobre o realce de certos autores ao  resgate de histórias individuais, "adentrar no mais privado das pessoas", dando importância aos agentes comuns, figurantes da história, o que chamou de micro história.

O Prof. Vitor Fonseca foi relutante na questão das políticas públicas, afirmando que a legislação é parte integrante, mas que vão muito além disso. Apontou os problemas a serem solucionados para melhorar as políticas públicas Arquivísticas no Brasil.

Depois de toda essa maravilha, ainda fomos premiados com a mesa redonda de depoimentos de arquivos públicos e privados, em destaque a fala do Dr. Lúcio Alcântara, que deixou o convite para visitarmos a Fundação Waldemar Alcântara. 

Dois dias intensos de informação para geração de conhecimento.

Arquivista, ele é o cara!

Arquivo é isso, arquiva-se e desarquiva-se, no sentido literal da palavra. Os documentos estão lá, organizados, descritos e indexados, prontos para recuperar a informação desejada. E em um passe de mágica, ops! E lá está a informação. Um trabalho ímpar e singular do arquivista, que muitas vezes não aparece, mas é primoroso e primordial.

Passe de mágica em sentido figurado, afinal, tem todo um trabalho de formiguinha, tanto intelectual como físico, um trabalho a quatro mãos, ou a dez, vinte, trinta, dependendo do volume e do contexto arquivístico.

Sempre a serviço da sociedade, seja no âmbito público ou privado, seja nas questões administrativas, fiscais, legais, históricas ou científicas, os arquivos e os arquivistas são o elo com o passado, visitando o presente, e resguardando o futuro.

A trajetória dos arquivos acessíveis culmina na memória e na história. Glória do arquivista, vitória para a sociedade.

Gestão disso, gestão daquilo, por que não a Gestão Documental?

Gestão de recursos humanos, gestão financeira, gestão de recursos materiais, gestão de recursos tecnológicos, gestão disso, gestão daquilo, são tantas as necessidades de gestão! 

Todas bem faladas, bem tratadas, bem discutidas no contexto empresarial, mas, e a gestão documental? 

São poucas aquelas empresas que se preocupam com ela, apesar de ser fundamental para a tomada de decisão, solução de problemas informacionais e fechamento de negócios. Esquecida ou relegada a uma plano inferior, por muitas vezes, só é considerada quando o caos documental está instaurado, levando a prejuízos incalculáveis e irreparáveis.

Antes que isso aconteça, nesse Dia Internacional dos Arquivos, tomamos a gestão documental para evidenciá-la como condição sine qua non, para que os arquivos possam cumprir seu papel, servindo à administração e à história, nas esferas social, política e econômica, disponibilizando o documento e a informação arquivística a quem deles necessitem. 

A gestão documental evita o acúmulo desordenado de documentos, proporciona o controle, a padronização e o acesso aos documentos. Mas, qual o caminho a ser tomado para se ter a gestão documental? 

O caminho é um tanto longo, mas não impossível de ser percorrido, para execução de cada etapa e conquista de resultados positivos. 

A princípio, podemos iniciar com a definição, conforme Art. 3º, da Lei 8.159/1991: 

Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Depois, nos conscientizando da necessidade de constituição da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, conforme Art. 18, da Lei 8.159/1991, que apesar de estabelecer literalmente para os órgãos da Administração Pública Federal, recomenda, indiretamente, o mesmo para os arquivos privados: 

Art. 18. Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída comissão permanente de avaliação de documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor. 

Mais adiante, entramos no mister da questão, para tanto, resumimos algumas indagações necessárias de serem discutidas e articuladas durante esse processo:

• Que espécie de documento é esse? 
• Qual é a sua tipologia? 
• Qual é a sua finalidade? 
• A qual atividades/área ele pertence. Quem o produziu?
• Quantos volumes/metros lineares são produzidos desse documento por um determinado tempo?
• Quantas vias tem esse documento? 
• O documento é físico ou eletrônico? 
• Quais os elementos que o identificam de forma objetiva (indexação)? 
• Quanto tempo de guarda (temporalidade) é necessário no arquivo corrente? 
• Quanto tempo de guarda (temporalidade) é necessário no arquivo intermediário?
• Qual é a sua destinação depois desses prazos? 
• Qual o nível e incidência de acesso a esse documento?
• Qual o valor que se reveste esse documento?

Concluída essa etapa, é possível termos uma visão geral e detalhada sobre a documentação gerada/recebida por cada unidade produtora, para seguirmos adiante com outras questões da esfera arquivística.

Gestão documental, a única saída para o sucesso empresarial!

Registros memoráveis da década de 60

Hoje, tive acesso a registros que escrevi na década de 60. Cartas enviadas a tias de Recife, nas quais relato o meu dia a dia familiar quando menina, ainda na primeira infância.

Minha mãe me fez a entrega, ela, por sua fez, os recebeu do meu mano  caçula Armando, de quem mais adiante vou falar, que os recolheu da minha Tia Nanita, irmã de minha mãe.

Interessante como esses registros são poderosos em resgatar aquilo que estava guardado lá no fundo da memória, talvez  no inconsciente.

Recortes do tempo congelados em um pedaço de papel há mais de 50 anos, que, se bem conservados, resistirão a mais 50 anos, quem sabe...

Ali, em certo dia, eu contava às minhas Tias Nanita, Olga e Carmela sobre o meu corte de cabelo, sobre a entrada do meu irmão Pedro no jardim II e o primeiro dente que arrancou.  Mais tarde, levava a notícia sobre o meu excelente desempenho escolar, notas 10, sobre o carinho com o meu mano mais novo ainda nenê, sobre a nossa casa que nosso pai projetou e  construiu e outras coisinhas mais da mente inocente e criativa de uma criança.

Daí, hoje, fazendo a leitura deles, eu volto a pensar nos registros documentais da Arquivística, o quanto são importantes para a posteridade, para fazer a leitura e desvendar fatos, entender o contexto da época e fazer inferências a respeito.

Vou guardá-los nos meus arquivos pessoais e mais, no fundo do coração, porque fazem parte de mim, do meu contexto, do meu passado, da construção da minha pessoa.

Arquivos: passado presente no futuro!

Arquivos empresariais: coração e vida dos stakeholders, todo cuidado é pouco!

Os documentos de arquivo registram a vida da empresa, de seus empregados, dos seus clientes e acionistas e demais stakeholders, sejam eles partes interessadas de caráter temporário ou duradouro.

Neles estão registradas operações e ações de toda sorte, projetos, negócios, pagamentos, contratos, etc., conforme o contexto em que foram produzidos, por isso, devem ser autênticos e íntegros, para que possam servir de prova documental. A falta dessa prova documental compromete os interesses dos stakeholders, podendo causar prejuízos incalculáveis.

Por isso, o cuidado com o documento durante todo o ciclo documental, desde a geração, tramitação, manuseio, passando pela classificação, avaliação, processamento até o arquivamento, e o alerta constante em relação ao seu estado de conservação, são fundamentais para evitar esses prejuízos.

Quem trabalha com documentos empresariais é diretamente responsável em primar pela preservação e conservação, porque podem ser a solução de muitas questões nas várias esferas, administrativa, social, fiscal, jurídica, tais como: a empresa pode ser poupada de pagar uma multa se tiver a comprovação, a vida e até o futuro de uma pessoa pode estar contido em um prontuário médico ou na contribuição para a sua aposentadoria..

A própria degradação do papel pode ocasionar perdas irreparáveis, tanto em relação aos aspectos intrínsecos, tais como: tipo de fibras, tipo de encolagem, resíduos químicos não eliminados e partículas metálicas, quanto em relação aos aspectos extrínsecos, como por exemplo, radiação ultravioleta, temperatura, umidade, poluentes atmosféricos, agentes biológicos (microrganismos, insetos e roedores) e a própria ação do homem.

Estes são alguns cuidados necessários, a fim de prolongar a vida dos documentos físicos de arquivo:

• lavar as mãos no início e ao final do trabalho, pois, frequentemente, os dedos podem estar sujos de tinta, manchando o papel. A gordura natural existente nas mãos também danifica o documento ao longo do tempo.
• não manusear os documentos com as mãos molhadas ou úmidas, para não causar o mofo no papel.
• folhear os documentos sem amassá-los ou dobrá-los.
• ao consultar livros ou documentos, não apoiar as mãos e os cotovelos, manuseá-los sobre uma mesa.
• não rasgar o documento ou danificar capas e lombadas ao retirá-lo de uma pasta, caixa ou estante.
• não dobrar os documentos, o local que recebe a dobra, resulta em uma área frágil que se rompe e rasga facilmente.
• evitar o abuso de uso de clipes em contato direto com o papel, proteger os documentos com um pequeno pedaço de papel na área.
• não aplicar fitas adesivas sobre os documentos. A cola perde a aderência resultando em uma mancha escura de difícil remoção, atraindo insetos e roedores, além de adulterar a integridade do documento.
• usar fotocópia somente se necessário, o uso em demasia é prejudicial para a preservação do papel.
• as máquinas copiadoras operam com luz ultravioleta em grande intensidade, causando danos tanto ao papel, como à tinta do documento original, além do manuseio inadequado na operação, que pode ocasionar dobras e rasgos nos documentos e danificá-los. 

Arquivos empresariais: coração e vida dos stakeholders, fazendo a leitura, todo cuidado é pouco!

Atualidade e posteridade

Uma vida, uma sentença,
Uma conta, um extrato,
Uma história extensa apensa,
Um contrato firmado no ato,
Documentação de arquivo é intensa,
Cheia de fato, relato e retrato.

Memória do que foi vivido,
Do que foi registrado e documentado,
Memória daquilo que foi esquecido,
Do não lembrado, ignorado,
Arquivo corrente, intermediário e permanente,
Garantia para o que sai da mente.

Documento, prova de tudo que aconteceu,
Resultado de funções e atividades,
O que vendeu, comprou ou rendeu,
Ações, operações de muitas entidades,
Tudo escrito, lavrado e registrado,
Oportunidades, realidades e verdades.

Preservar os registros para a posteridade,

É dever e missão do arquivo,

Seja ele de empresa, de estado ou cidade,

Ativo, semi-ativo ou inativo

Não importa a forma ou a idade,

Nem valor histórico, legal ou administrativo.

AnaLu

Agulha em palheiro? Engana-se quem pensa assim!

Já pensou em como achar a informação desejada em um conjunto de 500.000 volumes ou 70 km de documentos organizacionais, aproximadamente, distribuídos em blocos, alas, estantes, e prateleiras? 

Engana-se quem pensa que seja como buscar agulha em palheiro.

Cada caixa tem seu endereçamento logístico e cada conteúdo dela foi previamente indexado em sistema, possibilitando a recuperação do documento que contém a informação desejada. 

Informação arquivística, essencial para o desempenho das organizações.

Informação certa na hora certa! Arquivística a serviço da Administração. E eu no meio de tudo isso! 

Parabéns aos arquivistas pela maestria com que desempenham suas atividades viabilizando o acesso à informação e à gestão documental.

VII CNA: Oficina Digitalização arquivística de documentos

Participei da Oficina Digitalização arquivística de documentos, do VII CNA, pela Mrh e destaco da fala de Débora Flores, Arquivista da Universidade Federal de Santa Maria (RS), as premissas para ocorrer a digitalização de documentos, dentro do contexto da Arquivologia.

Importante esse realce, porque as empresas têm contratado serviços de digitalização sem a condição do cumprimento total desses itens, pois, cada um deles depende inconteste do outro, para que o resultado esteja em níveis aceitáveis da Arquivologia.

VII CNA: Oficina Procedimentos de protocolo

Feliz por ter participado da oficina Procedimentos de protocolo, durante o VII CNA. 

Ele, que é o antecessor do Arquivo, pois, antes deste, muita água já rolou por debaixo da ponte, engloba várias atividades: recebimento, classificação, registro, distribuição, controle, tramitação, expedição e autuação, pela unidade protocolizadora.

A oficina foi realizada no auditório da Secult.

Compartilhando conhecimento

Mais um momento de compartilhamento de conhecimento, desta vez, junto aos clientes Mrh Arquivos, uma ação para fortalecer a parceria, oferecendo informações sobre a gestão documental e as técnicas e práticas de arquivo.

Aula inaugural "Especialização em Administração Estratégica de Arquivos"

Excelentes abordagens apresentadas pelo Prof. Dr. Daniel Flores, da UFSM, na aula inaugural do curso de "Especialização em Administração Estratégica de Arquivos", na Fatene, em parceria com a Acesso Assessoria Documental.



Ressalto aqui, alguns pontos relevantes da aula, os quais fizeram parte das minhas anotações:

• O advento do 6º marco dos arquivos com a produção do documento eletrônico, requer aparato rigoroso para mantê-lo autêntico, em função da sua complexidade e especificidade;
• Arquivística pós-custodial que tem a informação como objeto; 
• A necessidade premente do plano de classificação de documento para atender ao cidadão, em função da Lei de Acesso à Informação (LAI);
• Na LAI o acesso é regra; o sigilo é exceção;
• A LAI criou mecanismos para transformar a transparência ativa em passiva, objetivando o atendimento a cidadão, mas é preciso a sociedade cumprir seu papel, cobrando dos governos;
• Já existem sistemas de informações criados que podem ser utilizados, não precisa reinventar a roda;
• É preciso atentar para a preservação digital;
• No novo contexto, os arquivistas saem do nível técnico operacional de depósito, para o nível de profissionais de gestão;
• A academia não está acompanhando a pesquisa;
• Há muito mercado na área para ser explorado!

Fotos de Fernando Braga