Arquivo em ação: o trabalho não para

Julho chegou. Para muitos, é tempo de descanso, viagem e merecidas férias. As escolas entram em recesso, algumas empresas diminuem o ritmo, e as ruas se enchem de um clima mais leve e descontraído, com menos trânsito, inclusive. No entanto, existe um setor silencioso, que trabalha nos bastidores, na retaguarda, muitas vezes invisível, que não conhece pausa, o arquivo.

Enquanto grande parte dos profissionais recarrega as energias, o arquivo segue firme em sua missão. Ele não tira férias, não fecha as portas nem cruza os braços diante da ausência do movimento externo. Pelo contrário, permanece vigilante, zelando pelas informações que estruturam o passado, sustentam o presente e possibilitam o futuro.

Os documentos ali guardados, organizados, protegidos e descritos, são essenciais para decisões administrativas, comprovações legais, resgates históricos e tantos outros usos que exigem precisão e confiança. O arquivista segue preparado para atender a quem busca respostas. Porque a informação arquivística, diferentemente do calendário escolar e de outros calendários profissionais, não conhece recesso.

Por isso, em meio ao clima de férias, é importante reconhecer o trabalho contínuo dos arquivos. Eles são a memória ativa das instituições, sempre disponíveis, sempre prontos. E mesmo quando o mundo parece em pausa, o arquivo continua, garantindo acesso, autenticidade e preservação.

Julho é tempo de descanso para muitos, mas para o arquivo é mais um mês de compromisso com a verdade documental.

Uso indevido da expressão “Arquivo Morto”

No cotidiano das empresas, instituições e entre gestores leigos é muito comum ouvir a expressão “arquivo morto”, para se referir a documentos que não estão em uso frequente. 

Há nessas organizações até espaços destinados ao arquivo com placas na porta que indicam essa expressão. Também há indústrias que ainda fabricam caixas com a expressão estampada, que são comercializadas no mercado e inseridas nos diversos arquivos, reforçando ainda mais essa ideia errônea.

E com certeza as pessoas que lidam com a documentação dessas empresas não são profissionais  da área, com formação e capacidade específicas para dar a devida atenção e gestão junto aos arquivos.

Apesar de ser ainda muito difundido, esse termo é tecnicamente incorreto e pode induzir a interpretações equivocadas sobre a função e o valor dos arquivos. 

A denominação “arquivo morto” sugere que os documentos armazenados perderam sua importância, como se estivessem inutilizados ou obsoletos, assim como se todas as informações neles contidas de nada mais valessem. No entanto, do ponto de vista arquivístico, os documentos que não são mais utilizados rotineiramente, mas que ainda possuem valor legal, administrativo, fiscal, histórico ou informativo, fazem parte da fase intermediária ou permanente do ciclo de vida documental. Eles devem ser mantidos de forma organizada, acessível e segura, pois podem ser requeridos a qualquer momento por motivo legal, informativo ou para a reconstrução da memória institucional. 

O uso do termo “arquivo morto” revela, além de uma imprecisão técnica, uma visão reducionista e errônea sobre a gestão documental. Essa visão pode levar ao descuido com a guarda e gestão adequadas dos documentos, comprometendo sua recuperação futura e até mesmo sua integridade. 

O correto é referir-se a esses documentos como arquivo intermediário (quando aguardam prazos legais de guarda ou avaliação) ou arquivo permanente (quando são preservados por seu valor histórico ou probatório). Substituir o termo equivocado é um passo importante para valorizar a gestão documental e garantir que as práticas arquivísticas sejam compreendidas e respeitadas. 

Portanto, é essencial promover a conscientização sobre a terminologia correta, contribuindo para uma cultura institucional mais responsável e alinhada às boas práticas da Arquivologia. Afinal, documento nenhum está “morto” enquanto puder cumprir uma função, seja legal, administrativa, histórica ou social. 

Sabemos que na falta da informação arquivística na hora desejada sempre leva os gestores das organizações a buscarem corrigir essa lacuna de não ter os arquivos organizados e gerenciados como define a Arquivologia, sejam eles físicos ou digitais. Cabe aos profissionais da área difundir o conceito correto e a esses gestores se anteverem a essa situação caótica contratando arquivistas para solução do problema.

Ganhos da gestão documental

A gestão documental traz diversos ganhos para as empresas, dentre eles podemos citar: aumento da eficiência operacional, redução de custos, melhor segurança, maior conformidade, acesso remoto com possibilidade de colaboração e ainda pode promover a inovação. Com certeza, nos dias atuais, não dá para dispensar tudo isso.

Postagem original no LinkedIn

Mais uma capacitação

Atenta, a equipe Mrh Arquivos participou no dia 07/05/2025 de mais um treinamento sobre tipos de documentos, que ministrei. Desta vez, conheceram um pouco mais sobre o conjunto documental "Processo licitatório", muito presente nos arquivos das empresas, tanto da esfera pública, que são responsáveis pela organização e publicação do certame, como da esfera privada, que se submetem ao edital para oferecer seus serviços ou produtos.

Certificação ISO é tudo de bom

A Mrh Arquivos tem uma história bem amistosa e próxima com a ISO 9001. Desde 2011, quando foi certificada, mantém o compromisso com a qualidade, sendo recertificada ano após ano. Mereceu uma postagem sobre isso no blog da Mrh Arquivos. Acesse!

Realmente, a aplicação da ISO 9001 é tudo de bom, com os requisitos cumpridos, os resultados são sempre positivos. A empresa cresce a cada dia na qualidade.

Continuo firme e forte

Novo boton 20+ recebi hoje da Mrh Arquivos. É o primeiro dia útil do ano, vou lembrar sempre. Continuo firme e forte, inclusive cursando a graduação de Arquivologia, para entender mais ainda sobre os meandros dos arquivos, suas tendências e soluções.

O ano se encerrando... E os arquivos?

 

Em "O fechamento do ano e a geração de novos documentos", postado em 11/12/2024 no blog da Mrh Arquivos, ressaltamos a importância de organizar a documentação existente e preparar a gestão eficiente dos documentos que serão gerados no ano seguinte.

Todo cuidado é pouco, porque os documentos gerados/recebidos em dezembro têm apenas um mês, e a tendência das pessoas menos avisadas é de tratar de eliminá-los logo em janeiro, só porque virou o ano. Temos que atentar para o ciclo de vida dos documentos, que se fundamenta na teoria das três idades: arquivo corrente, intermediário e permanente. Muita calma nessa hora, eliminar documentos indiscriminadamente compromete os interesses da instituição e pode causar prejuízos incalculáveis.

O momento é de avaliar e verificar a documentação que já cumpriu o prazo estabelecido na Tabela de Temporalidade Documental, para que seja encaminhada ao descarte, preservando aquela que ainda não cumpriu. Essa é a missão da Comissão de Avaliação de Documentos (CPAD), conforme estabelece o Arquivo Nacional

Documentos: importante saber disso!

Conheça as razões para guardar e gerenciar documentos. A Mrh explica.

Leia a postagem no blog da Mrh Arquivos: Por que guardamos e gerenciamos documentos?

Arquivo, Biblioteca e Museu: um trio de alta grandeza!

Arquivo, Biblioteca e Museu: um trio de alta grandeza! Quer conhecer mais sobre essas instituições:

Leia a postagem no Blog da Mrh Arquivos, clicando AQUI!

Os ditados populares e o arquivo

Os ditados populares, também conhecidos como ditos, adágios, provérbios, fazem parte do nosso dia a dia. Na maioria das vezes é uma pequena frase de autor desconhecido que se baseia na crença popular, no senso comum, que vai se repetindo de boca em boca, de geração em geração, sempre respeitando a língua e os costumes da região.

Aqui e acolá fazemos a leitura da situação e mencionamos um conforme o contexto. É nosso costume utilizá-los nas nossas interações. Há até quem use e abuse deles, tendo sempre um na ponta da língua, para falar na hora certa.

Trazendo a prática dos ditados populares para dialogar com as questões arquivísticas, temos muitas respostas para a realidade que enfrentamos no trabalho dentro dessas linhas populares, senão, vejamos a seguir.

Enfrentando o caos documental

Esse "arquivo" parece mais a Casa da mãe Joana! Eu sei que Nem tudo são flores, que Todo começo é difícil, isso aqui está precisando de uma boa seleção.

Iniciando a seleção

Em uma massa documental acumulada é preciso separar o joio do trigo, verificar o que de fato é documento arquivístico, para que possa ser classificado. O segredo é Botar a mão na massa, afinal, Não se faz uma omelete sem quebrar os ovos.

No processo de classificação

Como respeitamos o princípio da proveniência, Cada macaco no seu galho, vamos atentar para o contexto e preparar o cenário, respeitando a organicidade, para tratar e organizar. 

No processo de tratamento e organização 

Atentar para os detalhes de cada documento ou conjunto documental, tratando e organizando um a um, sempre lembrando que é De grão em grão a galinha enche o papo, preparando para fazer a descrição e a indexação.

No processo de descrição e indexação

Como precisamos definir bem os metadados para garantir a recuperação da informação, A pressa é a inimiga da perfeição. Reduzir os metadados, compromete e recuperação da informação, lembrar que quando mais bem definida a documentação, mais rápida a localização, portanto, Muita calma nessa hora, porque O barato sai caro.

No processo de recuperação da informação

Quando a descrição e a indexação são bem-feitas, Quem procura, acha, porque Quem é vivo sempre aparece.

Tendo o cuidado com o banco de dados

O backup é a garantia e a segurança de ter os dados preservados, seja no servidor, seja na nuvem, afinal, O seguro morreu de velho.

Gestão documental implantada

É hora de usufruir o que foi implantado. Vale bem o ditado que diz: Depois da tempestade vem a bonança.

Portanto, em arquivo, como em qualquer outra situação, é Melhor prevenir que remediar, se não fizer a gestão, nada funciona, portanto, Não adianta chorar pelo leite derramado.

As funções do arquivo

A postagem no blog da Mrh Arquivos traz as funções do arquivo. Importante lembrá-las para quem trabalha na área ficar atento, pois elas se sucedem a partir da reunião da documentação.

Apenas reunir a documentação, seja ela física ou digital, dá ao arquivo status de depósito e não é isso que queremos. Indo adiante, com as demais funções, conseguimos elevar o nível e recuperar a informação desejada, mantendo os documentos íntegros, conservados e preservados, para atender ao usuário.

Leia a postagem no blog da Mrh Arquivos.

DNA Arquivístico

Muitos acham que para tratar tecnicamente um arquivo há uma receita de bolo, algo pronto que é aplicado a todos os arquivos. Ledo engano!

Cada projeto é único, mesmo em se tratando do mesmo segmento de atividade. Cada cliente tem o seu contexto, a sua realidade, decorrentes do modus operandi do desenvolvimento de suas atividades. Uma espécie de DNA arquivístico.

Imagem gerada por IA

Portanto, para se iniciar um projeto arquivístico e tê-lo como bem sucedido, há de se ter, a priori, uma interação muito intensa com o cliente, entendendo a sua estrutura organizacional, a sua atividade fim, os seus propósitos, para, em seguida, conversar com os produtores dos documentos.

Essa conversa deve ser bem detalhada, passando, inclusive pelo processo da geração dos documentos, distribuição, tramitação, até chegar ao arquivamento. Por vezes é necessário desenhar esse fluxo para um melhor entendimento, porque o documento pode ser gerado em uma área, passar por outra e ser destinado a outra.

É fundamental entender todo o contexto da geração documental, sua proveniência e suas conexões por toda a organização, só assim é possível fazer a gestão documental, tendo o olhar para o documento desde a sua gênese até a sua destinação final.

Somente após toda essa carimpagem de informações e depois de conhecer o DNA arquivístico da organização, é possível construir os instrumentos arquivisticos específicos para o cliente em questão.

Essa é a minha experiência, mas também não é uma receita de bolo, com certeza há outras maneiras executadas por outros profissionais que dão certo. A dica é não tentar aplicar a solução de um cliente para outro, porque cada um tem o seu DNA Arquivístico.

Criar para inovar

21 de abril é o Dia Mundial da Criatividade e Inovação, mas na Mrh Arquivos todo dia é dia de criar e inovar. Temos reuniões periódicas para aprender e promover tempestade de ideias. Estamos em constante estado de criatividade e inovação, porque trabalhar com arquivos é estar sempre em movimento, propondo soluções para o caos documental.

Leia a postagem: Arquivo também é criatividade e inovação.

Os arquivos pessoais e o leão do IR

Março ainda não acabou e o leão do Imposto de Renda já ronda a cabeça dos contribuintes e contadores.

E o que isso tem a ver com os arquivos? Eu respondo: Tudo e mais alguma coisa, afinal os documentos de arquivo pessoal, especificamente os registros detalhados dos valores recebidos e gastos, são instrumentos comprobatórios que ajudam a preencher a declaração do IR e devem ficar à disposição do fisco por cinco anos (Decreto nº 9.580, de 22/11/2018). 

Os contribuintes são obrigados a relatar sua renda ao governo para fins de imposto e isso requer manter registros de fontes de renda, como declaração de rendimentos, honorários, lucros de investimentos, recibo de aluguéis, entre outros são essenciais para comprovação.

Por outro lado, os contribuintes podem ter direito a deduções fiscais e créditos tributários que reduzem a carga tributária. No entanto, para reivindicar essas deduções e créditos, eles geralmente precisam fornecer documentação de despesas específicas. Isso pode incluir recibos médicos, recibos de despesas educacionais, comprovantes de doações para instituições de caridade e outros documentos que sustentam as deduções, conforme estabelecido na legislação.

Portanto, os contribuintes devem preparar seus documentos comprobatórios de forma minuciosa antes de apresentar sua declaração de imposto de renda. Esses documentos servem como evidência concreta de suas transações financeiras, renda e despesas.

Ter os arquivos pessoais organizados, sejam eles físicos ou digitais, facilita o preenchimento da declaração do imposto de renda, permitindo que os contribuintes demonstrem sua conformidade com as leis fiscais.

Imagem gerada por IA

Não caia na malha fina do leão! Organize-se! Cuide do seu arquivo pessoal.

Arquivos e Carnaval: uma analogia

Imaginem que as formas como os arquivos se apresentam são como os diferentes tipos de blocos de carnaval. Descrevendo-os abaixo, conforme a leitura e o contexto, faço a analogia.

Arquivos Organizados: São como os blocos de carnaval bem planejados, há uma gestão, onde tudo está em ordem, existe um padrão, as pessoas conseguen encontrar umas as outras, trajam as mesmas fantasias, dançam a mesma coreografia no mesmo ritmo, percorrem sempre o mesmo itinerário, porque ele é certo. 

Arquivos desordenados: Podem ser comparados aos blocos improvisados que surgem de repente nas ruas. Não há uma estrutura clara, todos estão espalhadas por toda parte, difícil reunir todos para iniciar o trajeto do desfile, até porque não trajam a mesma fantasia.

Arquivos Criptografados: Esses são como os bailes de máscaras do carnaval, onde as identidades são ocultas e só podem ser reveladas por aqueles que conhecem os componentes e têm o controle, a chave certa.

Arquivos Corrompidos: São como aqueles blocos que, por algum motivo, não conseguem sair às ruas no dia marcado. Eles estão lá, mas foram impedidos, não podem ser acessados ou desfrutados.

Arquivos Expirados: Esses são como as festas que acontecem no último dia do carnaval, na última hora. Você pode até tentar participar, mas a diversão já passou e o que resta são apenas vestígios do que foi uma grande celebração.

Arquivos Protegidos por Senha: São como festas privadas do carnaval, onde só aqueles que recebem o convite e têm o convite ou a senha certa podem entrar e aproveitar a diversão.

Independentemente do tipo de arquivo ou festa, a dica para aproveitar ao máximo é sempre a organização, o padrão, a gestão, o acesso correto, para que tudo dê certo, seja nos arquivos, seja no Carnaval.

"Carnaval é legal, mas no arquivo, não!

Para ler a postagem Carnaval é legal, mas no arquivo, não!, acesse o blog da Mrh.

Pesquisa em arquivos: a fonte dos historiadores

"O ano começou, mas os arquivos existem desde sempre".

Para ler a postagem "O ano começou, mas os arquivos existem desde sempre", acesse o blog da Mrh Arquivos.

Dia Internacional dos Arquivos pela Mrh

Com este banner, a Mrh homenageia e comemora o Dia Internacional dos Arquivos.

Nós, profissionais da  área de arquivos que estamos à frente dos trabalhos na Mrh Arquivos,  lembramos todo dia da missão de guardar, gerir, disponibilizar e preservar os documentos para as empresas, instituições e órgãos, com qualidade, segurança e sigilo.

A essência dos arquivos

Hoje é a data máxima para os arquivos de toda sorte, sejam eles pessoais, empresariais, institucionais ou de governo, analógicos ou digitais.

Arquivos são essenciais à nossa vida, desde bê cedo, ainda no hospital onde nossa mãe deu à luz, já fazemos arquivo, que vai se ampliando e acumulando ao logo de nossa vida terrena. Certidões, certificados, atestados, declarações, boletos de pagamento, prontuários e tantas outras espécies documentais.

Falando em termos de pessoa jurídica, da mesma forma. A PJ nasce com um CNPJ e ao longo de sua vida vai fazendo parcerias, contatos, negociações, pagamentos, etc., tudo registrado em documentos. São contratos, convênios, ordens de serviços, faturamento, vendas, registros contábeis, balanços e tantos outros.

Daí pergunto: 

Um cidadão pode viver sem seus documentos? Uma pessoa jurídica pode operar sem seus registros documentais?

Cada vez mais fica evidente a resposta NÃO. Esta na sua essência a missão de registrar e informar. As exigências legais são muitas, além de também lidarmos com questões administrativas, históricas e de cunho pessoal.

Valorizar os arquivos é questão de identidade, de vida, de memória e de história.