Gestão eletrônica de documentos e processos

E lá se vai o 9° módulo de Gestão Eletrônica de Documentos e Processos com Ana Araújo e essa turma maravilhosa, cheia de experiências e vivências, que só contribuem e abrilhantam o MBA de GICNT da Novoeste.

Cada um com seus problemas e soluções, desafios e enfrentamentos, entraves e vitórias, realidades de profissionais antenados, que buscam a melhoria contínua, haja vista a própria participação no MBA.

Vivam todos nós!

Um desenho imprescindível para a gestão por processos

Como é interessante a tarefa de desenhar fluxogramas! Atualmente, bem envolvida com isso, consigo dar forma à execução da coisa, de forma ordenada e esquemática. 

É o traçado do "fazer", o passo a passo, para que fique estabelecido para a equipe, pelo menos até que seja repensado, o caminho mais eficaz de se chegar ao resultado das atividades que compõem o processo. E a melhor maneira de fazer isso é com os proprios operadores, falando e descrevendo "o fazer".

Incrível como ao desempenhar essa tarefa se vai descobrindo ações até então não notadas, porque são executadas de forma tão automática, que vão ficando no anonimato, e quando se coloca no papel, elas vão sendo redescobertas, para que sejam evidenciadas. 

O desenho possibilita (CURY, 2006; OLIVEIRA, 2009):

• simplificar o complexo, por intermédio de convenções e simbologias, facilitando a leitura;
• ter a visão sistêmica do processo;
• visualizar as mudanças necessárias; 
• identificar as atividades que não agregam valor; 
• reduzir erros e custos;
• melhorar o atendimento da demanda.

O repensar falado acima surge quando sentimos a necessidade de melhoria, porque o fato de estar desenhado, registrado, não impossibilita de ser mexido, pelo contrário, deve ser. O pessoal envolvido no processo é quem está mais habilitado a fazê-lo, buscando a melhor solução, com menor tempo, esforço e recursos.

O fato é que quando registramos, ao tempo que refletimos a respeito e verificamos os gaps, fazemos com que tudo seja interiorizado de forma mais fácil. Com fluxograma definido, maior é a probabilidade de o processo ser executado com eficácia.

Você já tem os fluxos de seus processos desenhados?

CURY, A. Organização e métodos: uma visão holística. 8. ed. São Paulo: Atlas, 2006.
OLIVEIRA, D. P. R. Organização, sistemas e métodos. 18. ed. São Paulo: Atlas, 2009.

Gestão por processos

Apresentação de trabalho referente ao mapeamento de processos do Departamento Pessoal corporativo, para todos os gestores da Mrh.

Fluxograma desenhado, procedimentos escritos, depois, tudo auditado, com direito ao selo interno da qualidade.

O que era um projeto pontual, específico, transformou-se em algo maior, um projeto de grande envergadura, atingindo todo o Grupo. Um desafio!

São atribuições dos gestores, a partir de então:

- Analisar e validar o fluxograma e o procedimento operacional da sua unidade no prazo estipulado;
- Cumprir e fazer cumprir o que foi estabelecido nos instrumentos;
- com sua equipe;
- Atentar para a necessidade de atualização;
- Interagir com prontidão e presteza junto às demais unidades, conforme a interligação dos processos.

Em breve, a conclusão da Empresa Locação, para depois seguir com a Área Financeira corporativa.