A gestão documental promove a organização na documentação com a garantia de um gerenciamento contínuo desde a gênese do documento até a sua destinação final. Muitas empresas ainda a desconhecem e não a praticam, em função disso, acumulam de forma desorganizada grande massa documental, comprometendo o acesso às informações, assim como o espaço físico da empresa. Espaço este muito caro, pois a documentação dispersa e desorganizada dentro da empresa compromete aquele que poderia ser utilizado para o conforto dos próprios empregados ou mesmo para a instalação de uma nova unidade de negócio.
Esse contexto de desorganização pode acarretar na leitura incorreta ou incompleta de muitos fatos e situações, como por exemplo, a cobrança indevida de multas por parte dos órgãos fiscalizadores oficiais competentes, no não fechamento de um negócio ou na simples falta de subsídios para o desenvolvimento de uma atividade de rotina da empresa, pelo simples fato de não se localizar o documento necessário em tempo hábil, ou melhor, “a informação certa na hora certa”.
Arquivo não dá lucro, mas pode causar prejuízo se não bem gerenciado.
Arquivo não dá lucro, mas pode causar prejuízo se não bem gerenciado.
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