segunda-feira, 21 de fevereiro de 2011

No limite dos dois extremos: "arquivar no lixo" ou "guardar para sempre".


Deparamo-nos ainda com essa realidade nas empresas, se de um lado há os extremistas com ojeriza a documentos, que tendem a eliminar tudo, indiscriminadamente, temos do lado oposto os que são por demais precavidos e receosos, que tudo guardam, gerando uma massa documental infindável. 

Para aqueles o fim do ano é justificativa suficiente para eliminar o arquivo do ano que passou e iniciar o ano com os armários vazios, prontos para acolher a nova documentação orgânica a ser gerada/recebida. Não se atentam que a documentação de dezembro do ano que findou ainda não fez um mês.

Para os exagerados por segurança, conclui-se que o são para provar o que fizeram na administração, mesmo que o fato já seja desprovido de valor fiscal/legal. Nada como a aplicação do bom senso, a leitura correta dos documentos para concepção de uma boa tabela de temporalidade para conduzir a destinação desses documentos, a maioria deles não legisláveis, ou seja, não possuem legislação específica nem correlata para indicar objetivamente o tempo de guarda.

Nem "arquivar no lixo" nem "guardar para sempre", obrigatoriamente. Há um meio termo, há o equilíbrio, há a construção da Tabela de Temporalidade, que se bem elaborada, validada, aplicada e sempre revisada, respeitando o contexto orgânico, resulta no controle da massa documental, com o descarte consciente e formal e com a guarda do que tem que ser preservado pelo tempo necessário.

Na sua empresa já foi elaborada a Tabela de Temporalidade? Contrate o profissional da área que ele tem competência para fazê-lo e a empresa só tem a ganhar.


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