Classificar: "muita calma nessa hora!"

O discernimento na classificação de documentos é, em essência, a bússola do arquivista. Não se trata apenas de colocar papéis em pastas, mas de entender a natureza das atividades que geraram aquele registro para garantir que a informação certa esteja disponível no momento oportuno.

​Abaixo, detalho os pilares desse processo crítico para a gestão documental:

​1. A Natureza da classificação

​Classificar não é um ato arbitrário baseado no suporte (papel, digital ou foto), mas sim um ato intelectual baseado na função. O discernimento entra em jogo ao identificar se um documento é o resultado de uma atividade-meio, gestão de recursos humanos, finanças, por exemplo, ou de uma atividade-fim, objetivo principal da instituição.

​2. O Plano de classificação como guia

​O discernimento deve ser exercido dentro de um Plano de Classificação de Documentos (PCD). Este instrumento reflete a estrutura lógica da organização. Ao classificar, o profissional deve se perguntar:

• ​Qual a origem? Quem produziu este documento?
• Qual a função? Por que este documento foi criado?
• Qual o assunto? Sobre o que ele trata especificamente?

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3. Desafios do discernimento

​Muitas vezes, a linha entre categorias pode ser tênue. O discernimento evita erros comuns, como:

• ​Subjetividade excessiva: Evitar classificar documentos com base em critérios pessoais ("importante", "urgente"), focando sempre em critérios institucionais.
• Acúmulo de documentos sem classificação: O uso indiscriminado da categoria "Diversos", que tem outras denominações: "Geral", "Outros", "Vários", é o cemitério da informação. O discernimento exige o esforço de encontrar o código específico.

4. Tabela de critérios

Classificar é dar ordem ao caos. Sem o discernimento técnico, o arquivo deixa de ser um ativo estratégico e passa a ser apenas um depósito de papéis inúteis."

​O discernimento técnico transforma a massa documental em conhecimento organizado. Ele permite que, anos após a criação de um documento, ele possa ser recuperado com precisão, servindo como prova administrativa, jurídica ou como fonte histórica.

Todo dia se aprende mais elaborando TTD

No trabalho que executo há mais de 25 anos, sendo os primeiros destes como empresária e consultora e a maioria deles como responsável técnica em uma empresa de guarda e gestão de documentos e informações, tenho a oportunidade de aprender todo dia, de conhecer novas atividades e, por consequência, novos documentos.

É que na gestão documental, para se construir o instrumento arquivístico denominado Tabela de Temporalidade Documental-TTD, é necessário conhecer essas atividades, o fluxo que elas cumprem e os documentos que elas geram nessa trajetória. 

Para conhecer essas atividades, nada melhor que mergulhar no universo da empresa e para isso é imprescindível entrevistar cada gestor de área, seja aquela que é responsável pelas atividades-meio ou pelas atividades-fim.

Uma vez tendo a oportunidade desse contato, fazendo durante ele as perguntas-chave, é possível entender e compreender o fluxo das atividades e dos seus respectivos documentos. O próximo passo é montar a estrutura do arquivo, compreendendo empresa/instituição - área/atividade e conjunto documental/documento.

São muitos dados e informações que são coletados no cumprimento dessa rotina de elaborar a TTD, os quais devem ser organizados e tabulados para composição desse instrumento. Por vezes, as atividades e seus respectivos documentos são novidades, ou seja, não são conhecidos. É aí que a oportunidade de aprender mais acontece. É necessário pesquisar a atividade em si, o documento e a legislação que o permeia (se ela existir), para ser possível a execução do trabalho.

Posso citar alguns exemplos de documentos que tive a oportunidade de conhecer e trabalhar, ampliando meus conhecimentos:

• em uma construtora / imobiliária, saber que uma "obra afetada" é aquela que está coberta pelas leis 4.591/1964 e 10.931/2004, estabelecendo que o incorporador constitua patrimônio de afetação, ou seja, que bens e direitos vinculados à incorporação sejam apartados no seu patrimônio geral, destinando-os exclusivamente à construção do empreendimento. Portanto, é um regime tributário que traz segurança jurídica para o comprador, porque o patrimônio da obra fica separado do patrimônio da incorporadora. Portanto, ao comercializar as unidades imobiliárias, gera-se o "contrato de obra afetada".
• em uma agência marítima, aprender que "armador" é a empresa proprietária de navio, ou que mantém sociedade ou ainda que freta o navio, equipando-o e faz a sua manutenção para exploração comercial. Ele executa toda operação e transporte de cargas entre os portos, atuando com a agência marítima e com o importador e o exportador. Essas agências mantêm o "dossiê do armador", conjunto documental que contém todas as informações desse agente.
• em um hospital, saber que "autoclave" é um aparelho do tipo tanque hermeticamente fechado, usado em processos químicos, que esteriliza artigos médico e hospitalares por meio do calor úmido sob pressão. Com as paredes grossas dentro de sua câmara, a alta pressão pode ser mantida, com aplicação de temperatura elevada, tornando o processo de esterilização mais eficaz. Nos hospitais existe o documento denominado "monitoramento de autoclave".
• em um escritório de advocacia, entender que "advocacia de partido" é a prestação ampla de assessoria jurídica diante o pagamento de um valor fixo mensal determinado, que cobre tudo que uma empresa ou pessoa física necessite de suporte jurídico. Esses escritórios geram o "contrato de advocacia de partido".

A lista poderia ser bem grande com outros documentos bem peculiares, mas esses que mencionei são bastante representativos como evidências para essa postagem, mostrando que nessa atividade que exerço, todo dia eu aprendo mais.

E você, conhecia esses termos, esses documentos?

A Importância da Tabela de Temporalidade Documental para os arquivos

Sem dúvida, além do plano de arquivo, o principal documento a ser utilizado em um projeto de Gestão documental e de informação é a Tabela de Temporalidade Documental-TTD, pois apresenta as tipologias, estabelece os prazos de guarda e indica a proveniência dos documentos, dentre outras informações. Auxiliando a TTD, podemos também lançar mão do organograma da empresa e dos fluxogramas das atividades, para conhecer quando, porque e por quem cada documento é produzido e/ou recebido. 

A TTD é o instrumento de arquivo que gerencia o fluxo documental, pois estabelece os prazos de guarda, ou seja, as temporalidades dos documentos, com isso, tem-se a destinação final. Com a sua aplicabilidade há critério para guarda e eliminação de documentos, por essa razão deve ser validade pela autoridade competente da empresa. Além disso, tendo em vista a dinamicidade das atividades da empresa, bem como da legislação, deve-se mantê-la sempre atualizada. 

A elaboração de uma TTD é algo complexo, porque é necessário entender a geração dos documentos no seu contexto original, para tanto, é fundamental conversar com os gestores de área, além de ser imprescindível contextualizar cada documento ou conjunto documental. 

Não há um modelo padrão de TTD para ser aplicado em todas as empresas, nem mesmo quando nos referimos às atividades meio. Cada empresa é uma realidade, uma cultura, gerando contextos diferentes para cada documento de arquivo, por isso cada projeto é único e deve se individualizado. 

Dada a complexidade que se reveste a elaboração da TTD, é fundamental que um profissional da área, um técnico, esteja à frente na condução dos trabalhos, contando com a participação dos gestores das atividades, de profissionais de áreas afins e de áreas específicas, quando requisitados. 

A melhor maneira de organizar e compor a TTD é utilizando um software específico, no entanto, na falta dele, a planilha eletrônica é a melhor solução, pois podemos aplicar filtros e tabela dinâmica, classificar, elaborar cálculos, dentre outros recursos. 

Todo projeto de GDI deve contar com a elaboração da TTD, ela é condição sine qua non para que o resultado seja positivo. Uma vez conhecida a documentação e aplicada a gestão documental com a TTD, o projeto fluirá com facilidade.

Texto elaborado para atender a uma pesquisa efetuada pela Bibliotecária Maralyza Pinheiro, em junho/2020.

No limite dos dois extremos: "arquivar no lixo" ou "guardar para sempre".

Deparamo-nos ainda com essa realidade nas empresas, se de um lado há os extremistas com ojeriza a documentos, que tendem a eliminar tudo, indiscriminadamente, temos do lado oposto os que são por demais precavidos e receosos, que tudo guardam, gerando uma massa documental infindável. 

Para aqueles o fim do ano é justificativa suficiente para eliminar o arquivo do ano que passou e iniciar o ano com os armários vazios, prontos para acolher a nova documentação orgânica a ser gerada/recebida. Não se atentam que a documentação de dezembro do ano que findou ainda não fez um mês.

Para os exagerados por segurança, conclui-se que o são para provar o que fizeram na administração, mesmo que o fato já seja desprovido de valor fiscal/legal. Nada como a aplicação do bom senso, a leitura correta dos documentos para concepção de uma boa tabela de temporalidade para conduzir a destinação desses documentos, a maioria deles não legisláveis, ou seja, não possuem legislação específica nem correlata para indicar objetivamente o tempo de guarda.

Nem "arquivar no lixo" nem "guardar para sempre", obrigatoriamente. Há um meio termo, há o equilíbrio, há a construção da Tabela de Temporalidade, que se bem elaborada, validada, aplicada e sempre revisada, respeitando o contexto orgânico, resulta no controle da massa documental, com o descarte consciente e formal e com a guarda do que tem que ser preservado pelo tempo necessário.

Na sua empresa já foi elaborada a Tabela de Temporalidade? Contrate o profissional da área que ele tem competência para fazê-lo e a empresa só tem a ganhar.