Orçamento para biblioteca

Orçamento para bilioteca, coisa difícil de existir, arrisco até a dizer, rara de ocorrer em certas instituições. Geralmente, os recursos vêm da entidade mantenedora ou daquela a que está diretamente subordinada, ou seja, não há autonomia.

O ideal é realmente definir um orçamento mensal por menor que seja, dessa forma o acervo cresce bem atualizado. Foi isso que fiz quando assumi a biblioteca do então Banco do Estado do Ceará, ainda na década de 80, atualizando as instruções de serviço (IS 22-Biblioteca), que passou a estabeler um salário mínimo mensal para compra de livros, a partir de então. 

Mas, se não há um orçamento definido na instituição (na maioria das bibliotecas é assim), pelo menos as verbas resultantes das multas aplicadas pela devolução em atraso podem ser adotadas como uma pequena verba mensal para este fim, afinal são recursos que ela mesma gerou decorrentes de sua atividade. Foi o que fiz na Biblioteca da Faculdade CDL, em 2018, que, inclusive, passou a constar como item no Plano de contingência do acervo.

Vamos considerar a existência de um orçamento próprio, para falar de como deve ser a sua gestão. A preparação do orçamento para a compra de livros é uma atividade estratégica na gestão de uma biblioteca. Para garantir que seja eficiente e alinhado às necessidades do acervo e dos usuários, deve-se seguir uma série de atitudes e procedimentos. Aqui está um guia com os passos essenciais.

​I. Planejamento, com a revisão da Política de Desenvolvimento de Coleções (PDC):

• ​garanta que o orçamento reflita as diretrizes e prioridades estabelecidas na PDC da biblioteca (áreas temáticas, tipos de material, nível de profundidade, idiomas, etc.);
• analise as necessidades do acervo e usuários, tomando como base os dados concretos, não apenas as suposições;
• levante as sugestões, reunindo e analisando as demandas de compra da comunidade (professores, alunos, pesquisadores, público em geral);
• analise o uso, verificando estatísticas de empréstimo e consulta para identificar áreas de alta demanda (que precisam de mais exemplares) e áreas deficientes;
• verifique a questão da obsolescência e danos, identificando os títulos desatualizados ou em mau estado que precisam ser substituídos ou comprados em nova edição;
• considere as bibliografias dos cursos, básicas e complementares (se for uma biblioteca acadêmica), seguindo as diretrizes e normas institucionais e regulatórias do MEC;
• seja realista, priorize as compras essenciais, tais como material didático obrigatório, obras de referência, títulos de alta demanda);
• classifique os pedidos e as áreas em níveis de prioridade (alta, média, baixa) para garantir que os recursos limitados sejam gastos nas necessidades mais urgentes.

​II. Procedimentos de cálculo e orçamento, com uma pesquisa e cotação de preços, para ter uma estimativa de custo:

• busque a melhor relação custo-benefício e transparência;
• faça pesquisa de mercado com a cotação de preços dos títulos prioritários em pelo menos três fontes (livrarias, editoras e fornecedores especializados), para obter uma estimativa de preço justo e real.
• avalie a possibilidade de descontos para grandes volumes ou aquisição direta com editoras.
• lembre-se que pode haver custos adicionais, inclua no orçamento custos como frete, impostos (se aplicável), e possíveis taxas de processamento técnico (se terceirizado);
• distribua os recursos de forma equilibrada, locação por área/disciplina;
• divida o orçamento total em categorias (Ex: Ciências Humanas, Exatas, Literatura, Referência, etc.) com base na análise de necessidades e prioridades da instituição;
• mantenha uma pequena reserva orçamentária para a compra de lançamentos importantes ou títulos solicitados após o fechamento do orçamento;
• documente todo o processo para fins de prestação de contas e futura referência;
• elabore uma planilha detalhada, listando os títulos/categorias, a quantidade de exemplares, o preço unitário estimado e o valor total por área;
• redija um documento formal justificando a alocação de recursos, destacando as prioridades e a conformidade com a PDC e os requisitos institucionais (Ex: atendimento à bibliografia básica de um curso).

​III. Procedimentos para a aquisição, após a aprovação do orçamento, segue o processo de compra por licitação ou compra direta:

• s​iga rigorosamente as normas de contratação da sua instituição (especialmente se for uma entidade pública);
• definina a modalidade, verificando se a compra deve ser feita por meio de licitação, (geralmente para grandes volumes), seguindo a Lei Federal nº 14.133/2021) ou por dispensa de licitação, no caso de valores abaixo do teto, por intermédio de compra direta, junto ao fornecedor que oferecer menor preço;
• elabore ou forneça subsídios para o Termo de Referência, especificando claramente o objeto (título dos livros, incluindo ISBN, autores, edição, encadernação, etc.), o valor estimado e os prazos de entrega;
• formalize a compra após a conclusão do processo licitatório ou de dispensa, garantindo a reserva orçamentária;
• monitore os prazos de entrega e verifique a conformidade do material com o pedido, conferindo os títulos, edições, quantidades e estado físico (sem defeitos de impressão/encadernação) estão corretos;
• confirme se os valores da nota fiscal correspondem aos valores orçados e empenhados;
• encaminhe as publicações para o processamento técnico.

​IV. Registro patrimonial, com a catalogação, classificação, etiquetagem e tombamento, introduzindo as publicações adquiridas ao acervo da biblioteca. 

​Seguindo essas etapas, você terá um processo de compra de livros transparente, bem fundamentado e que maximiza o impacto do seu orçamento na qualidade do acervo da biblioteca.