Na Arquivologia, a taxonomia é um dos instrumentos mais estratégicos para a organização e a recuperação da informação. Ela consiste na estrutura hierárquica que classifica os documentos de acordo com funções, atividades, assuntos ou estruturas organizacionais. Em outras palavras, é o “mapa lógico” que traduz a dinâmica institucional em categorias organizadas e inteligíveis.
A taxonomia não é apenas uma lista de termos. Ela é construída a partir do contexto de produção documental, respeitando princípios clássicos da Arquivologia, como a organicidade e a proveniência. Quando bem elaborada, facilita a gestão, o acesso, a avaliação e a preservação dos documentos, tanto físicos quanto digitais.
Contudo, especialmente em ambientes digitais complexos, chega um momento em que a taxonomia, por si só, se mostra insuficiente. Isso ocorre porque a realidade organizacional é dinâmica, multifacetada e atravessada por múltiplas perspectivas de uso da informação.
Portanto, diante da complexidade informacional, quando a taxonomia se esgota, quando não é mais suficiente para filtrar a busca, entram em cena os metadados. Isso porque chega-se a um estágio em que não cabe mais essa hierarquia, ou seja, quando já não consegue abarcar todas as possibilidades de recuperação e contextualização.
Eles ampliam o horizonte, são "dados sobre dados", atributos específicos anexados ao arquivo que permitem buscas transversais, independentemente de onde o arquivo esteja guardado. Podemos dizer que os metadados são o DNA da Informação.
Os metadados permitem buscas cruzadas, filtros refinados, interoperabilidade entre sistemas e maior precisão na recuperação da informação, especialmente em ambientes digitais e repositórios eletrônicos. Eles vão na especificidade do documento, porque cada um é único, tem seus próprios dados, ou seja, a característica da unicidade do documento arquivístico.
Enquanto a taxonomia organiza por categorias predefinidas, os metadados descrevem o documento em múltiplas dimensões. Eles agregam informações como autor/titular, espécie documental, número, indexação (assunto, palavras-chave, descritores) temporalidades, entre outros elementos descritivos e técnicos. Se a taxonomia define “onde” o documento está classificado, os metadados explicam “o que ele é”, “como foi produzido”, “para que serve” e “como pode ser recuperado”.
Assim, taxonomia e metadados não são instrumentos concorrentes, mas complementares. A taxonomia estrutura; os metadados detalham. A primeira organiza a lógica institucional; os segundos enriquecem a descrição e viabilizam múltiplos caminhos de acesso.
Na Arquivologia contemporânea, sobretudo diante da transformação digital e da gestão eletrônica de documentos, compreender essa transição, da classificação hierárquica para a descrição ampliada por metadados, é essencial. Quando a estrutura já não comporta a complexidade informacional, não se abandona a organização: amplia-se a camada de descrição.
Em síntese, a maturidade da gestão documental se revela justamente nesse ponto: saber quando a taxonomia cumpriu seu papel estruturante e reconhecer que é por meio dos metadados que se garante profundidade, precisão e inteligência informacional.
O limite da taxonomia é a localização física ou lógica. Ela diz onde o arquivo está, mas não descreve o que ele é em detalhes.