A Importância da Tabela de Temporalidade Documental para os arquivos

Sem dúvida, além do plano de arquivo, o principal documento a ser utilizado em um projeto de Gestão documental e de informação é a Tabela de Temporalidade Documental-TTD, pois apresenta as tipologias, estabelece os prazos de guarda e indica a proveniência dos documentos, dentre outras informações. Auxiliando a TTD, podemos também lançar mão do organograma da empresa e dos fluxogramas das atividades, para conhecer quando, porque e por quem cada documento é produzido e/ou recebido. 

A TTD é o instrumento de arquivo que gerencia o fluxo documental, pois estabelece os prazos de guarda, ou seja, as temporalidades dos documentos, com isso, tem-se a destinação final. Com a sua aplicabilidade há critério para guarda e eliminação de documentos, por essa razão deve ser validade pela autoridade competente da empresa. Além disso, tendo em vista a dinamicidade das atividades da empresa, bem como da legislação, deve-se mantê-la sempre atualizada. 

A elaboração de uma TTD é algo complexo, porque é necessário entender a geração dos documentos no seu contexto original, para tanto, é fundamental conversar com os gestores de área, além de ser imprescindível contextualizar cada documento ou conjunto documental. 

Não há um modelo padrão de TTD para ser aplicado em todas as empresas, nem mesmo quando nos referimos às atividades meio. Cada empresa é uma realidade, uma cultura, gerando contextos diferentes para cada documento de arquivo, por isso cada projeto é único e deve se individualizado. 

Dada a complexidade que se reveste a elaboração da TTD, é fundamental que um profissional da área, um técnico, esteja à frente na condução dos trabalhos, contando com a participação dos gestores das atividades, de profissionais de áreas afins e de áreas específicas, quando requisitados. 

A melhor maneira de organizar e compor a TTD é utilizando um software específico, no entanto, na falta dele, a planilha eletrônica é a melhor solução, pois podemos aplicar filtros e tabela dinâmica, classificar, elaborar cálculos, dentre outros recursos. 

Todo projeto de GDI deve contar com a elaboração da TTD, ela é condição sine qua non para que o resultado seja positivo. Uma vez conhecida a documentação e aplicada a gestão documental com a TTD, o projeto fluirá com facilidade.

Texto elaborado para atender a uma pesquisa efetuada pela Bibliotecária Maralyza Pinheiro, em junho/2020.