Se caiu, levante!

Derrota, queda, fracasso, não é fácil lidar com tudo isso, mas também não é impossível. O mundo inteiro assistiu à eliminação da Seleção Brasileira na Copa do Mundo.

Em tempo globalizado, sem fronteiras, com todos plugados full time e o mundo a um clique, as equipes estão mais competitivas, fortes e imprevisíveis (mercado); querem evidenciar o nome do país, ganhar as partidas, e pretendem ser campeãs (missão, objetivo e visão). Para tanto, trabalham suas deficiências e exploram suas potencialidades (pontos fracos e fortes); estão de olho em cada sistema tático do jogo que aconteceu, para conhecer melhor os times e conseguir melhores resultados (oportunidades e ameaças).

... Esse é o traçado para o caminho do planejamento estratégico, necessário e imprescindível na atualidade. Quem não fez o dever de casa, caiu!

Tristeza, desilusão, decepção, mas, nem tudo está perdido, valeu o ocorrido, para tê-lo como aprendizado para a próxima empreitada. A frase tem um fundo um tanto clichê, mas é a verdade usada nos treinamentos motivacionais, bem como a única saída, depois da queda. 

São ciclos que acontecem na vida profissional cheios de altos e baixos. Saber perder e tirar lição e proveito disso é inteligente e oportuno.

Na jornada dos bibliotecários também acontecem essas interferências externas. Quantas vezes tivemos que levantar depois de uma queda? Um projeto que falhou, uma demissão inesperada, alguém que chegou e tomou seu lugar, uma missão que teve de ser abortada... 

Se temos maturidade e controle para rever as questões internas, cuidando de cada uma delas, e capacidade para enxergar e interpretar os fatores externos, a coisa se torna menos difícil. Temos que buscar a causa raiz (os 5 por quês), para reavaliar, agir e melhorar (PDCA).

Vimos que teorias da Administração são colocadas à prova diariamente, elas funcionam, mas temos que saber respeitá-las e aplicás-la corretamente.

Se caiu, levante, e da próxima vez administre melhor cada jogo da vida.

Publicado originalmente em: Mural Interativo do Bibliotecário

E aí, conseguiu girar o PDCA?

Fazer girar o PDCA sistematicamente é o ideal de toda empresa que busca a melhoria contínua. Ver se o que foi planejado está sendo executado em concordância, fazer a análise crítica avaliando periodicamente os resultados e agir tomando as ações necessárias para que o ciclo seja virtuoso. 

O Ciclo PDCA foi idealizado pelo estatístico Shewhart na década de 30 e divulgado na década de 50 pelo especialista em qualidade, Deming, com aplicação direta no Japão. É o controle dos processos da empresa por fase de desenvolvimento, conforme o quadro a seguir.

Mas, o que é o PDCA, senão o que devemos fazer com nós mesmos, para se obter qualidade de vida em todos os sentidos?

Voltamos, então, para a mesma questão já discutida nos textos anteriores – conceitos da administração aplicados a nossas vidas.

Se verificarmos cada fase, observamos que o “planejar” é tudo que pensamos e idealizamos fazer, é o nosso dia-a-dia, o trabalho, uma saída, um passeio, uma aquisição, uma visita ao médico, a viajem de férias que planejamos anualmente. 

O “fazer” é tudo que conseguimos realizar conforme planejamos. No entanto, às vezes, por falta de um planejamento correto, ou mesmo por razões circunstanciais, não conseguimos realizar tudo, daí já é o momento do “verificar”, ou seja, buscar as causas, procurar saná-las e corrigi-las para retomar a vida, quando fechamos o ciclo com o “agir”. 

Fechamos? É só uma forma de se expressar, na verdade começa tudo de novo, afinal é cíclico, conforme a ilustração que representa o modelo. 

Portanto, fazer girar o PDCA é beneficiar-se desse método, usando as ferramentas que ele dispõe, seguindo a sequência das fases, não eliminando, não interrompendo, nem permanecendo em uma delas mais do que o necessário, pois, do contrário, o giro fica comprometido.

Na verdade somos muito bons no “fazer”, aliás, essa é uma assertiva dos consultores, vamos fazer a coisa certa “começar do começo”, planejando (sem exageros) e dando sequência às etapas, para que as nossas vidas sigam rumos melhores.

MASP, se tem problema, vamos resolver!

Oportunidade de conhecer de perto a tecnologia MASP, Método de análise e solução de problemas, ao lado dos colegas de trabalho da Mrh Arquivos, sob a condução de Wagner Marinho, do Instituto IEMAX.

Teoria ouvida e entendida, equipe reunida para fixação e aprendizado, com a perspectiva efetiva de aplicação imediata no dia a dia da empresa, reforçando o nosso Sistema de Gestão da Qualidade, implantado em 2010, certificado e recertificado.

Tratando o problema como situação ou resultado indesejável, que fugiu ao padrão ou não atendeu a um requisito estabelecido, desde uma simples anomalia até um problema crônico, a ferramenta MASP auxilia na solução.

Devemos identificar o problema dentro do contexto em que ele ocorre, que pode ser de custo, de entrega ou de qualidade. utilizando o brainstorming, a análise GUT, para priorizá-lo dentre os demais, descrevê-lo de forma clara, para possibilitar a busca da causa fundamental, ou seja, conhecer a sua origem, por intermédio do método dos 5 por quês. Depois, aplicando o Diagrama de causa e efeito ou Diagrama de Ishikawa (espinha de peixe), para descobrir as demais causas secundárias, terciárias... 

Os gráficos histograma e de Pareto podem auxiliar na leitura e no conhecimento dessa população de problemas, com foco na dispersão e nos intervalos em que ocorrem e ajudam na visualização das prioridades, que devem ser trabalhadas. 

Devemos, também, utilizar o ciclo PDCA estendido (8 etapas), como aporte para gerenciar as etapas do MASP, dedicando mais atenção no P (Planejamento) e no A (Ação). 

E, finalmente, traçar o plano de ação, definindo a causa, a ação, o responsável e o prazo para execução, sempre acompanhando o status de sua evolução.

MASP, se tem problema, vamos resolver!

Mãos à obra! 

Recomendo o curso, recomendo o instrutor.

Certificação e Recertificação ISO 9001:2008

A recertificação pela ISO 9001:2008 é um processo tão criterioso quanto à certificação, eu diria que, de certa forma, exige até mais cuidado por parte da empresa que está sendo recertificada, não que seja mais complexo ou mais difícil, pelo contrário, os documentos, fluxos, formulários, procedimentos e manuais estão todos implantados (níveis estratégico, tático e operacional, sejam normativos e/ou comprobatórios).

A documentação é necessária para: 

• Comunicar claramente as decisões tomadas;
• Registrar o que foi feito (evidências);
• Fornecer informações necessárias;
• Informar como e o que precisa ser feito para a melhoria contínua.

Na recertificação é verificada a aplicação correta do arsenal de instrumentos que compõem o sistema de gestão da qualidade, sobretudo se o PDCA está girando, ou seja, se tudo que foi planejado é monitorado para ser possível tratar, por intermédio de ações de correção e prevenção, o que, porventura, não correu bem, buscando sempre a melhoria contínua.

Essa é a postura da empresa no contexto de certificação/recertificação da ISO 9001:2008:

• Ambiente mais exigente, mais seguro;
• Consciência da política da qualidade;
• Consciência da interligação dos processos;
• Monitoramentos dos indicadores da qualidade
• Avaliação constante dos colaboradores (conhecimento, habilidades e atitudes - CHA);
• Uso de formulário da qualidade;
• Monitoramento das ações;
• Divulgação de qualquer alteração e/ou revisão no sistema de gestão da qualidade;
• Respeito aos padrões técnicos e aos procedimentos operacionais;
• Registro das ocorrências fora do padrão técnico (não conformidades) e ações corretivas/preventivas;
• Análise crítica e busca da melhoria contínua (PDCA).

Portanto, considerando que uma empresa foi certificada, anualmente, ela passará pela recertificação e, voltando ao início do texto, considero muito mais séria a situação de uma empresa já certificada que perdeu a certificação,  do que uma empresa que nunca a conquistou, pois o sentimento de perda pode ser traumático, ainda de maior repercussão e amplidão se essa conquista anterior tiver sido divulgada junto à sociedade, ao mercado de atuação.

É salutar que os integrantes da empresa tenham a leitura da qualidade "impregnada" na sua rotina, não como simples atributo, mas como processo, que faz parte de um grande sistema, onde:

• cada atividade e tomada de decisão está atrelada a outra;
• cada um é cliente e fornecedor interno do outro, para prestar o melhor serviço ou oferecer o melhor produto para o cliente externo;
• os fornecedores são corresponsáveis para a satisfação desse cliente;
• a direção deve estar, previamente, totalmente comprometida com o sucesso de tudo isso, disponibilizando os recursos necessários. 

Continuar girando o PDCA é condição sine qua non para a conquista da recertificação, que vem para os que conquistaram com efeito duplo, significando amadurecimento da equipe, envolvida e comprometida com a empresa em que trabalha e esta com os seus colaboradores, clientes, acionistas, parceiros e com a sociedade.

"Você só consegue gerenciar aquilo que é medido." (Peter Drucker)

"A qualidade precisa ser administrada [...] Ela não acontece sozinha." (Jonh Oakland)

"Se você não cuidar de seus funcionários eles não poderão cuidar de seus clientes." (Leonard Berry)