Semana Nacional do Livro e da Biblioteca 2012

Imagens que falam mais do que palavras. 

Vivam o livro, a leitura, a biblioteca e as pessoas que promovem tudo isso, o escritor, o editor, o livreiro, o professor, o bibliotecário, o leitor, o agente de leitura... você!

Dia do Arquivista II

Arquivista!

Organicidade e proveniência,
Não perca de vista!

Faça a leitura, busque o contexto,
Seja relativista!

Conhecer o arquivo?
Faça entrevista!

Visão subjetivista,
Atitude objetivista!

Atender à pesquisa?
Atitude cooperativista!

Preservação, conservação,
Seja ativista!

Crescimento profissional?
Invista! 

Profissional da informação,
Não desista!  

Dia 20 de outubro - Dia do Arquivista 
 

Você já fez sua análise SWOT?

A análise SWOT é uma forma simples e sistemática de verificar a posição estratégica do negócio e de fazer análise de cenários. É uma ferramenta de gestão, muito utilizada como parte do plano de marketing, do plano de negócios, do planejamento estratégico. O termo SWOT vem do inglês é um acrônimo das palavras Strenghts (forças), Weaknesses (fraquezas), Opportunities (oportunidades) e Threats (ameaças).

A ideia central da análise SWOT é avaliar as forças e as fraquezas, que são fatores internos e, as oportunidades e as ameaças da empresa e do mercado, onde ela está atuando, que são os fatores externos.

As forças e fraquezas são determinadas pela posição atual da empresa e podem ser controladas pelos seus dirigentes, uma vez que fazem parte de uma estratégia que foi previamente adotada, devendo ser ressaltada ao máximo ou minimizado seu efeito, conforme o caso. Já as oportunidades e ameaças, são antecipações do futuro, estão fora do controle da empresa, mas, uma vez conhecidas, podem ser controladas e monitoradas de forma a aproveitá-las ou evitá-las, de acordo com a situação. O importante é fazer a leitura correta.

Geralmente é representada sob a forma de uma matriz no plano cartesiano, onde, no primeiro quadrante, se registra o fator oportunidades, no segundo quadrante, o fator forças, no terceiro quadrante, o fator fraquezas e no quarto quadrante, o fator ameaças. Essas informações categorizadas são depois trabalhadas, sempre sob a ótica do consumidor, podendo haver combinações entre elas (força com oportunidade), para potencializar ainda mais o negócio ou convergências (ameaça em oportunidade e/ou fraqueza em força), para mudança de cenário e de posicionamento. Portanto, a ideia não é só organizar informações, mas, sobretudo, descobrir vantagens estratégicas, a partir do somatório dos elementos, para aplicar no planejamento de marketing da empresa e tirar conclusões a respeito.

A técnica é atribuída aos professores da Harvard Business School Kenneth Andrews e Roland Chriskensen, mas há autores que creditam ao estrategista Sun Tzu (500 a.C.), "Concentre-se nos pontos fortes, reconheça as fraquezas, agarre as oportunidades e proteja-se contra as ameaças.”

Há diversos exemplos na história de crises que incentivaram crescimento, de ameaças que foram eliminadas, pois se transformaram em oportunidades e de descobertas e inovações por força das circunstâncias. Há também exemplos recentes, inclusive, de pessoas que cresceram na crise, que ficaram mais fortes, que, depois de uma derrota, se ergueram e descobriram nichos profissionais.

Depois dessa reflexão podemos chegar à conclusão que essa tal análise SWOT pode ser aplicada em nossas vidas, afinal as organizações são feitas de pessoas e estas apresentam as mesmas necessidades daquelas, claro, dentro dos limites contingenciais de cada uma. Existem objetivos que traçamos para serem atingidos, estamos aqui na terra para cumprir alguma missão e temos a intenção de sermos reconhecidos pela sociedade de alguma forma, tudo isso seguindo nossos valores e princípios, estamos buscando sempre o melhor.

Leia a matéria completa

Voto consciente

A hora da verdade é aquela hora em que nos deparamos com o que tem que ser feito e se tem que fazer, façamos direito!

No contexto atual, a hora da verdade é a hora do nosso voto. Votar por votar, votar em quem está ganhando, votar contra, votar recomendado, votar em quem está comprando, votar sem consciência, votar no mais bonito, votar no amigo, votar sem inteligência... são tantas as leituras de votos sem caráter  cidadão, que chega a ser uma decepção. 

A situação é delicada, é triste, mas, brasileiro não desiste!

Hoje, façamos bem feito! 

Eleição! Voto consciente é a solução!

Você já fez um 5S?

Com certeza você já ouviu a expressão, “estou precisando fazer um 5S lá em casa” ou “preciso aplicar um 5S no meu guarda-roupa” ou ainda, “hoje é dia de 5S lá no trabalho”. São momentos que vivemos para aplicar a seleção/descarte, a organização, a limpeza, a saúde/higiene e a disciplina/autodisciplina, ou melhor: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke.

São esses os tais 5S do programa de que falamos, também conhecidos como 5 sensos, os quais representam cada uma das etapas, que, agregada à seguinte, vai tomando uma nova forma, ficando mais completa, chegando ao ápice com a disciplina, que reúne todas elas. É uma mudança de comportamento para melhor.

Há quem se refira ao Programa 5S como originário de um código de princípios morais representando a harmonia e a disciplina, passado de pai para filho pela oralidade até ser incorporado à cultura do Japão, por isso a menção à filosofia. Outros preferem a ideia de ter sido utilizado inicialmente pelas donas-de-casa japonesas com o propósito de unir a família em torno da administração do lar.

Necessitando de ser reestruturado para implementar o desenvolvimento industrial nas décadas de 50 e 60, para superar a crise da competitividade, o Japão aplicou o programa para gerar qualidade e produtividade, passando depois a “contaminar” o mundo organizacional como uma das 7 ferramentas da qualidade.

O programa lida com o contexto pessoa-comportamento-produção, ou seja, eu me comporto dessa forma e, por isso, consigo produzir esse tanto (trabalho) e/ou viver desse jeito (pessoal).

Explicando agora cada uma dessas etapas (sensos) temos a seguinte leitura:

• SEIRI (senso de seleção/descarte): separar as coisas necessárias das desnecessárias e manter nos ambientes somente o que for útil. O que não tiver utilidade não deve ocupar o nosso precioso espaço, assim teremos mais conforto.
• SEITON (senso de organização): identificar e conservar tudo em ordem, organizando o ambiente e as coisas que foram selecionadas, fazendo com que permaneçam em seu devido lugar, de forma que sejam encontradas facilmente quando requisitadas por qualquer pessoa, evitando desperdício de tempo e fadiga.
• SEISO (senso de limpeza): manter o local limpo e seguro em todos os sentidos. Depois de tirar o desnecessário e deixar tudo em ordem, é preciso manter assim, aprendendo a não sujar.
• SEIKETSU (senso de saúde e higiene): sensação de bem-estar. Não adianta nada mantermos o local organizado e limpo se não cuidarmos de nossa própria saúde e higiene. Eliminar os fatores que possam causar mal, tais como sujeira, poluição visual e sonora, cheiros desagradáveis, dessa forma estaremos atendendo aos três sensos anteriores.
• SHITSUKE (senso de disciplina/autodisciplina). É o mais abrangente dos sensos, é quando o programa se torna um hábito, um costume, um estilo de vida. Manter os resultados obtidos pela repetição e pela prática. Na implantação tudo é feito de forma corretiva, depois tudo passará a ser feito de forma preventiva.

Você sentirá a diferença do antes e do depois e, como passamos grande parte do dia no trabalho, ter este ambiente mais agradável, contribui para aumentar a motivação, que, por sua vez, contribui para um melhor desempenho. Da mesma forma acontece com o tempo que passamos em casa, se nossa casa está em ordem, mais espaçosa, limpa, saudável, oferecendo condições de disciplina, com certeza, esse tempo nos trará mais satisfação e harmonia com nós mesmos e com a nossa família.

O que você está esperando? Aplique o 5S!

Certificação e Recertificação ISO 9001:2008

A recertificação pela ISO 9001:2008 é um processo tão criterioso quanto à certificação, eu diria que, de certa forma, exige até mais cuidado por parte da empresa que está sendo recertificada, não que seja mais complexo ou mais difícil, pelo contrário, os documentos, fluxos, formulários, procedimentos e manuais estão todos implantados (níveis estratégico, tático e operacional, sejam normativos e/ou comprobatórios).

A documentação é necessária para: 

• Comunicar claramente as decisões tomadas;
• Registrar o que foi feito (evidências);
• Fornecer informações necessárias;
• Informar como e o que precisa ser feito para a melhoria contínua.

Na recertificação é verificada a aplicação correta do arsenal de instrumentos que compõem o sistema de gestão da qualidade, sobretudo se o PDCA está girando, ou seja, se tudo que foi planejado é monitorado para ser possível tratar, por intermédio de ações de correção e prevenção, o que, porventura, não correu bem, buscando sempre a melhoria contínua.

Essa é a postura da empresa no contexto de certificação/recertificação da ISO 9001:2008:

• Ambiente mais exigente, mais seguro;
• Consciência da política da qualidade;
• Consciência da interligação dos processos;
• Monitoramentos dos indicadores da qualidade
• Avaliação constante dos colaboradores (conhecimento, habilidades e atitudes - CHA);
• Uso de formulário da qualidade;
• Monitoramento das ações;
• Divulgação de qualquer alteração e/ou revisão no sistema de gestão da qualidade;
• Respeito aos padrões técnicos e aos procedimentos operacionais;
• Registro das ocorrências fora do padrão técnico (não conformidades) e ações corretivas/preventivas;
• Análise crítica e busca da melhoria contínua (PDCA).

Portanto, considerando que uma empresa foi certificada, anualmente, ela passará pela recertificação e, voltando ao início do texto, considero muito mais séria a situação de uma empresa já certificada que perdeu a certificação,  do que uma empresa que nunca a conquistou, pois o sentimento de perda pode ser traumático, ainda de maior repercussão e amplidão se essa conquista anterior tiver sido divulgada junto à sociedade, ao mercado de atuação.

É salutar que os integrantes da empresa tenham a leitura da qualidade "impregnada" na sua rotina, não como simples atributo, mas como processo, que faz parte de um grande sistema, onde:

• cada atividade e tomada de decisão está atrelada a outra;
• cada um é cliente e fornecedor interno do outro, para prestar o melhor serviço ou oferecer o melhor produto para o cliente externo;
• os fornecedores são corresponsáveis para a satisfação desse cliente;
• a direção deve estar, previamente, totalmente comprometida com o sucesso de tudo isso, disponibilizando os recursos necessários. 

Continuar girando o PDCA é condição sine qua non para a conquista da recertificação, que vem para os que conquistaram com efeito duplo, significando amadurecimento da equipe, envolvida e comprometida com a empresa em que trabalha e esta com os seus colaboradores, clientes, acionistas, parceiros e com a sociedade.

"Você só consegue gerenciar aquilo que é medido." (Peter Drucker)

"A qualidade precisa ser administrada [...] Ela não acontece sozinha." (Jonh Oakland)

"Se você não cuidar de seus funcionários eles não poderão cuidar de seus clientes." (Leonard Berry)