Fazendo a análise SWOT dos arquivos empresariais em geral

Resgatei alguns escritos da minha equipe do Curso de especialização em Gestão de Arquivos Empresarias, pela FESPSP, para apresentar uma ferramenta do marketing, a análise SWOT, que aplicamos aos arquivos empresariais em geral, necessária para a construção de um plano de marketing.

Antes, fizemos uma pequena reflexão e pararelo entre o marketing e os arquivos, fazendo a leitura dos dois contextos.

Fazer arquivo e fazer marketing são atitudes que remontam aos primórdios da Humanidade.   Como ciências, ambas são recentes e, por essa razão, ainda estão em formação, constituindo conceitos e definições. Arquivo e Marketing estão diretamente ligados à mudança de tecnologias. Todos da empresa fazem Arquivo e Marketing no seu dia-a-dia, independente de se ter um departamento exclusivo. Arquivo e Marketing tiveram épocas bem definidas que foram se superando com o passar do tempo. Tanto o Arquivo como o Marketing se consolidaram de forma mais efetiva no século XX.

Fazendo a análise SWOT dos arquivos empresarias em geral:

Fatores Internos

Forças

• É uma unidade que se articula com todas a unidades da empresa;
• Trabalha com um produto estratégico e decisivo;
• Outras unidades dependem do seu produto para desenvolver suas atividades;
• Todos têm a consciência que a informação está no Arquivo;
• Existe programas de treinamentos na empresa.

 Fraquezas

• Geralmente, não é reconhecido oficialmente dentro da estrutura da empresa;
• Conhecido de forma pejorativa;
• Massa documental sem gestão;
• Falta pessoal qualificado;
• A ciência que fundamenta o Arquivo ainda está se consolidando e é pouco divulgada;
• O produto do arquivo “informação” é um bem intangível;
• O retorno como benefício também é intangível e não mensurado.

 Fatores Externos

Oportunidades 

• Oferta de tecnologia para aplicação no arquivo;
• Vive-se hoje a “Era da Informação”;
• Fiscalização constante dos órgãos competentes;
• Aporte direto para as atividades meio e fim;
• ISO 9.001.

 Ameaças 

• Aplicação da tecnologia como a panacéia para todos os problemas do Arquivo;
• Obsolescência de tecnologia e equipamentos;
• Mudança de administração;
• Programa 5S.

Inter-relação dos Fatores Internos e Externos da Análise SWOT

Adaptado de: FERREL, O. C. et al. Estratégia de marketing. São Paulo: Atlas, 2000.

Traduzindo a figura, aliam-se as forças às oportunidades e vice-versa, para se obter maior grau de vantagem competitiva, algumas ameaças podem ser convergidas em oportunidades, desde que estudadas e exploradas estrategicamente, as demais devem ser eliminadas, assim como as fraquezas que não têm reflexo nas forças por si só, ou por interferência de uma força específica.

A Fraqueza falta pessoal qualificado pode ser eliminada pela Força existe programas de treinamento na empresa;

A Ameaça mudança de administração pode ser convertida em uma Oportunidade, nova administração, novos valores ou sensibilizar para tal;
A Força trabalha com um produto estratégico e decisivo associada à Oportunidade oferta de tecnologia para a aplicação no arquivo, resulta em mais competitividade e qualidade.

Faça e refaça sua análise SWOT, pois a leitura pode ser diferente em função do contexto empresarial que muda a cada dia, tanto em razão dos fatores internos, como dos externos.