No trabalho que executo há mais de 25 anos, sendo os primeiros destes como empresária e consultora e a maioria deles como responsável técnica em uma empresa de guarda e gestão de documentos e informações, tenho a oportunidade de aprender todo dia, de conhecer novas atividades e, por consequência, novos documentos.
É que na gestão documental, para se construir o instrumento arquivístico denominado Tabela de Temporalidade Documental-TTD, é necessário conhecer essas atividades, o fluxo que elas cumprem e os documentos que elas geram nessa trajetória.
Para conhecer essas atividades, nada melhor que mergulhar no universo da empresa e para isso é imprescindível entrevistar cada gestor de área, seja aquela que é responsável pelas atividades-meio ou pelas atividades-fim.
Uma vez tendo a oportunidade desse contato, fazendo durante ele as perguntas-chave, é possível entender e compreender o fluxo das atividades e dos seus respectivos documentos. O próximo passo é montar a estrutura do arquivo, compreendendo empresa/instituição - área/atividade e conjunto documental/documento.
São muitos dados e informações que são coletados no cumprimento dessa rotina de elaborar a TTD, os quais devem ser organizados e tabulados para composição desse instrumento. Por vezes, as atividades e seus respectivos documentos são novidades, ou seja, não são conhecidos. É aí que a oportunidade de aprender mais acontece. É necessário pesquisar a atividade em si, o documento e a legislação que o permeia (se ela existir), para ser possível a execução do trabalho.
Posso citar alguns exemplos de documentos que tive a oportunidade de conhecer e trabalhar, ampliando meus conhecimentos:
- em uma construtora / imobiliária, saber que uma "obra afetada" é aquela que está coberta pelas leis 4.591/1964 e 10.931/2004, estabelecendo que o incorporador constitua patrimônio de afetação, ou seja, que bens e direitos vinculados à incorporação sejam apartados no seu patrimônio geral, destinando-os exclusivamente à construção do empreendimento. Portanto, é um regime tributário que traz segurança jurídica para o comprador, porque o patrimônio da obra fica separado do patrimônio da incorporadora. Portanto, ao comercializar as unidades imobiliárias, gera-se o "contrato de obra afetada".
- em uma agência marítima, aprender que "armador" é a empresa proprietária de navio, ou que mantém sociedade ou ainda que freta o navio, equipando-o e faz a sua manutenção para exploração comercial. Ele executa toda operação e transporte de cargas entre os portos, atuando com a agência marítima e com o importador e o exportador. Essas agências mantêm o "dossiê do armador", conjunto documental que contém todas as informações desse agente.
- em um hospital, saber que "autoclave" é um aparelho do tipo tanque hermeticamente fechado, usado em processos químicos, que esteriliza artigos médico e hospitalares por meio do calor úmido sob pressão. Com as paredes grossas dentro de sua câmara, a alta pressão pode ser mantida, com aplicação de temperatura elevada, tornando o processo de esterilização mais eficaz. Nos hospitais existe o documento denominado "monitoramento de autoclave".
- em um escritório de advocacia, entender que "advocacia de partido" é a prestação ampla de assessoria jurídica diante o pagamento de um valor fixo mensal determinado, que cobre tudo que uma empresa ou pessoa física necessite de suporte jurídico. Esses escritórios geram o "contrato de advocacia de partido".
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