A notória importância internacional dos arquivos

Com o Dia Internacional dos Arquivos comemorado nesta data, percebemos a notória importância dos arquivos no cenário internacional. 

Os arquivos são entidades que servem à sociedade atendendo a várias questões: desde a curiosidade pelo registro de um simples fato, até a necessidade de recorrer a um complexo tratado.

Arquivos registram decisões, ações e memórias. Arquivos são um património [patrimônio] único e insubstituível transmitido de uma geração a outra. Documentos de arquivo são geridos desde a criação para preservar seu valor e significado. Arquivos são fontes confiáveis de informação para ações administrativas responsáveis e transparentes. Desempenham um papel essencial no desenvolvimento das sociedades ao contribuir para a constituição e salvaguarda da memória individual e coletiva. O livre acesso aos arquivos enriquece o conhecimento sobre a sociedade humana, promove a democracia, protege os direitos dos cidadãos e aumenta a qualidade de vida.

(Declaração Universal sobre os Arquivos – DUA

O livre acesso aos arquivos enriquece o conhecimento sobre a sociedade humana, promove a democracia, protege os direitos dos cidadãos e aumenta a qualidade de vida.” (UNESCO/ ICA).

Dia Internacional dos Arquivos pela Mrh

Com este banner, a Mrh homenageia e comemora o Dia Internacional dos Arquivos.

Nós, profissionais da  área de arquivos que estamos à frente dos trabalhos na Mrh Arquivos,  lembramos todo dia da missão de guardar, gerir, disponibilizar e preservar os documentos para as empresas, instituições e órgãos, com qualidade, segurança e sigilo.

A essência dos arquivos

Hoje é a data máxima para os arquivos de toda sorte, sejam eles pessoais, empresariais, institucionais ou de governo, analógicos ou digitais.

Arquivos são essenciais à nossa vida, desde bê cedo, ainda no hospital onde nossa mãe deu à luz, já fazemos arquivo, que vai se ampliando e acumulando ao logo de nossa vida terrena. Certidões, certificados, atestados, declarações, boletos de pagamento, prontuários e tantas outras espécies documentais.

Falando em termos de pessoa jurídica, da mesma forma. A PJ nasce com um CNPJ e ao longo de sua vida vai fazendo parcerias, contatos, negociações, pagamentos, etc., tudo registrado em documentos. São contratos, convênios, ordens de serviços, faturamento, vendas, registros contábeis, balanços e tantos outros.

Daí pergunto: 

Um cidadão pode viver sem seus documentos? Uma pessoa jurídica pode operar sem seus registros documentais?

Cada vez mais fica evidente a resposta NÃO. Esta na sua essência a missão de registrar e informar. As exigências legais são muitas, além de também lidarmos com questões administrativas, históricas e de cunho pessoal.

Valorizar os arquivos é questão de identidade, de vida, de memória e de história.

Tabela de temporalidade documental, instrumento essencial para a gestão documental

A Tabela de temporalidade documental-TTD é um instrumento essencial para a gestão documental, haja vista os prazos de guarda que ela define, proporcionando eficiência no controle do fluxo documental.

Entradas, saídas, adaptações, alterações, tudo pode está previsto na TTD se construída de forma holística, com foco na realidade e contexto da empresa produtora dos documentos.

No Blog da Mrh Arquivos, falo mais a respeito, ressaltando exatamente a falta e o excesso ns gestão dos documentos.

Na Semana Nacional de Arquivos, é fundamental tal fazer esse realce.

Usuário de arquivo, quem não é?

Com certeza você algum dia precisou de um documento para resolver alguma questão. Para tanto, recorreu a um arquivo, seja ele pessoal, empresarial ou institucional, físico, digitalizado ou digital. 

Lá conseguiu a informação para fazer uma contratação, fechar um negócio, resolver uma pendência, receber um crédito, assumir um compromisso ou quaisquer fatos, todos eles decorrentes das atividades e funções do produtor desse arquivo. 

São conexões, inter-relações nada lineares, carregadas de contexto, presentes nos arquivos a serviço dos cidadãos, das empresas e das instituições.

Com isso, concluímos que arquivos são imprescindíveis para elucidar e comprovar fatos, além de corroborar de forma contundente com a história.

Michel Foucault, em "A Arqueologia do saber, 2007, p. 147, ressalta:

"O arquivo é, de início, a lei do que pode ser dito, o sistema que rege o aparecimento dos enunciados como acontecimentos singulares. Mas o arquivo é, também, o que faz com que todas as coisas ditas não se acumulem indefinidamente em uma massa amorfa, não se inscrevam tampouco, em uma linearidade sem ruptura e não desapareçam ao simples acaso de acidentes externos, mas que se agrupem em figuras distintas, se componham umas com as outras segundo relações múltiplas, se mantenham ou se esfumem segundo regularidades específicas."

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Arquivos: máquinas do tempo

Se pararmos para pensar de forma filosófica, procurando buscar a existência, a natureza e a essência dos arquivos, podemos concluir que são máquinas do tempo. Neste raciocínio, considera-se, além da sua estrutura física, o suporte, ou seja, o veículo para viajar no tempo, a própria informação nele contida: o ente viajante atemporal, que atravessa séculos.

Arquivos existem desde sempre, desde que o homem passou a registrar seu cotidiano nas paredes das cavernas, portanto, viajam pelo tempo. É da sua natureza trazer informações relevantes do passado, tanto para contar história, como para provar algo da hora e até para fazer nova história. É o passado presente no futuro. É o próprio presente que vai ser passado, que vai esbarrar no futuro.

Independente da sua natureza, seja em suporte físico, tal como pedra de argila, papiro, pergaminho, papel de trapo, papel de celulose, seja digital nas mais diferentes plataformas informáticas, inclusive nas nuvens, os arquivos registram a informação e são fonte de pesquisa para toda a sociedade. Esta é a sua essência, cumprir a função social de documentar para informar.

Hoje, junto aos arquivos digitais, esses três fatores filosóficos continuam presentes: existência, natureza e essência, afinal são constituídos de documentos, o suporte aqui não interfere. Há, no entanto, uma característica bem peculiar inerente aos arquivos digitais, a viagem é mais rápida. Os arquivos navegam pela Internet ou estão disponíveis a um simples clique e, em tempo real, se obtém a informação desejada. 

Considerando tudo que os arquivos nos proporcionaram até hoje e ainda nos proporcionam, preservação da história, lugar de memória, mediação cultural, guardião da ciência, fonte de conhecimento, prova documental, dentre outras benesses, podemos dizer que a ciência e o conhecimento em si não seriam os mesmos, não estariam no estado da arte que estão, sem a contribuição deles.

E continuamos com a viagem dos arquivos por mais e mais anos... A máquina do tempo sobreviverá assumindo variados formatos e suportes, mas sempre trazendo a informação.

O Arquivo nosso de cada dia

Falar de arquivo é falar do dia a dia de cada um de nós, o que fizemos, as viagens, as comemorações, os pagamentos, os trabalhos, as conquistas, etc., tudo registrado de alguma forma, em algum suporte, são os arquivos pessoais. Também é falar da vida de cada empresa, de cada instituição, seja ela qual for. Portanto, dia do arquivo é todo dia. Mas em se tratando do Dia Internacional dos Arquivos, temos mais é que comemorar mesmo, fazendo o realce merecido.

Os arquivos, além de estarem carregados de memória e história, o que o senso comum mais conhece, é também o registro do presente, das coisas acontecendo na efervescência do evento, seja ele contábil, de natureza pessoal, financeira, no segmento da saúde e em tantas outras áreas, que vão se interrelacionando umas com as outras por conta do contexto e da organicidade inerentes aos arquivos.

Por intermédio dos arquivos conseguimos informações valiosíssimas, que no presente têm valor administrativo, resolvem as questões desse cunho, mas que também podem assumir valor histórico no futuro. Um comprovante que vale a aposentadoria de alguém, um prontuário que possibilita a cirurgia de um paciente, um contrato que firma um negócio promissor para uma empresa, um imposto pago que livra a empresa de uma autuação e multa, dentre tantas outras situações, cujas soluções estão nos documentos de arquivo. Como vemos, são muitas as ocorrências, além de tantos casos históricos que conhecemos, que só os arquivos conseguem resgatar, tais como Carta de Pero Vaz de Caminha, Falas do trono; Assinatura da Lei Áurea; Carta de abertura dos portos; Planta de Fortaleza.

Portanto, quando alguém falar desse Dia, já sabemos da sua magnitude e da sua importância, tanto pelas razões já mencionadas, como porque todos nós temos o arquivo nosso de cada dia.

Expertise em arquivo é Mrh!

Mrh mostrando em grandes dimensões sua expertise. O reels mostra isso e muito mais.

 

A Unicidade do documento arquivistico

Uma das características mais fortes e peculiares do documento arquivistico é a unicidade, ou seja, cada documento de arquivo é único dentro do contexto de sua produção:  “não obstante forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu caráter único, em função do contexto em que foram produzidos”. (BELLOTTO, 2002, p. 21). Essa característica fala muito da Arquivística, porque remete ao desenvolvimento das atividades da entidade. 

Uma atividade nunca se repete de forma igual, mesmo sendo a mesma, ela é executada em momentos diferentes, sob diferentes condições e com dados específicos. É ela que leva o documento arquivístico a ter essa característica.

Mas, por que isso é importante de ser ressaltado pelos estudiosos e teóricos da Arquivologia? Exatamente para falar da importância que cada um se reveste, trazendo informações de uma determinada ação, mantendo as relações orgânicas com seu contexto, que permitem reconstituir os fatos que se sucederam.

E hoje, Dia Internacional dos Arquivos, nada mais justo que ressaltar essa característica, principalmente agora nesse período de pandemia, haja vista todo o legado de registros documentais que ficará para a posteridade. 

Leis, resoluções, orçamentos extras, protocolos sanitários, estratégias de vendas, mudanças de missão, planos de ação, e tantos outros documentos governamentais e empresariais elaborados para conter a pandemia, manter as empresas em funcionamento, abrir e retomar atividades, etc. 

Esses registros estão nos mais diferentes suportes, sejam eletrônicos, físicos, imagéticos, e representam cada ação e decisão única, registrada e documentada em documento único, em documento arquivístico.

***

BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivística: objeto, princípios e rumos. São Paulo: Associação dos Arquivistas de São Paulo, 2002.

Gestão disso, gestão daquilo, por que não a Gestão Documental?

Gestão de recursos humanos, gestão financeira, gestão de recursos materiais, gestão de recursos tecnológicos, gestão disso, gestão daquilo, são tantas as necessidades de gestão! 

Todas bem faladas, bem tratadas, bem discutidas no contexto empresarial, mas, e a gestão documental? 

São poucas aquelas empresas que se preocupam com ela, apesar de ser fundamental para a tomada de decisão, solução de problemas informacionais e fechamento de negócios. Esquecida ou relegada a uma plano inferior, por muitas vezes, só é considerada quando o caos documental está instaurado, levando a prejuízos incalculáveis e irreparáveis.

Antes que isso aconteça, nesse Dia Internacional dos Arquivos, tomamos a gestão documental para evidenciá-la como condição sine qua non, para que os arquivos possam cumprir seu papel, servindo à administração e à história, nas esferas social, política e econômica, disponibilizando o documento e a informação arquivística a quem deles necessitem. 

A gestão documental evita o acúmulo desordenado de documentos, proporciona o controle, a padronização e o acesso aos documentos. Mas, qual o caminho a ser tomado para se ter a gestão documental? 

O caminho é um tanto longo, mas não impossível de ser percorrido, para execução de cada etapa e conquista de resultados positivos. 

A princípio, podemos iniciar com a definição, conforme Art. 3º, da Lei 8.159/1991: 

Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Depois, nos conscientizando da necessidade de constituição da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, conforme Art. 18, da Lei 8.159/1991, que apesar de estabelecer literalmente para os órgãos da Administração Pública Federal, recomenda, indiretamente, o mesmo para os arquivos privados: 

Art. 18. Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída comissão permanente de avaliação de documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor. 

Mais adiante, entramos no mister da questão, para tanto, resumimos algumas indagações necessárias de serem discutidas e articuladas durante esse processo:

• Que espécie de documento é esse? 
• Qual é a sua tipologia? 
• Qual é a sua finalidade? 
• A qual atividades/área ele pertence. Quem o produziu?
• Quantos volumes/metros lineares são produzidos desse documento por um determinado tempo?
• Quantas vias tem esse documento? 
• O documento é físico ou eletrônico? 
• Quais os elementos que o identificam de forma objetiva (indexação)? 
• Quanto tempo de guarda (temporalidade) é necessário no arquivo corrente? 
• Quanto tempo de guarda (temporalidade) é necessário no arquivo intermediário?
• Qual é a sua destinação depois desses prazos? 
• Qual o nível e incidência de acesso a esse documento?
• Qual o valor que se reveste esse documento?

Concluída essa etapa, é possível termos uma visão geral e detalhada sobre a documentação gerada/recebida por cada unidade produtora, para seguirmos adiante com outras questões da esfera arquivística.

Gestão documental, a única saída para o sucesso empresarial!

Atualidade e posteridade

Uma vida, uma sentença,
Uma conta, um extrato,
Uma história extensa apensa,
Um contrato firmado no ato,
Documentação de arquivo é intensa,
Cheia de fato, relato e retrato.

Memória do que foi vivido,
Do que foi registrado e documentado,
Memória daquilo que foi esquecido,
Do não lembrado, ignorado,
Arquivo corrente, intermediário e permanente,
Garantia para o que sai da mente.

Documento, prova de tudo que aconteceu,
Resultado de funções e atividades,
O que vendeu, comprou ou rendeu,
Ações, operações de muitas entidades,
Tudo escrito, lavrado e registrado,
Oportunidades, realidades e verdades.

Preservar os registros para a posteridade,

É dever e missão do arquivo,

Seja ele de empresa, de estado ou cidade,

Ativo, semi-ativo ou inativo

Não importa a forma ou a idade,

Nem valor histórico, legal ou administrativo.

AnaLu

"O Futuro tem um coração antigo": Dia Internacional dos Arquivos

Neste Dia Internacional dos Arquivos tomo a frase de Carlo Levi para ressaltar a importância dos arquivos, por fazerem parte de nossas vidas.

Em passagem à Oficina Brennand, deparei-me com ela em grande estilo, cravada na arte da cerâmica,  não hesitei em registrar o momento.

Painel cerâmico da Oficina Brennand

O que seria do futuro sem os registros do passado? Nesse ponto os arquivos estão presentes e são incisivos. 

Os registros do passado e do presente influenciam aqueles que ainda virão, tanto na vida em geral, como no contexto da Arquivística. Um lugar, uma cidade, uma pessoa, uma empresa são entidades produtoras de documentos durante o desenvolvimento de suas ações. São passagens de uma vida que vão se agregando de forma cumulativa, sem pretensão, é a natureza dos registros arquivísticos, que, se preservados, podem ser resgatados para contar a história.

Passado presente no futuro, futuro cheio de presente que já virou passado. Futuro que não se constitui do nada, herda passos do passado, se transforma, passa a ser o que vai ser e logo já vira passado. 

Sem os arquivos, tudo se perde, nada se conhece.

Para conhecer mais sobre a obra de Carlo Levi

Para conhecer mais sobre a obra de Francisco Brennand

Dia Internacional dos Arquivos

Neste Dia Internacional dos Arquivos 2013, proponho, por intermédio de um acróstico(1),  a leitura de algumas ações inerentes à atividade de arquivo, as quais, considero fundamentais para o seu desempenho e entendimento do contexto.

Avaliar o ambiente, os processos e a documentação.

Reconstruir a estrutura e os conjuntos documentais, que por vezes estão desfeitos.

Qualificar o arquivo e seus conjuntos documentais.

Unificar os fundos arquivísticos.

Institucionalizar os instrumentos, procedimentos e rotinas.

Validar os instrumentos, procedimentos e rotinas.

Operacionalizar e fazer funcionar o arquivo.

Outras ações são importantes e inerentes aos arquivos. Você que trabalha com arquivo, pense e desenvolva seu acróstico.

(1) Gênero de composição, em geral poética, que consiste em formar uma palavra vertical com as letras iniciais ou finais de cada verso. Muito usado no barroco. É um exercício lúdico, como um passatempo ou uma curiosidade verbal, em que se coloca uma palavra na vertical e a partir das letras dessa criam-se outras palavras ou pequenas frases. Já era praticado na Antiguidade pelos escritores Gregos e Latinos e na Idade Média pelos monges. Hoje em dia é fácil encontrar também o acróstico em jornais, revistas e puzzles.

Parte integrante da monografia de autoria coletiva, apresentada por ocasião do Curso de Gestão de Arquivos Empresarias, pela FESPSP.

Dia Internacional dos Arquivos

Comemora-se hoje, 09 de junho, o Dia Internacional dos Arquivos (International Archives Day), em homenagem a fundação do Conselho Internacional de Arquivos, pela UNESCO, em 1948. A data foi instituída em Novembro de 2007, por ocasião da Assembleia Geral do CIA, em Quèbec, com o objetivo de chamar a atenção para o desenvolvimento de ações de promoção e divulgação da causa dos arquivos, inclusive da profissão.

Desfazer edições

É um dia para ensejar a reflexão pelas autoridades, quanto às ações necessárias para modernização, para soluções de preservação e de transcodificação, para análise da forma de acesso e da preservação e assinatura digital... são tantas as questões, que carecem ainda de muito debate e consenso.

Fazemos arquivo todo dia, tanto as pessoas naturais como as jurídicas emanam documentos, o crescimento é gradual, é cumulativo, não intencional, é próprio da atividade de quem os criou.

A massa documental é fundamental para servir à administração, às necessidades de informação e pesquisa do cidadão, de prova em juízo e, a longo prazo, para contar a história. Portanto, tanto como caráter informativo, probatório ou histórico, percebemos a necessidade de manter o que é necessário para atender a essas finalidades e, de descartar, de forma consciente e apropriada, o que é passível de eliminação, sem prejuízo às demandas já mencionadas, pois, do contrário, a massa de documentos assume condição não controlável, confundindo e colocando em risco os interesses.

A análise do que deve ser preservado e daquilo que pode ser eliminado é efetuada mediante a leitura e interpretação do documento junto ao contexto de sua criação. Entra em cena a Tabela de Temporalidade Documental (TTD) que, segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística, é o "Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos".

Mas, voltando à comemoração, destaco abaixo duas instituições arquivísticas públicas.

O Arquivo Nacional, criado em 1838, que centraliza o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivos-SIGA, da administração pública federal e é parte integrante da estrutura do Ministério da Justiça, que:

"Tem por finalidade implementar e acompanhar a política nacional de arquivos, definida pelo Conselho Nacional de Arquivos - Conarq, por meio da gestão, do recolhimento, do tratamento técnico, da preservação e da divulgação do patrimônio documental do País, garantindo pleno acesso à informação, visando apoiar as decisões governamentais de caráter político-administrativo, o cidadão na defesa de seus direitos e de incentivar a produção de conhecimento científico e cultural."

Foto 1 - Arquivo Nacional (RJ)

 

 Fonte: Divulgação/Arquivo Nacional

Destaco, em nível Estadual, o Arquivo Público do Estado do Ceará, já cadastrado junto ao CONARQ como BR CEAPEC (Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos), que tem como missão "Recolher e conservar todos os documentos manuscritos e papéis concernentes à administração pública estadual, com o objetivo de garantir o acesso ao público".

O Arquivo mantém acervo composto basicamente por documentos textuais e cartográficos, a partir do século XVI aos dias atuais do setor público e privado.

Foto 2 - Arquivo Público do Estado do Ceará

 Fonte: http://www.secult.ce.gov.br/galeria-de-imagens/galeria-2011/equipamentos-culturais/arquivo-publico/arquivo-publico

Na esfera privada, ressalto o trabalho da empresa MRH Gestão de Arquivos e Informações, da qual faço parte como bibliotecária analista de projetos de arquivo, que desenvolve projetos de gestão documental junto às empresas públicas e privadas, oferecendo toda a infraestrutura adequada, para a guarda terceirizada dos seus arquivos.

 Foto 3 - MRH Gestão de Arquivos e Informações

 

Fonte: Manual da Qualidade MRH Gestão de Arquivos e Informações

Vivam os arquivos!

Parabéns a todos os profissionais que atuam na área! 

Dia Internacional dos Arquivos

O Conselho Internacional de Arquivos (CIA), ICA, na sigla em inglês (International Council on Archives), instituiu o dia 09 de junho como a data  comemorativa ao Dia Internacional dos Arquivos. A data é uma alusão à criação do próprio CIA e objetiva chamar a atenção do mundo em relação à importância dos arquivos para a sociedade, além de proporcionar condições para que se desenvolvam ações de divulgação e sensibilização da causa dos arquivos. 

Vamos todos divulgar!