O discernimento na classificação de documentos é, em essência, a bússola do arquivista. Não se trata apenas de colocar papéis em pastas, mas de entender a natureza das atividades que geraram aquele registro para garantir que a informação certa esteja disponível no momento oportuno.
Abaixo, detalho os pilares desse processo crítico para a gestão documental:
1. A Natureza da classificação
Classificar não é um ato arbitrário baseado no suporte (papel, digital ou foto), mas sim um ato intelectual baseado na função. O discernimento entra em jogo ao identificar se um documento é o resultado de uma atividade-meio, gestão de recursos humanos, finanças, por exemplo, ou de uma atividade-fim, objetivo principal da instituição.
2. O Plano de classificação como guia
O discernimento deve ser exercido dentro de um Plano de Classificação de Documentos (PCD). Este instrumento reflete a estrutura lógica da organização. Ao classificar, o profissional deve se perguntar:
- Qual a origem? Quem produziu este documento?
- Qual a função? Por que este documento foi criado?
- Qual o assunto? Sobre o que ele trata especificamente?
3. Desafios do discernimento
Muitas vezes, a linha entre categorias pode ser tênue. O discernimento evita erros comuns, como:
- Subjetividade excessiva: Evitar classificar documentos com base em critérios pessoais ("importante", "urgente"), focando sempre em critérios institucionais.
- Acúmulo de documentos sem classificação: O uso indiscriminado da categoria "Diversos", que tem outras denominações: "Geral", "Outros", "Vários", é o cemitério da informação. O discernimento exige o esforço de encontrar o código específico.
Classificar é dar ordem ao caos. Sem o discernimento técnico, o arquivo deixa de ser um ativo estratégico e passa a ser apenas um depósito de papéis inúteis."
O discernimento técnico transforma a massa documental em conhecimento organizado. Ele permite que, anos após a criação de um documento, ele possa ser recuperado com precisão, servindo como prova administrativa, jurídica ou como fonte histórica.