Arquivos importam! E muito...

Chegou mais um Dia Internacional dos Arquivos. Oportunidade para ressaltar a importância deles, dos mais históricos e tradicionais aos mais modernos e tecnológicos, dos pessoais e privados aos institucionais e públicos.

Vamos elencar a seguir, tudo que está por trás dos arquivos e o que eles podem entregar de resultado. Isso, caso estejam organizados e sendo geridos conforme os princípios e teorias da Arquivologia e ações promissoras de gestão.  

Aumento da eficiência e produtividade

• Redução do tempo gasto na busca por documentos.
• Facilita o acesso rápido à informação correta.
• Evita a duplicação de tarefas por falta de dados acessíveis.

Com os arquivos organizados e acessíveis conseguimos cumprir as entregas dentro do prazo e com qualidade utilizando as informações arquivísticas.

Melhoria na segurança da informação

• Proteção contra perdas, extravios e acessos indevidos.
• Definição clara de níveis de acesso.
• Garantia da integridade e autenticidade dos documentos. 

Com os arquivos organizados e protegidos garantimos o sigilo a segurança e o cumprimento à LGPD.

Conformidade legal e regulatória

• Cumprimento de prazos legais de guarda.
• Facilidade para auditorias e fiscalizações.
• Evita sanções, multas e problemas jurídicos.

Com os arquivos organizados e em dia podemos cumprir qualquer exigência dos órgãos fiscalizadores e regulatórios e ainda atender a qualquer demanda legal.

Redução de custos

• Menor necessidade de espaço físico ou digital com a eliminação de documentos desnecessários.
• Otimização de recursos humanos e materiais.
• Prevenção de retrabalho.

Com os arquivos organizados e racionalizados conseguimos reduzir os custos, fazendo mais com menos, que é fundamental para a manutenção no mercado atual.

Preservação da memória institucional

• Conservação de documentos históricos e estratégicos.
• Valorização do patrimônio informacional.
• Apoio à tomada de decisões com base em dados consolidados.

Com os arquivos organizados e mantidos íntegros conseguimos preservar a memória da instituição, deixando um legado para as futuras gestões e para a sociedade.

Sustentabilidade 

• Diminuição do uso de papel e materiais físicos.
• Incentivo à digitalização e ao descarte consciente.
• Redução do impacto ambiental da produção documental.

Com os arquivos organizados e digitalizados e aderindo ao nato digital, conseguimos melhorar e agilizar as rotinas internas, além de  trabalhar em prol do planeta.

Por tudo isso e muito mais...

Arquivos importam! E muito...