Uso indevido da expressão “Arquivo Morto”

No cotidiano das empresas, instituições e entre gestores leigos é muito comum ouvir a expressão “arquivo morto”, para se referir a documentos que não estão em uso frequente. 

Há nessas organizações até espaços destinados ao arquivo com placas na porta que indicam essa expressão. Também há indústrias que ainda fabricam caixas com a expressão estampada, que são comercializadas no mercado e inseridas nos diversos arquivos, reforçando ainda mais essa ideia errônea.

E com certeza as pessoas que lidam com a documentação dessas empresas não são profissionais  da área, com formação e capacidade específicas para dar a devida atenção e gestão junto aos arquivos.

Apesar de ser ainda muito difundido, esse termo é tecnicamente incorreto e pode induzir a interpretações equivocadas sobre a função e o valor dos arquivos. 

A denominação “arquivo morto” sugere que os documentos armazenados perderam sua importância, como se estivessem inutilizados ou obsoletos, assim como se todas as informações neles contidas de nada mais valessem. No entanto, do ponto de vista arquivístico, os documentos que não são mais utilizados rotineiramente, mas que ainda possuem valor legal, administrativo, fiscal, histórico ou informativo, fazem parte da fase intermediária ou permanente do ciclo de vida documental. Eles devem ser mantidos de forma organizada, acessível e segura, pois podem ser requeridos a qualquer momento por motivo legal, informativo ou para a reconstrução da memória institucional. 

O uso do termo “arquivo morto” revela, além de uma imprecisão técnica, uma visão reducionista e errônea sobre a gestão documental. Essa visão pode levar ao descuido com a guarda e gestão adequadas dos documentos, comprometendo sua recuperação futura e até mesmo sua integridade. 

O correto é referir-se a esses documentos como arquivo intermediário (quando aguardam prazos legais de guarda ou avaliação) ou arquivo permanente (quando são preservados por seu valor histórico ou probatório). Substituir o termo equivocado é um passo importante para valorizar a gestão documental e garantir que as práticas arquivísticas sejam compreendidas e respeitadas. 

Portanto, é essencial promover a conscientização sobre a terminologia correta, contribuindo para uma cultura institucional mais responsável e alinhada às boas práticas da Arquivologia. Afinal, documento nenhum está “morto” enquanto puder cumprir uma função, seja legal, administrativa, histórica ou social. 

Sabemos que na falta da informação arquivística na hora desejada sempre leva os gestores das organizações a buscarem corrigir essa lacuna de não ter os arquivos organizados e gerenciados como define a Arquivologia, sejam eles físicos ou digitais. Cabe aos profissionais da área difundir o conceito correto e a esses gestores se anteverem a essa situação caótica contratando arquivistas para solução do problema.

Bibliotecas: pontes para o futuro

Desde os tempos mais remotos, as bibliotecas têm desempenhado um papel fundamental na preservação e disseminação do conhecimento. Das antigas tábuas de argila da Biblioteca de Nínive, na Mesopotâmia, aos majestosos volumes manuscritos da Biblioteca de Alexandria, essas instituições surgiram como verdadeiros templos do saber humano, reunindo e protegendo registros preciosos sobre ciência, filosofia, história, religião e cultura.

Ao longo dos séculos, as bibliotecas evoluíram de acervos restritos a elites religiosas e políticas para espaços mais acessíveis, especialmente a partir da invenção da imprensa no século XV, que impulsionou a produção de livros e ampliou o acesso ao conhecimento. Ainda assim, foi somente com o fortalecimento das bibliotecas públicas, sobretudo no século XIX, que se consolidou a ideia da biblioteca como direito social e instrumento de cidadania.

Já há algum tempo, as bibliotecas não são apenas depósitos de livros; elas são centros vivos e vibrantes de informação, cultura, tecnologia, comunidade, aprendizado e inovação. Com a chegada da era digital, as bibliotecas enfrentaram novos desafios, passaram por uma verdadeira transformação sísmica, mas também descobriram novas possibilidades. Adaptaram-se, oferecendo acesso gratuito a computadores, internet de alta velocidade e uma vasta gama de recursos digitais, tais como: acervos digitais, audiolivros, e-books, bibliotecas virtuais, repositórios de dados abertos e ambientes colaborativos de aprendizagem, derrubando barreiras geográficas e sociais. Tudo isso somado às ferramentas de acessibilidade tem ampliado a sua capacidade de atingir públicos antes excluídos.

Portanto, a internet e os recursos tecnológicos não substituíram a biblioteca, transformaram-na. Com isso, desempenham um papel crucial na inclusão digital, capacitando indivíduos que, de outra forma, poderiam ser marginalizados no mundo conectado. Essa democratização da leitura e do conhecimento é, sem dúvida, um dos maiores legados da era digital.

Além disso, as bibliotecas modernas se tornaram guardiãs da curadoria da informação. Em um mundo inundado por um volume sem precedentes de dados e informações, nem sempre confiáveis, a capacidade de discernir fontes críveis e relevantes é mais importante do que nunca. Os bibliotecários atuam como guias, ajudando a navegar nesse mar de informações e a desenvolver o pensamento crítico. Eles promovem a literacia mediática e informacional, essenciais para a cidadania plena na sociedade contemporânea.

Mais do que nunca, as bibliotecas são espaços de democratização da leitura, da educação e do conhecimento, pontes para o futuro. Elas acolhem leitores de todas as idades, conectam pessoas ao mundo da informação e promovem inclusão digital. Em tempos de desinformação e desigualdade de acesso à educação, a presença de bibliotecas ativas, inovadoras e comprometidas com a comunidade é uma necessidade urgente.

Celebrar o Dia Mundial das Bibliotecas é reconhecer seu valor histórico e reafirmar seu papel essencial na construção de sociedades mais justas, informadas e críticas. Que sigamos fortalecendo essas instituições, para que continuem sendo, por séculos, faróis de saber e liberdade.

IA em textos científicos acadêmicos

Trago aqui mais um texto meu publicado na coluna Inside Higher Education, da Pearson, que compartilhei no LinkedIn. Desta vez, sobre o uso da Inteligência artificial em textos científicos acadêmicos.

Convido todos a fazerem a leitura, principalmente aqueles que produzem artigos científicos. A IA é uma ótima ferramenta, mas devemos usá-la com ética e pacimômia.

O limite da inteligência artificial em textos científicos acadêmicos: uma reflexão necessária

Excelência no atendimento

Foi ontem, na Mrh Arquivos, a palestra sobre Atendimento, ministrada pelo Prof. Maurício Werner, da Fundação Getúlio Vargas, capitaneada pelo Grupo Mrh. Na verdade, uma conversa informal, recheada de dicas que funcionam, além de muitas dinâmicas contextualizadas com a temática, em que todos participaram com muito estusiasmo.

Bastou um slides, para o professor dar o recado e envolver todos com o foco na servidão, porque atendimento é servir, que, antes de tudo, é um propósito de vida.

Além do aspecto referente à vida pessoal, onde a servidão é fundamental para nos sentirmos felizes, ela também deve ser levada para o nosso trabalho, afinal, passamos grande parte do nosso tempo na organização.

Atendimento é servidão conosco, com o próximo e com o cliente. E quando damos algo mais, é superação de expectativas, é encantamento do cliente. Esse cliente é tanto o interno, o colega de trabalho, como o externo, para quem vendemos produtos e serviços.

Vamos encantar! 

Mania de bibliotecária

Você que é bibliotecária, já deve ter ouvido a afirmação "é mania de bibliotecária". Eu sempre escuto ela dita pelos meus familiares e amigos. Mas, afinal, que mania é essa?

Quem convive com uma bibliotecária ou quem é uma sabe que a mania de organização ultrapassa as estantes da biblioteca ou de qualquer outro centro de informação, invadindo a vida pessoal. Isso não é apenas um hábito, é quase um instinto adquirido durante a formação profissional. Afinal, não é por acaso que os cursos de Biblioteconomia dedicam disciplinas inteiras à classificação, catalogação, ordenamento, conservação e gestão da informação. E, uma vez absorvidos, esses conceitos, eles não ficam restritos às tarefas profissionais, eles se incorporam e seguem a bibliotecária até nas atividades de casa. 

Além das prateleiras de livros da casa, é comum ver outras prateleiras organizadas como as de potes de temperos, mantimentos ou remédios, sejam por categoria, por modelos, cores ou tipos. O mesmo cuidado também é dedicado às roupas nas gavetas do guarda-roupas e, sobretudo, às pastas de contas domésticas, que são milimetricamente organizadas. Em relação aos sapatos e aos utensílios de cozinha e alimentos, a organização segue por tipo e frequência de uso. Já os arquivos de computador são nomeados com rigor, digno de banco de dados, cada um na pasta temática/cronológica, hierarquicamente ligados por uma taxonomia.

Mas não se trata de obsessão, é um modo de pensar. Para a bibliotecária, cada coisa em seu lugar facilita o dia a dia, poupa tempo e dá sentido ao espaço. Organizar não é apenas arrumar, é permitir o acesso rápido e lógico, garantir a preservação do que importa e tornar a informação utilizável e acessível, seja ela qual for e em tempo hábil. 

Como organizar faz parte da gestão do dia a dia, há bibliotecárias que ampliam a atuação desbravando novos horizontes e trabalham como personal organizer, a exemplo de Linéia Diógenes, com a Mila Personal Organizer. Linéia ajuda pessoas a organizar espaços, rotinas e vidas de forma mais funcional e eficiente, analisando e identificando as necessidades do cliente, para criar soluções personalizadas.

Essa mania, que muitos veem com estranheza, é, na verdade, uma forma sutil de cuidado com o mundo. Uma bibliotecária sabe que ordem não é rigidez, mas funcionalidade. E que a vida, tal como uma boa biblioteca, precisa ser acessível, compreensível e, acima de tudo, bem cuidada.

Arquivos importam! E muito...

Chegou mais um Dia Internacional dos Arquivos. Oportunidade para ressaltar a importância deles, dos mais históricos e tradicionais aos mais modernos e tecnológicos, dos pessoais e privados aos institucionais e públicos.

Vamos elencar a seguir, tudo que está por trás dos arquivos e o que eles podem entregar de resultado. Isso, caso estejam organizados e sendo geridos conforme os princípios e teorias da Arquivologia e ações promissoras de gestão.  

Aumento da eficiência e produtividade

• Redução do tempo gasto na busca por documentos.
• Facilita o acesso rápido à informação correta.
• Evita a duplicação de tarefas por falta de dados acessíveis.

Com os arquivos organizados e acessíveis conseguimos cumprir as entregas dentro do prazo e com qualidade utilizando as informações arquivísticas.

Melhoria na segurança da informação

• Proteção contra perdas, extravios e acessos indevidos.
• Definição clara de níveis de acesso.
• Garantia da integridade e autenticidade dos documentos. 

Com os arquivos organizados e protegidos garantimos o sigilo a segurança e o cumprimento à LGPD.

Conformidade legal e regulatória

• Cumprimento de prazos legais de guarda.
• Facilidade para auditorias e fiscalizações.
• Evita sanções, multas e problemas jurídicos.

Com os arquivos organizados e em dia podemos cumprir qualquer exigência dos órgãos fiscalizadores e regulatórios e ainda atender a qualquer demanda legal.

Redução de custos

• Menor necessidade de espaço físico ou digital com a eliminação de documentos desnecessários.
• Otimização de recursos humanos e materiais.
• Prevenção de retrabalho.

Com os arquivos organizados e racionalizados conseguimos reduzir os custos, fazendo mais com menos, que é fundamental para a manutenção no mercado atual.

Preservação da memória institucional

• Conservação de documentos históricos e estratégicos.
• Valorização do patrimônio informacional.
• Apoio à tomada de decisões com base em dados consolidados.

Com os arquivos organizados e mantidos íntegros conseguimos preservar a memória da instituição, deixando um legado para as futuras gestões e para a sociedade.

Sustentabilidade 

• Diminuição do uso de papel e materiais físicos.
• Incentivo à digitalização e ao descarte consciente.
• Redução do impacto ambiental da produção documental.

Com os arquivos organizados e digitalizados e aderindo ao nato digital, conseguimos melhorar e agilizar as rotinas internas, além de  trabalhar em prol do planeta.

Por tudo isso e muito mais...

Arquivos importam! E muito...

Mimos da Biblioteca de Hesburgh

Recebi da colega e amiga, Ana Marques, Professora da Faculdade CDL, muitos mimos da Biblioteca da Universidade de Notre Dame, uma instutuicao católica, fundada em 1842, em Notre Dame, no Estado de Indiana, nos Estados Unidos. Ana Marques, em visita a seu filho que faz doutorado na ND, coletou cada um deles e, de forma muito delicada e atenciosa, na entrega, me contou detalhes que me fizeram viajar em pensamentos.

Uma biblioteca com tantos serviços diferenciados, que pensa em atender plenamente a sua comunidade e é democraticamente acessível, realmente existe, a Biblioteca de Hesburgh. Ela é o Edifício principal do sistema de bibliotecas da ND. Uma estrutura gigantesca para abrigar todos que buscam conhecimento.

Há espaços de estudo de toda sorte em todos os andares, mesas individuais e salões de leitura, estações de trabalho com notebooks e máquinas copiadoras, tudo isso à disposição dos leitores.

Saber que há um bibliotecário especializado para cada um dos assuntos que a Biblioteca oferece é um diferencial, é algo extremamente focado nos interesses individuais e coletivos. Isso ocorre porque a Biblioteconomia é pós-graduação nos demais países, é vista e tratada como um caminho mais profissionalizante, preparando os alunos para trabalhos de pesquisa e para cargos mais especializados em bibliotecas e instituições de informação.

Fiquei curiosa, não conhecia a Biblioteca e apesar de muitas informações que recebi dela nessa entrega falada, ricamente ilustrada e cheia de vivências, fui atrás para conhecer mais a respeito.

Ganhos da gestão documental

A gestão documental traz diversos ganhos para as empresas, dentre eles podemos citar: aumento da eficiência operacional, redução de custos, melhor segurança, maior conformidade, acesso remoto com possibilidade de colaboração e ainda pode promover a inovação. Com certeza, nos dias atuais, não dá para dispensar tudo isso.

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