Case de sucesso: insistir, persistir e não desistir!

Na década de 90, bem no início do uso de PC's, enquanto funcionária concursada do Banco do Estado do Ceará, o meu saudoso BEC, eu tinha o cargo de técnico especializado e exercia a função de chefe de seção da biblioteca.

Naquela época, consegui sensibilizar pela necessidade de informatizar a biblioteca, para atender de forma mais abrangente as 73 agências do Banco, espalhadas pelos municípios cearenses e pelas capitais de estados brasileiros. O Banco destinou uma analista para desenvolver um sistema. Tudo ia bem até a contra ordem superior de suspender o projeto por conta de novas prioridades para o Banco. Tínhamos o hardware, mas faltava o software. Tentamos um gratuito, não deu certo.

Um colega, usuário assíduo da biblioteca, disponibilizou uma solução caseira em dBASE para colocar todo o acervo em uma base e assim imprimir o catálogo por autor, título e assunto,  para envio pelo malote as 73 agências. Daí, choveram pedidos de empréstimo, empréstimo de livros aos montes. O gerenciamento manual por meio de fichas de usuário e data atendia, mas demandava tempo e não tínhamos a resposta imediata dos dados. Quem está  com o quê e quando irá devolver? 

Foi aí que tentei por três vezes, sem sucesso, pela compra de um software completo para informatização da biblioteca, contemplando o serviço de empréstimo. 

Insisti, persisti e não desisti. Tive a ideia de usar uma estratégia diferente, minerar dados referentes ao uso da nossa verba destinada à compra de livros e apresentá-los para a diretoria. Prefiro, então, nesse contexto, empregar a máxima adaptada "contra dados não há argumentos." Rastreie todos os resíduos da verba deixados a cada mês, porque nem sempre a compra era fechado usando 100% da verba. Fiz o somatório desses valores e optei por apresentar nova exposição de motivos contendo os valores que não foram utilizados, ou seja, os valores poupados que somavam bem mais que o valor do software.

Fui surpreendente o retorno, quase imediato com a aprovação da aquisição do software.

Considero esse fato um case de sucesso em que atuei, pois apresenta as tentativas falhas e a busca pela superação. Essa superação é resultante da introdução de elementos novos, no caso, os dados que geraram informação com valor agregado, fundamental para tomada de decisão.

Esse case pode servir muito bem de base para outras situações, em que se precisa de recursos e não se tem disponibilidade de pronto.

Dado: o começo de tudo

Um certo dado juntou-se a um certo atributo, que se juntou a outro e mais outro, foi estruturado, contextualizado e gerou informação. Esta, por sua vez, depois de trabalhada, de receber valor agregado, de ser internalizada pelo indivíduo, gerou conhecimento.

E falar de conhecimento é, sobretudo, falar de evolução, porque uma vez compartilhado pode gerar mais conhecimento e assim cada um evolui, contribuindo para que a sociedade também evolua.

O processo gradativo já é conhecido de todos: dado | informação | conhecimento, mas, como reconhecer se ainda é dado, se já é informação ou se já gerou conhecimento? Como visualizar essa trajetória?

De uma forma bem lúdica, extraída do senso comum, eis a explicação:

• Tomate = dado
• Tomate é fruto do tomateiro = informação 
• Tomate é fruta = conhecimento

Mas se o dado por si só nada transmite porque é primário, porque é o menor nível de abstração contido na informação, como nascem os dados? De onde se capturam esses dados para que sejam estruturados e possam gerar informação e conhecimento?

Daí aparece no cenário o evento, aliás, ele já existe antes de o dado ser capturado, ele é fonte inesgotável para garimpagem dos dados. Em cada novo evento, uma infinidade de dados estão à disposição para serem capturados e trabalhados. Esse evento pode ser um cadastro, uma rotina, um banco de dados, um procedimento, uma comemoração, um filme ou até uma feira, em que há muitos tomates à venda, ou seja, qualquer acontecimento.

E o que vem depois do conhecimento?

Dando continuidade ao raciocínio lúdico, segue:

• Tomate é fruta, mas não se coloca em salada de frutas = sabedoria

Portanto, vamos dar a devida atenção aos eventos, é de lá que extraímos o que precisamos para dar seguimento ao que nos interessa.

A Pandemia e o legado arquivístico

Já imaginaram o volume de documentos e informações que a pandemia gerou e vem gerando até hoje? São milhares de documentos físicos e digitais, com valores administrativos, fiscais, legais, técnicos, históricos e sobretudo, científicos. Sabemos que as pesquisas não se encerrarão, ainda falta muito a ser descoberto, até porque surgem novas variantes e situações diferentes do vírus a cada tempo, a busca pela verdade continua, é incessante. 

Cientistas, médicos, instituições de pesquisa e saúde, farmacêuticas,  laboratórios estão mobilizados para essa busca e o resultado aparece nos registros documentais, os quais farão parte do arquivo permanente de cada uma dessas entidades produtoras. É como sempre acontece, cada contribuição vai dando margem para novas descobertas, tanto a partir de confirmações como de refutações. Dessa forma o conhecimento avança e ficamos cada vez mais próximos de um resultado seguro e positivo.

Muitos dados isolados ainda serão trabalhados para que sejam transformados em informação e conhecimento. Se há ainda controvérsias a respeito é exatamente porque a coisa ainda está em curso, ainda é novidade, e por isso está sujeita a alterações de posicionamentos, mas tudo em prol de confirmações e verdades. E é nesse ponto que observamos o método científico, contando com o empirismo de Bacon, o racionalismo de Descartes e o falseamento de Popper.

E como os documentos arquivísticos são o resultado das atividades das pessoas e instituicões de forma cumulativa, teremos todo esse legado carregado dos valores citados acima, para contar a história e avançar na Ciência.

Não é a primeira pandemia do planeta, outras cinco grandes pandemias assolaram a humanidade, peste bubônica, cólera, gripe espanhola, gripe suína, varíola, que causaram muitas mortes. 

Que este segundo ano pandêmico seja o início do fim, para que possamos viver e contemplar a vida com saúde. 

Saúde e paz para todos!

O poder de uma boa indexação

Indexação é uma das atividades intelectuais mais importantes no contexto da Arquivologia e da Biblioteconomia, senão, como vamos chegar à informação desejada? Um documento ou uma caixa cheia deles, um artigo de periódico ou um livro inteiro necessitam desse argumento de busca, para que seja possível a recuperação da informação. Neste post vou dar ênfase à Arquivologia.

Trata-se de uma análise documentária, para fins de representação do conteúdo documental, extraindo os principais dados que identificam o documento, representando-o de forma estratégica, junto às demandas dos usuários. 

O processo deve ser feito com objetividade, mas pensando tanto na abordagem genérica, como na específica, para que possa atender às diferentes formas de busca. Por vezes, a busca é por um documento específico, ressaltando, aqui, a característica da unicidade,  em outras situações, o interesse é pelo grupo, enfocando, agora, a descrição coletiva.

Em uma situação de gestão e guarda terceirizada de documentos de diversas empresas, ter os documentos indexados, conforme o contexto e as necessidades de cada uma, é fundamental para se chegar a qualquer informação.

O empresário quando necessita de um documento, é porque deseja a informação arquivística nele contida, e sempre esse desejo é "para ontem", são demandas urgentes para fechar contrato, firmar parceria, fazer uma aquisição, atender um cliente, se livrar de uma multa, dentre tantas outras. 

A Empresa como um todo prescinde do seu arquivo, é lá que estão os registros do passado e do presente, que servirão para a posteridade. Essa é a importância do arquivo, só não vê quem não conhece as funções desse equipamento: reunir/ classificar, recuperar/ informar, controlar/ preservar.