Arquivos e Bibliotecas

As bibliotecas e os arquivos são organismos de informação e documentação que remontam à Antiguidade, quando ainda havia uma indefinição entre ambos. Nesse período histórico têm-se notícias da Biblioteca de Alexandria e da Biblioteca de Pérgamo, do Archeion, local onde se guardavam os papéis do governo (Roma e Grécia) e do Tabularium, situado no Capitólio, onde guardavam leis e documentos judiciais.

Os dois organismos sofreram mudanças de acordo com o período histórico. Na Idade Média as Bibliotecas eram situadas nos mosteiros e os Arquivos eram monásticos. No Renascimento, com a eclosão da classe dos enciclopedistas e da classe erudita em geral, tantos as Bibliotecas como os arquivos ganharam riqueza e organização. Na Idade Moderna surgiram as bibliotecas e os arquivos nacionais e na atualidade a informatização de ambos, disseminando a informação e facilitando a vida dos usuários.

Para Luciana Duranti e Cruz Mundet a gestão e o tratamento dos documentos podem remontar à constituição dos primeiros grupos sociais. Outros como Leopoldo Sandri, dão como origem o início da escrita, mais precisamente a sua difusão e o uso de material de escrita.

Para Pierre Levy a história tem 3 tempos: o tempo em que as pessoas só conversavam, com uma necessidade de contar histórias para que elas se perpetuassem nas gerações vindouras. O tempo da escrita, que mudou consideravelmente a cultura em razão dos processos de emissão e recepção, dando margem à interpretação e crítica textual. A oralidade ainda se prolongou, mesmo depois da escrita, até pouco antes da Renascença em função da necessidade de esclarecer os textos filosóficos, jurídicos e religiosos de difícil compreensão, funcionando como uma espécie de “mídia”. A informática que chega como o terceiro tempo uma tecnologia da inteligência que intensifica a escrita ao tempo em que a torna tão dinâmica e interativa, transformando-a quase num falar, como o que acontece nos chats, groupwares e listas de discussão e redes sociais do ciberespaço.

O fato é que a escrita revolucionou a Humanidade e as bibliotecas e os arquivos são frutos dessa evolução.

Hoje, com as duas ciências bem definidas Arquivologia e Biblioteconomia  e suas respectivas profissões, o posicionamento de cada uma é claro, sendo a principal diferença a forma pela qual as unidades de seu acervo são reunidas. Na Biblioteca essa forma caracteriza-se pela coleção intencional, ou seja, opta-se por obras de acordo com os usuários e finalidade de atendimento. Já nos arquivos existe um acúmulo natural, não intencional, dos documentos gerados pela pessoa (física ou jurídica), no desenvolver de suas atividades, cuja guarda é obrigatória para efeito probatório.

Esses organismos, promotores do conhecimento humano, através das informações neles reunidas e organizadas, sejam publicações em geral ou documentos primários são ambientes que propiciam o desenvolvimento cultural e científico para a sociedade.

E no meio disso tudo estou eu a atuar em ambos. Um lado meu é Arquivo, o outro é Biblioteca, um expediente é Arquivo, o outro é Biblioteca.

Você já desengasgou com espinha de peixe?

E aí? Entendeu a questão colocada no título? Como desengasgar com a espinha de peixe? O normal não seria engasgar com a espinha de peixe?

Seria se não estivéssemos falando do Diagrama de Ishikawa, também conhecido como Diagrama de Causa e Efeito, Diagrama 6M ou Diagrama Espinha-de-peixe.

Existe um problema engasgado na empresa ou em casa, de difícil solução que você deseja resolver? Pois bem, desengasgue com “espinha-de-peixe”, com Ishikawa, o idealizador do Diagrama de Causa e Efeito.

Kaoru Ishikawa, da Universidade de Tóquio, criou o diagrama em 1943, mas somente na década de 60, com a introdução do conceito de Círculo do Controle da Qualidade, no Japão, foi que o diagrama serviu como uma forte ferramenta nos ambientes industriais, para analisar as causas em busca da solução do problema, objetivando sempre a qualidade do produto.

O diagrama ajuda a identificar, categorizar e interrelacionar as causas do problema, de forma sistemática e hierarquizada, facilitando a sua solução. E, quando bem internalizado pela equipe, pode servir para identificar antecipadamente uma oportunidade de melhoria, sem que o problema se inicie.

Para categorizar as causas, podemos usar os 6M (material, método, mão-de-obra, máquina, meio ambiente, medida) e identificar a falha em cada um desses grupos.

Para construir o diagrama, na cabeça do peixe, indicamos o problema (efeito), no corpo do peixe incluímos as espinhas principais (categorias) e nelas as espinhas secundárias (causas) e nestas as terciárias (subcausas). As categorias apenas auxiliam na descoberta, nem sempre todas estarão em evidência, vai depender do problema. Caso uma categoria se apresente como dominante, elabore um diagrama específico e se uma delas aparece de forma repetida nas categorias, isto poderá levar à raiz do problema.

Identifique as causas secundárias que afetam as primárias, depois, as causas terciárias que incidem nas secundárias e assim por diante, faça a leitura de tudo até que se obtenham os detalhes suficientes para solução do problema.

Em casa ou na empresa, convide todos os envolvidos para ajudar na construção do diagrama, utilizando a técnica de tempestade de ideias (Brainstorming), buscando sempre os porquês, até chegar à origem da causa do problema. Depois de construído, a visualização do contexto do problema é nítida e induz a sua solução.

A ordem é desengasgar, resolver!

Publicado originalmente em: http://www.pelosbaresdavida.com.br/ana_luiza.htm

Das tabuletas cuneiformes aos tablets PC's: semelhanças nas diferenças

Há mais de 5.500 anos, o povo sumério que viveu na Mesopotâmia, já se preocupava com os seus registros e os fazia por intermédio de pictogramas, primeiras formas da escrita, que representavam formas de mundo. Registravam-se as necessidades de administração (cobrança de impostos, transações comerciais, heranças, registro de patrimônio, tais como cabeças de gado, medidas de cereais, medidas de terras, etc.), além de receitas, cartas pessoais, rezas, histórias. Esses ícones eram cunhados em tabuletas de argila, daí o nome escrita cuneiforme, em que o objeto gravado expressava uma ideia. E se os registros tivessem o caráter permanente, as tabuletas eram cozidas em fornos, do contrário eram recicladas. Com elas não era mais necessário guardar tudo na memória, o povo conseguia deixar o legado para as gerações futuras e também com elas nasciam as figuras do escriba e do leitor. A informação estava ali, não exigindo a presença de quem as detinha, era só recuperar.

Hoje um tablet é um tipo de PC de mão, de extrema portabilidade, em formato de prancheta eletrônica, com tela tipo touch-screen, ou seja, sensível ao toque, que é o dispositivo de entrada principal para acionar funções, programas, aplicativos, vídeos, livros, fotos e muitos outros registros. É só tocar nos ícones para fazer a interface de operação e o mundo se abrir. Esses dispositivos situam-se entre smartphones e notebook, netbooks, um misto de cada um com algo a mais. É a febre tecnológica da atualidade, que está sendo chamada por especialistas de "quarta tela" e pode ser utilizada para estudo, negócios, entretenimento ou, simplesmente, para se obter informação.

Mas, estamos falando de duas épocas tão distantes, de objetos tão diferentes, de contextos tão diferentes! Onde encontrar semelhanças, quando as diferenças são tão aparentes?

Tabuletas são de argila, de maior espessura, com superfície áspera e são muito pesadas em relação ao seu tamanho. Já os tablets utilizam materiais leves como o alumínio e a tecnologia de silício, têm superfície lisa de cristal líquido, espessura bem fina e são levíssimos.

É que as semelhanças são intrínsecas ao uso, senão vejamos.

Em ambos são efetuados e recuperados registros, os quais interagem com o usuário por intermédio de ícones, que representam alternativas de informação. A guarda desses registros pode ser temporária ou mais prolongada, dependendo da necessidade e eles podem ser acessados a qualquer momento.

Preservados e respeitados os respectivos contextos, amante da história como sou e fazendo a leitura das imagens abaixo, eu diria que os tablets voltaram, que resurgiram de 3.500 anos A.C, evoluiram com uma nova roupagem e performance, para a alegria de todos nós, que amamos tecnologia, portabilidade, comodidade e, sobretudo, informação.

Bibliotecário de referência, quem não é?

Atire a primeira pedra, quem de nós, bibliotecários, não fica impaciente, com a sensação de dever não cumprido, por não corresponder a uma necessidade de informação de seus usuários.

É por essa razão que buscamos a resposta seja onde for, esteja ela onde estiver, mesmo que seja só um encaminhamento, uma indicação externa, um link, uma dica. É a biblioteca sem paredes, buscando informação na rede, por intermédio de outras bibliotecas, de outros bibliotecários e até de outros profissionais, tudo em função e em prol do usuário, centro do problema em questão. Eu diria, é a conspiração para o bem.

Por isso considero que, na sua essência, todo bibliotecário, é bibliotecário de referência.

É claro que, nas grandes bibliotecas, há a necessidade de manter o serviço com nome próprio e com equipe específica, daí estamos falando de algo que ganhou corpo e dimensão − o Serviço de Referência e, para atuar neste, os Bibliotecários de Referência.

Mas, afinal, o que é essa referência de que falamos?

Para qualquer dicionário, referência é o ato de referir ou consultar; narração ou relação de algo; aquilo que se refere; sinal ou indicação que remete o leitor a outra fonte; fonte de informação ao qual o leitor é remetido; obra em formato de dicionário ou enciclopédia, que contém fatos e informações úteis.

O assunto nos compêndios biblioteconômicos é bem mais antigo e complexo do que as definições acima, já sintetizadas na atualidade, remonta ao século IX, quando Samuel Sweett Green, em 1876, fez a primeira proposta explícita de um programa de assistência pessoal aos leitores, diferentemente da ajuda ocasional − o Serviço de Referência. E aí vierem outros estudiosos e teóricos da área que só contribuíram e ampliaram o conceito, tornando-o discutido na literatura, até os dias de hoje, isto porque agora, além do serviço presencial (face a face) temos a versão virtual, em que, por sua vez, estão em jogo outros conceitos.

Mas, o auxílio que o usuário precisa vai além da própria obra de referência, permeando todo um complexo de atendimento até o resultado da busca final. Portanto, é constituído da atividade fim resultante dos outros serviços realizados pela biblioteca (registro, catalogação, classificação, indexação), com o objetivo de atender as demandas informacionais dos usuários.

Conforme Grogan (1) , hoje exercemos o serviço de referência em seu sentido mais amplo, pois, o bibliotecário de referência, tanto cumpre as funções informacionais, como as funções instrucionais, educando o usuário a utilizar melhor os serviços da Biblioteca, principalmente a recuperarem a informação da qual necessitam. O processo ocorre em duas grandes etapas: análise da natureza do problema e localização das respostas e o autor definiu oito passos para esse processo:

1 O problema

É o momento em que o usuário sente necessidade de buscar alguém da biblioteca que o auxilie;

2 A necessidade de informação

É o que o usuário necessita, no entanto, isso em algumas vezes não está muito definido;

3 A questão inicial

É a busca do usuário pela informação, são as indagações que ele faz, na tentativa de recuperá-la;

4 A questão negociada

É o momento que o bibliotecário recebe do usuário suas questões;

5 A estratégia de busca

É o momento da intervenção do bibliotecário, quando ele faz a análise da necessidade do usuário e transcodifica para o sistema de linguagem do acervo, selecionando e localizando as fontes adequadas;

6 O processo de busca

É a procura das questões do usuário junto ao acervo, agora já adaptadas ao contexto;

7 A resposta

É o resultado da busca, que pode ser já a solução do problema se satisfazer à necessidade do usuário apresentada no início do processo;

8 A Solução

É a resposta sem qualquer dúvida para atender ao usuário e, se há dúvida, o processo se reinicia.

As tecnologias da informação estão aí, prontas para serem utilizadas e dar o aporte necessário para a eficácia e eficiência de qualquer serviço de referência e informação. Se nós bibliotecários, não nos sentimos bibliotecários de referência, é hora de correr atrás do prejuízo e ver o que está faltando em nossa formação (conhecimentos, habilidades e atitudes – CHA), pois, na nossa essência, devemos todos ser bibliotecário de referência enquanto atuamos, para que sejamos também uma referência de bibliotecário.

Entendeu o contexto da mensagem? Fez a leitura correta dos dois momentos, o primeiro genérico e amplo e o segundo específico e diretivo?

(1) GROGAN, Denis. A prática do serviço de referência. Brasília, DF: Briquet de Lemos, 2001.