Compreendendo a gestão documental

Trago para esse espaço de Leitura e Contexto a nova postagem de minha autoria no blog da Mrh Arquivos.

A gestão documental se inicia muito antes do contato direto com o documento. Confira aqui! Compreendendo a gestão documental.

5W2H aplicado à gestão documental

Gosto muito da ferramenta 5W2H. Apesar de usá-la em treinamentos internos, em projetos, em planos de ação nas empresas em que trabalho e também no dia a dia da vida pessoal, nesta, às vezes, quase sem perceber, não conhecia ainda a fundo a sua origem. Então, fui buscar informação a respeito.

Nasceu no "chão de fábrica". Ela surgiu dentro do Sistema Toyota de Produção, no Japão, durante a reconstrução industrial do pós-Segunda Guerra Mundial (meados da década de 1950 e 1960), afinal, o país tinha se erguer. Originalmente, ele foi criado para ser um checklist de gestão da qualidade.

Diferente de hoje, que usamos para planejar quase tudo, a intenção original da Toyota era eliminar a ambiguidade. Em uma linha de montagem, as ordens não poderiam ser vagas. Por exemplo, uma ordem como "melhorar a peça", era preciso dizer quem faria, como faria e por que, quando, qual peça. Além disso, tinha que haver a padronização, garantir que qualquer operário, em qualquer turno, entendesse exatamente o processo de fabricação ou a correção de um defeito.

A ferramenta também servia para apoiar a "melhoria contínua". Se algo dava errado, o 5W2H ajudava a traçar um plano de ação imediato para que o erro não se repetisse.

Mas, por que essa ferramenta se tornou tão famosa?

Antes do 5W2H, os planos de ação eram frequentemente textos longos e confusos. Os engenheiros japoneses perceberam que, respondendo a essas perguntas o problema teria um plano para solução.

No início, era apenas 5W1H. O segundo "H" (How Much / Quanto custa) foi adicionado posteriormente, quando as empresas perceberam que não adiantava ter um plano perfeito se ele não coubesse no orçamento.

Com o sucesso, foi sendo aplicado universalmente, de forma que o 5W2H é uma das ferramentas mais versáteis para a gestão, ela pode ser usada para elaboração de planos de ação nos mais diversos segmentos e e situações.

Pegando esse gancho, analisei a ferramenta e percebi que pode ser usada na gestão documental, não como um plano de ação comum, mas como um framework, para organizar o caos documental, seja ele físico ou digital, claro, sem esquecer as premissas necessárias.

Trazendo, então, para a realidade arquivística, ressignifiquei cada letra do famoso acrônimo, conforme a seguir. 

🎯What (O que?) 

O primeiro W é o objeto. O que vamos trabalhar? Quais documentos? Precisamos classificá-los e padronizar a descrição para identificá-los corretamente e ser possível a sua localização na hora da busca.

👉🏻Who (Quem?)

Este segundo W é a proveniência do arquivo. Quem é o produtor/receptor dos documentos desse fundo? É necessário conhecer a estrutura organizacional, as funções, as atividades exercidas por completo, pois são elas que acumulam os documentos. 

🎯Why (por que?)

O terceiro W é a justificativa. É necessário conhecer a finalidade de cada documento que compõe o arquivo, isso, juntamente com o W anterior ajuda muito na definição da estrutura do arquivo, para possibilitar a construção dos instrumentos arquivísticos.

⏳When (Quando?)

O quarto W se refere à Temporalidade (Tabela de Temporalidade Documental - TTD). Por quanto tempo cada documento ou conjunto documental deve ficar no arquivo corrente (uso frequente), no arquivo intermediário (uso esporádico)? Quando deve ser eliminado ou guardado permanentemente? As informações desse W juntadas às anteriores ajudam na construção da TTD.

📍Where (Onde?)

O quinto e último W é a localização, não é apenas onde o arquivo está, mas onde ele deverá estar de acordo com sua fase de vida, ou seja, respeitando o ciclo documental: onde deve estar na idade corrente, na idade intermediária e na permanente? E ainda, onde fazer o descarte quando chegar o tempo certo?

🗂️How (Como?)

Esse primeiro H se refere a como será o arranjo (estrutura), já conhecida antes, como se dará a organização (o todo) e como será a indexação (o refinamento). Associando ele a todas as demais informações já conhecidas e definidas nos cinco Ws, conseguimos "colocar a mão na massa", ou seja, executar as tarefas operacionais.

🗄️How Much (Quanto?)

Aqui, no segundo H e última letra do acrônimo, avaliamos o custo nos aspectos abaixo especificados, que terminam incidindo no aspecto financeiro, tradicional da ferramenta:

• linearidade (quantos metros lineares de documentos existem?);
• ​unidades (qual a quantidade de caixas-arquivo, pastas ou itens individuais?);
• digital (quantos terabytes (TB) ou gigabytes (GB) de dados serão gerados ou migrados?).

Imagem de IA adaptada

 Geração a partir dos principais tópicos do texto

A aplicação dessa ferramenta possibilita que a gestão de documentos tenha início correto e possa ter continuidade, afinal, ela é dinâmica, tal qual o funcionamento de uma organização, seja ela pública ou privada.

A Função estratégica dos arquivos

Uma postagem muito consciente e verdadeira do arquivista Marcio Oliveira no LinkedIn, intitulada "Arquivologia: a profissão que não se sonha, se descobre", traz, no último parágrafo, o resumo de tudo. Gostei tanto, que transcrevo abaixo, me motivando a fazer esta postagem.

"Quando o arquivo é tratado apenas como espaço físico, e não como função estratégica, o prejuízo não é apenas documental, é institucional."(Márcio Oliveira)

Mas, o que seria essa função estratégica?

É exatamente o papel que o arquivo exerce como instrumento de gestão, apoiando as atividades administrativas, operacionais e estratégicas da empresa. 

O arquivo organiza, controla, preserva e disponibiliza informações confiáveis, no momento certo, para as pessoas certas. Portanto, ela está diretamente ligada à tomada de decisão, à eficiência organizacional, à segurança jurídica e à preservação da memória institucional.

Em outras palavras, podemos dizer que: 

📂 arquivo bem gerido = informação acessível + decisão qualificada.

Agora, analisando os pontos focais, é necessário:

🤔reduzir decisões baseadas apenas em suposições;

👉 entender que sem arquivo organizado, a empresa decide “no escuro”;

⚖️ fazer com que o arquivo funcione como escudo jurídico da empresa.

Com isso, temos:

📈 menos caos informacional e mais produtividade;

🧠 o arquivo preservando a memória da organização.

Mas ainda é importante ressaltar que:

📌 arquivo não é custo, é investimento que se justifica.

📌 arquivo não é passado, é estratégia para o presente e futuro.

Portanto, engana-se quem pensa que um arquivo é apenas um "depósito", ele é o alicerce de uma instituição. Com ele bem gerido contamos com:

• ​base arquivística: Os dados preservados que sustentam toda a estrutura.
• ​inteligência estratégica: A transformação de documentos e dados em conhecimento para a tomada de decisão.
• ​visão de futuro: O uso do passado e do presente para projetar o crescimento e a inovação.

A função estratégica do arquivo se concretiza quando ele deixa de ser visto como um setor “fim de linha” e passa a ser reconhecido como um ativo informacional essencial ao negócio.

Um milhão de caixas de arquivos

Estava no nosso planejamento estratégico atingir um milhão de caixas de documentos arquivísticos até dezembro de 2025. E a meta foi atingida ainda em outubro. 

1.000.000 de caixas de 260 clientes guardadas, endereçadas, gerenciadas e sobretudo indexadas. Qualquer documento nelas existente pode ser localizado de imediato, conforme a solicitação do cliente. 

Uma equipe envolvida e comprometida com a gestão documental, desde a venda, passando pelas questões técnicas que eu respondo, dando apoio a equipe de processamento, até a internalização das caixas na estanteria dos armazéns, para atender com prontidão as solicitações dos nossos clientes, respondendo com maestria a todos os requisitos da Arquivologia, da ISO 9001e da LGPD.

Um milhão de contratos, de notas fiscais, de folhas de pagamento, de atestados de saúde, de movimentos de caixa, de prontuarios médicos, de plantas de projetos, de atas de reuniões, de balanços patrimoniais, de tantos outros documentos, que representam a história das empresas, foram confiados pelos clientes à Mrh Arquivos.

Com orgulho de tudo isso, todos que já vestem diariamente a camisa da Mrh, respondendo às demandas, vestiram literalmente a camisa do milhão, para comemorar essa grande conquista da Mrh Arquivos.

Acesse a matéria Mrh que escrevi sobre essa conquista no blog da Mrh Arquivos: UM MILHÃO DE CAIXAS GUARDADAS!

O Ciclo de vida dos documentos

Os documentos têm vida, eles podem ter vida até a terceira idade, no entanto, alguns já morrem na primeira, outros chegam até a segunda (maioria), mas não alcançam a terceira, e há aqueles que chegam à terceira e lá permanecem. Entenda o porquê de tudo isso, acessando o e-book "O Ciclo de vida dos documentos", que elaborei para o site da Mrh Arquivos.

Uso indevido da expressão “Arquivo Morto”

No cotidiano das empresas, instituições e entre gestores leigos é muito comum ouvir a expressão “arquivo morto”, para se referir a documentos que não estão em uso frequente. 

Há nessas organizações até espaços destinados ao arquivo com placas na porta que indicam essa expressão. Também há indústrias que ainda fabricam caixas com a expressão estampada, que são comercializadas no mercado e inseridas nos diversos arquivos, reforçando ainda mais essa ideia errônea.

E com certeza as pessoas que lidam com a documentação dessas empresas não são profissionais  da área, com formação e capacidade específicas para dar a devida atenção e gestão junto aos arquivos.

Apesar de ser ainda muito difundido, esse termo é tecnicamente incorreto e pode induzir a interpretações equivocadas sobre a função e o valor dos arquivos. 

A denominação “arquivo morto” sugere que os documentos armazenados perderam sua importância, como se estivessem inutilizados ou obsoletos, assim como se todas as informações neles contidas de nada mais valessem. No entanto, do ponto de vista arquivístico, os documentos que não são mais utilizados rotineiramente, mas que ainda possuem valor legal, administrativo, fiscal, histórico ou informativo, fazem parte da fase intermediária ou permanente do ciclo de vida documental. Eles devem ser mantidos de forma organizada, acessível e segura, pois podem ser requeridos a qualquer momento por motivo legal, informativo ou para a reconstrução da memória institucional. 

O uso do termo “arquivo morto” revela, além de uma imprecisão técnica, uma visão reducionista e errônea sobre a gestão documental. Essa visão pode levar ao descuido com a guarda e gestão adequadas dos documentos, comprometendo sua recuperação futura e até mesmo sua integridade. 

O correto é referir-se a esses documentos como arquivo intermediário (quando aguardam prazos legais de guarda ou avaliação) ou arquivo permanente (quando são preservados por seu valor histórico ou probatório). Substituir o termo equivocado é um passo importante para valorizar a gestão documental e garantir que as práticas arquivísticas sejam compreendidas e respeitadas. 

Portanto, é essencial promover a conscientização sobre a terminologia correta, contribuindo para uma cultura institucional mais responsável e alinhada às boas práticas da Arquivologia. Afinal, documento nenhum está “morto” enquanto puder cumprir uma função, seja legal, administrativa, histórica ou social. 

Sabemos que na falta da informação arquivística na hora desejada sempre leva os gestores das organizações a buscarem corrigir essa lacuna de não ter os arquivos organizados e gerenciados como define a Arquivologia, sejam eles físicos ou digitais. Cabe aos profissionais da área difundir o conceito correto e a esses gestores se anteverem a essa situação caótica contratando arquivistas para solução do problema.

Arquivos importam! E muito...

Chegou mais um Dia Internacional dos Arquivos. Oportunidade para ressaltar a importância deles, dos mais históricos e tradicionais aos mais modernos e tecnológicos, dos pessoais e privados aos institucionais e públicos.

Vamos elencar a seguir, tudo que está por trás dos arquivos e o que eles podem entregar de resultado. Isso, caso estejam organizados e sendo geridos conforme os princípios e teorias da Arquivologia e ações promissoras de gestão.  

Aumento da eficiência e produtividade

• Redução do tempo gasto na busca por documentos.
• Facilita o acesso rápido à informação correta.
• Evita a duplicação de tarefas por falta de dados acessíveis.

Com os arquivos organizados e acessíveis conseguimos cumprir as entregas dentro do prazo e com qualidade utilizando as informações arquivísticas.

Melhoria na segurança da informação

• Proteção contra perdas, extravios e acessos indevidos.
• Definição clara de níveis de acesso.
• Garantia da integridade e autenticidade dos documentos. 

Com os arquivos organizados e protegidos garantimos o sigilo a segurança e o cumprimento à LGPD.

Conformidade legal e regulatória

• Cumprimento de prazos legais de guarda.
• Facilidade para auditorias e fiscalizações.
• Evita sanções, multas e problemas jurídicos.

Com os arquivos organizados e em dia podemos cumprir qualquer exigência dos órgãos fiscalizadores e regulatórios e ainda atender a qualquer demanda legal.

Redução de custos

• Menor necessidade de espaço físico ou digital com a eliminação de documentos desnecessários.
• Otimização de recursos humanos e materiais.
• Prevenção de retrabalho.

Com os arquivos organizados e racionalizados conseguimos reduzir os custos, fazendo mais com menos, que é fundamental para a manutenção no mercado atual.

Preservação da memória institucional

• Conservação de documentos históricos e estratégicos.
• Valorização do patrimônio informacional.
• Apoio à tomada de decisões com base em dados consolidados.

Com os arquivos organizados e mantidos íntegros conseguimos preservar a memória da instituição, deixando um legado para as futuras gestões e para a sociedade.

Sustentabilidade 

• Diminuição do uso de papel e materiais físicos.
• Incentivo à digitalização e ao descarte consciente.
• Redução do impacto ambiental da produção documental.

Com os arquivos organizados e digitalizados e aderindo ao nato digital, conseguimos melhorar e agilizar as rotinas internas, além de  trabalhar em prol do planeta.

Por tudo isso e muito mais...

Arquivos importam! E muito...

Ganhos da gestão documental

A gestão documental traz diversos ganhos para as empresas, dentre eles podemos citar: aumento da eficiência operacional, redução de custos, melhor segurança, maior conformidade, acesso remoto com possibilidade de colaboração e ainda pode promover a inovação. Com certeza, nos dias atuais, não dá para dispensar tudo isso.

Postagem original no LinkedIn

O ano se encerrando... E os arquivos?

 

Em "O fechamento do ano e a geração de novos documentos", postado em 11/12/2024 no blog da Mrh Arquivos, ressaltamos a importância de organizar a documentação existente e preparar a gestão eficiente dos documentos que serão gerados no ano seguinte.

Todo cuidado é pouco, porque os documentos gerados/recebidos em dezembro têm apenas um mês, e a tendência das pessoas menos avisadas é de tratar de eliminá-los logo em janeiro, só porque virou o ano. Temos que atentar para o ciclo de vida dos documentos, que se fundamenta na teoria das três idades: arquivo corrente, intermediário e permanente. Muita calma nessa hora, eliminar documentos indiscriminadamente compromete os interesses da instituição e pode causar prejuízos incalculáveis.

O momento é de avaliar e verificar a documentação que já cumpriu o prazo estabelecido na Tabela de Temporalidade Documental, para que seja encaminhada ao descarte, preservando aquela que ainda não cumpriu. Essa é a missão da Comissão de Avaliação de Documentos (CPAD), conforme estabelece o Arquivo Nacional

Documentos: importante saber disso!

Conheça as razões para guardar e gerenciar documentos. A Mrh explica.

Leia a postagem no blog da Mrh Arquivos: Por que guardamos e gerenciamos documentos?

O Caos documental

Os documentos subiram à cabeça? Sabe que existem, mas não consegue localizá-los? O que fazer com o caos documental?

Depois de instaurado o caos documental, só resta fazer a gestão, o que deveria ter sido feito antes de chegar nessa situação. Mas, nunca é tarde para uma ação dessa natureza, aliás, é  imprescindível, para manter a ordem, o controle e a acesso. É preciso fazer a gestão, desde o nascimento do documento até a sua destinação final.

E por onde começar? 

Antes de colocar a mão na massa propriamente dita, ou seja, antevendo a organização física dos documentos, há de se elaborar os instrumentos arquivísticos necessarios para a gestão: o Plano de Classificação de Documemtos (PCD) e a Yabela de Temporalidade Documental (TTD).

Ambos os instrumentos irão nortear os trabalhos, definindo uma estrutura, atribuindo classificação e temporalidades para os documentos, conforme o contexto e proveniência.

Depois de elaborados e validados, deve-se iniciar com a seleção, pois no meio da massa documental acumulada sempre há itens que não se caracterizam como documentos de arquivo.

Feita essa seleção, aplicam-se os critérios estabelecidos no PCD e na TTD junto à documentação selecionada. Cada documento será classificado e vinculado à sua área com a aplicação de suas temporalidades.

Dessa forma, o caos é exterminado e a gestão é implantada, cabendo a manutenção de tudo, para se evitar novo caos.

Todo dia se aprende mais elaborando TTD

No trabalho que executo há mais de 25 anos, sendo os primeiros destes como empresária e consultora e a maioria deles como responsável técnica em uma empresa de guarda e gestão de documentos e informações, tenho a oportunidade de aprender todo dia, de conhecer novas atividades e, por consequência, novos documentos.

É que na gestão documental, para se construir o instrumento arquivístico denominado Tabela de Temporalidade Documental-TTD, é necessário conhecer essas atividades, o fluxo que elas cumprem e os documentos que elas geram nessa trajetória. 

Para conhecer essas atividades, nada melhor que mergulhar no universo da empresa e para isso é imprescindível entrevistar cada gestor de área, seja aquela que é responsável pelas atividades-meio ou pelas atividades-fim.

Uma vez tendo a oportunidade desse contato, fazendo durante ele as perguntas-chave, é possível entender e compreender o fluxo das atividades e dos seus respectivos documentos. O próximo passo é montar a estrutura do arquivo, compreendendo empresa/instituição - área/atividade e conjunto documental/documento.

São muitos dados e informações que são coletados no cumprimento dessa rotina de elaborar a TTD, os quais devem ser organizados e tabulados para composição desse instrumento. Por vezes, as atividades e seus respectivos documentos são novidades, ou seja, não são conhecidos. É aí que a oportunidade de aprender mais acontece. É necessário pesquisar a atividade em si, o documento e a legislação que o permeia (se ela existir), para ser possível a execução do trabalho.

Posso citar alguns exemplos de documentos que tive a oportunidade de conhecer e trabalhar, ampliando meus conhecimentos:

• em uma construtora / imobiliária, saber que uma "obra afetada" é aquela que está coberta pelas leis 4.591/1964 e 10.931/2004, estabelecendo que o incorporador constitua patrimônio de afetação, ou seja, que bens e direitos vinculados à incorporação sejam apartados no seu patrimônio geral, destinando-os exclusivamente à construção do empreendimento. Portanto, é um regime tributário que traz segurança jurídica para o comprador, porque o patrimônio da obra fica separado do patrimônio da incorporadora. Portanto, ao comercializar as unidades imobiliárias, gera-se o "contrato de obra afetada".
• em uma agência marítima, aprender que "armador" é a empresa proprietária de navio, ou que mantém sociedade ou ainda que freta o navio, equipando-o e faz a sua manutenção para exploração comercial. Ele executa toda operação e transporte de cargas entre os portos, atuando com a agência marítima e com o importador e o exportador. Essas agências mantêm o "dossiê do armador", conjunto documental que contém todas as informações desse agente.
• em um hospital, saber que "autoclave" é um aparelho do tipo tanque hermeticamente fechado, usado em processos químicos, que esteriliza artigos médico e hospitalares por meio do calor úmido sob pressão. Com as paredes grossas dentro de sua câmara, a alta pressão pode ser mantida, com aplicação de temperatura elevada, tornando o processo de esterilização mais eficaz. Nos hospitais existe o documento denominado "monitoramento de autoclave".
• em um escritório de advocacia, entender que "advocacia de partido" é a prestação ampla de assessoria jurídica diante o pagamento de um valor fixo mensal determinado, que cobre tudo que uma empresa ou pessoa física necessite de suporte jurídico. Esses escritórios geram o "contrato de advocacia de partido".

A lista poderia ser bem grande com outros documentos bem peculiares, mas esses que mencionei são bastante representativos como evidências para essa postagem, mostrando que nessa atividade que exerço, todo dia eu aprendo mais.

E você, conhecia esses termos, esses documentos?

Minhas andanças me levam longe

Dentre inúmeras empresas e instituições para as quais elaborei a tabela de temporalidade documental pela Mrh Arquivos, cujo número já passou de duas centenas, eis que agora estou conhecendo todas as unidades da Polícia Militar do Ceará, para construção desse instrumento arquivistico.

Estou sendo acompanhada pela Tenente Simone, que agenda as visitas/entrevistas e vai abrindo os caminhos para a realização desse feito. A Tenente é  responsável pelo Núcleo de Arquivo e Memorial Histórico, além de fazer parte da Comissão Permanente para Avaliação de Documentos de Arquivo-CPADA, da PMCE.

Para desenvolver esse trabalho, são necessárias muitas visitas por conta das várias unidades espalhadas pela cidade e pela própria natureza do processo. É fundamental entender o fluxo de atividades, que culmina nos registros documentais.

A visita objeto dessa postagem é do Regimento de Polícia Montada-RPMONT, realizada em 07 de fevereiro, quando pude observar os dossiês dos semoventes, cada um identificado pelo nome, raça, data do nascimento e pelagem. Nessa visita, fiquei sabendo que a Polícia Militar do Ceará não compra mais cavalos, todos nascem nas instalações do próprio Regimento para servir à PMCE. Esses animais são também utilizados em projetos sociais desenvolvidos na unidade para a comunidade.

Cada visita é uma gama de aprendizado, conhecendo novas rotinas, novas atividades, e claro, novos documentos.

Tive a oportunidade de fazer esses registros fotográficos do hall do Regimento, autorizados pelo superior que nos acompanhou.

A Importância da Tabela de Temporalidade Documental para os arquivos

Sem dúvida, além do plano de arquivo, o principal documento a ser utilizado em um projeto de Gestão documental e de informação é a Tabela de Temporalidade Documental-TTD, pois apresenta as tipologias, estabelece os prazos de guarda e indica a proveniência dos documentos, dentre outras informações. Auxiliando a TTD, podemos também lançar mão do organograma da empresa e dos fluxogramas das atividades, para conhecer quando, porque e por quem cada documento é produzido e/ou recebido. 

A TTD é o instrumento de arquivo que gerencia o fluxo documental, pois estabelece os prazos de guarda, ou seja, as temporalidades dos documentos, com isso, tem-se a destinação final. Com a sua aplicabilidade há critério para guarda e eliminação de documentos, por essa razão deve ser validade pela autoridade competente da empresa. Além disso, tendo em vista a dinamicidade das atividades da empresa, bem como da legislação, deve-se mantê-la sempre atualizada. 

A elaboração de uma TTD é algo complexo, porque é necessário entender a geração dos documentos no seu contexto original, para tanto, é fundamental conversar com os gestores de área, além de ser imprescindível contextualizar cada documento ou conjunto documental. 

Não há um modelo padrão de TTD para ser aplicado em todas as empresas, nem mesmo quando nos referimos às atividades meio. Cada empresa é uma realidade, uma cultura, gerando contextos diferentes para cada documento de arquivo, por isso cada projeto é único e deve se individualizado. 

Dada a complexidade que se reveste a elaboração da TTD, é fundamental que um profissional da área, um técnico, esteja à frente na condução dos trabalhos, contando com a participação dos gestores das atividades, de profissionais de áreas afins e de áreas específicas, quando requisitados. 

A melhor maneira de organizar e compor a TTD é utilizando um software específico, no entanto, na falta dele, a planilha eletrônica é a melhor solução, pois podemos aplicar filtros e tabela dinâmica, classificar, elaborar cálculos, dentre outros recursos. 

Todo projeto de GDI deve contar com a elaboração da TTD, ela é condição sine qua non para que o resultado seja positivo. Uma vez conhecida a documentação e aplicada a gestão documental com a TTD, o projeto fluirá com facilidade.

Texto elaborado para atender a uma pesquisa efetuada pela Bibliotecária Maralyza Pinheiro, em junho/2020.

Quando o gestor cai na real e reconhece: "tenho que trabalhar meus arquivos"

Não é raro ainda nos dias de hoje, em relação aos arquivos empresariais, ouvirmos grandes gestores falando em "arquivo morto" ou tratando-o como depósito, lugar sem vida, sem ordem e sem gestão. 

Também não é incomum, o gestor se ver mergulhado em documentos, sem conseguir encontrar o que deseja, tanto, pela falta de organização em si, como pela ausência de uma gestão integrada, de padrão de acessibilidade, de controle. Eliminando e/ou conservando o que não deve, ainda mais sem controle. Um caos!

Mas esse entendimento e essa situação, com certeza, só prevalecerão até o dia em que necessite de uma informação presente nas entrelinhas de um documento ou do próprio documento, para servir de prova, que, por sua vez, se encontram nos arquivos. 

Quando ocorre essa necessidade, o gestor cai na real e promove a exclamação:  "tenho que trabalhar meus arquivos" E eu diria, "antes tarde do que nunca!" 

Mas, para falar de arquivo e tomar alguma atitude diante do caos documental instaurado, há de se falar antes de gestão documental, pois, quando não se faz a gestão, os arquivos, realmente, viram depósitos de grande massa documental, sem gerência e sem controle, fadados à deterioração, à perda, ao extravio, representando sérios prejuízos.

Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. (Art. 3º, da Lei 8.159/1991).

A consciência está em saber que os documentos registram a vida da empresa, de seus empregados, dos seus clientes e acionistas, por isso é bom agir, tendo em mente:

• Uma empresa pode se livrar de pagar uma multa se tiver a comprovação (imposto pago); 
• O destino de uma empresa pode estar em um documento (contrato de parceria firmado); 
• A vida de uma pessoa pode estar em um documento (prontuário médico); 
• O futuro de uma pessoa (aposentadoria) pode estar em um documento (comprovante de tempo de serviço).  

Depois dessa tomada de decisão, de promover alguma ação em prol dos arquivos, é só traçar o caminho das ações e os resultados serão positivos. Informação certa, na hora certa!

Os documentos registram operações, ações, projetos, negócios, pagamentos, etc., por isso, devem ser autênticos e íntegros, para que possam servir de prova documental. A falta de um documento para servir de prova documental, compromete os interesses da empresa e dos cidadãos, podendo causar prejuízos incalculáveis.

Gestão disso, gestão daquilo, por que não a Gestão Documental?

Gestão de recursos humanos, gestão financeira, gestão de recursos materiais, gestão de recursos tecnológicos, gestão disso, gestão daquilo, são tantas as necessidades de gestão! 

Todas bem faladas, bem tratadas, bem discutidas no contexto empresarial, mas, e a gestão documental? 

São poucas aquelas empresas que se preocupam com ela, apesar de ser fundamental para a tomada de decisão, solução de problemas informacionais e fechamento de negócios. Esquecida ou relegada a uma plano inferior, por muitas vezes, só é considerada quando o caos documental está instaurado, levando a prejuízos incalculáveis e irreparáveis.

Antes que isso aconteça, nesse Dia Internacional dos Arquivos, tomamos a gestão documental para evidenciá-la como condição sine qua non, para que os arquivos possam cumprir seu papel, servindo à administração e à história, nas esferas social, política e econômica, disponibilizando o documento e a informação arquivística a quem deles necessitem. 

A gestão documental evita o acúmulo desordenado de documentos, proporciona o controle, a padronização e o acesso aos documentos. Mas, qual o caminho a ser tomado para se ter a gestão documental? 

O caminho é um tanto longo, mas não impossível de ser percorrido, para execução de cada etapa e conquista de resultados positivos. 

A princípio, podemos iniciar com a definição, conforme Art. 3º, da Lei 8.159/1991: 

Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Depois, nos conscientizando da necessidade de constituição da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, conforme Art. 18, da Lei 8.159/1991, que apesar de estabelecer literalmente para os órgãos da Administração Pública Federal, recomenda, indiretamente, o mesmo para os arquivos privados: 

Art. 18. Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída comissão permanente de avaliação de documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor. 

Mais adiante, entramos no mister da questão, para tanto, resumimos algumas indagações necessárias de serem discutidas e articuladas durante esse processo:

• Que espécie de documento é esse? 
• Qual é a sua tipologia? 
• Qual é a sua finalidade? 
• A qual atividades/área ele pertence. Quem o produziu?
• Quantos volumes/metros lineares são produzidos desse documento por um determinado tempo?
• Quantas vias tem esse documento? 
• O documento é físico ou eletrônico? 
• Quais os elementos que o identificam de forma objetiva (indexação)? 
• Quanto tempo de guarda (temporalidade) é necessário no arquivo corrente? 
• Quanto tempo de guarda (temporalidade) é necessário no arquivo intermediário?
• Qual é a sua destinação depois desses prazos? 
• Qual o nível e incidência de acesso a esse documento?
• Qual o valor que se reveste esse documento?

Concluída essa etapa, é possível termos uma visão geral e detalhada sobre a documentação gerada/recebida por cada unidade produtora, para seguirmos adiante com outras questões da esfera arquivística.

Gestão documental, a única saída para o sucesso empresarial!

No limite dos dois extremos: "arquivar no lixo" ou "guardar para sempre".

Deparamo-nos ainda com essa realidade nas empresas, se de um lado há os extremistas com ojeriza a documentos, que tendem a eliminar tudo, indiscriminadamente, temos do lado oposto os que são por demais precavidos e receosos, que tudo guardam, gerando uma massa documental infindável. 

Para aqueles o fim do ano é justificativa suficiente para eliminar o arquivo do ano que passou e iniciar o ano com os armários vazios, prontos para acolher a nova documentação orgânica a ser gerada/recebida. Não se atentam que a documentação de dezembro do ano que findou ainda não fez um mês.

Para os exagerados por segurança, conclui-se que o são para provar o que fizeram na administração, mesmo que o fato já seja desprovido de valor fiscal/legal. Nada como a aplicação do bom senso, a leitura correta dos documentos para concepção de uma boa tabela de temporalidade para conduzir a destinação desses documentos, a maioria deles não legisláveis, ou seja, não possuem legislação específica nem correlata para indicar objetivamente o tempo de guarda.

Nem "arquivar no lixo" nem "guardar para sempre", obrigatoriamente. Há um meio termo, há o equilíbrio, há a construção da Tabela de Temporalidade, que se bem elaborada, validada, aplicada e sempre revisada, respeitando o contexto orgânico, resulta no controle da massa documental, com o descarte consciente e formal e com a guarda do que tem que ser preservado pelo tempo necessário.

Na sua empresa já foi elaborada a Tabela de Temporalidade? Contrate o profissional da área que ele tem competência para fazê-lo e a empresa só tem a ganhar.