Documentos: importante saber disso!

Conheça as razões para guardar e gerenciar documentos. A Mrh explica.

Leia a postagem no blog da Mrh Arquivos: Por que guardamos e gerenciamos documentos?

Os arquivos pessoais e o leão do IR

Março ainda não acabou e o leão do Imposto de Renda já ronda a cabeça dos contribuintes e contadores.

E o que isso tem a ver com os arquivos? Eu respondo: Tudo e mais alguma coisa, afinal os documentos de arquivo pessoal, especificamente os registros detalhados dos valores recebidos e gastos, são instrumentos comprobatórios que ajudam a preencher a declaração do IR e devem ficar à disposição do fisco por cinco anos (Decreto nº 9.580, de 22/11/2018). 

Os contribuintes são obrigados a relatar sua renda ao governo para fins de imposto e isso requer manter registros de fontes de renda, como declaração de rendimentos, honorários, lucros de investimentos, recibo de aluguéis, entre outros são essenciais para comprovação.

Por outro lado, os contribuintes podem ter direito a deduções fiscais e créditos tributários que reduzem a carga tributária. No entanto, para reivindicar essas deduções e créditos, eles geralmente precisam fornecer documentação de despesas específicas. Isso pode incluir recibos médicos, recibos de despesas educacionais, comprovantes de doações para instituições de caridade e outros documentos que sustentam as deduções, conforme estabelecido na legislação.

Portanto, os contribuintes devem preparar seus documentos comprobatórios de forma minuciosa antes de apresentar sua declaração de imposto de renda. Esses documentos servem como evidência concreta de suas transações financeiras, renda e despesas.

Ter os arquivos pessoais organizados, sejam eles físicos ou digitais, facilita o preenchimento da declaração do imposto de renda, permitindo que os contribuintes demonstrem sua conformidade com as leis fiscais.

Imagem gerada por IA

Não caia na malha fina do leão! Organize-se! Cuide do seu arquivo pessoal.

Minhas andanças me levam longe

Dentre inúmeras empresas e instituições para as quais elaborei a tabela de temporalidade documental pela Mrh Arquivos, cujo número já passou de duas centenas, eis que agora estou conhecendo todas as unidades da Polícia Militar do Ceará, para construção desse instrumento arquivistico.

Estou sendo acompanhada pela Tenente Simone, que agenda as visitas/entrevistas e vai abrindo os caminhos para a realização desse feito. A Tenente é  responsável pelo Núcleo de Arquivo e Memorial Histórico, além de fazer parte da Comissão Permanente para Avaliação de Documentos de Arquivo-CPADA, da PMCE.

Para desenvolver esse trabalho, são necessárias muitas visitas por conta das várias unidades espalhadas pela cidade e pela própria natureza do processo. É fundamental entender o fluxo de atividades, que culmina nos registros documentais.

A visita objeto dessa postagem é do Regimento de Polícia Montada-RPMONT, realizada em 07 de fevereiro, quando pude observar os dossiês dos semoventes, cada um identificado pelo nome, raça, data do nascimento e pelagem. Nessa visita, fiquei sabendo que a Polícia Militar do Ceará não compra mais cavalos, todos nascem nas instalações do próprio Regimento para servir à PMCE. Esses animais são também utilizados em projetos sociais desenvolvidos na unidade para a comunidade.

Cada visita é uma gama de aprendizado, conhecendo novas rotinas, novas atividades, e claro, novos documentos.

Tive a oportunidade de fazer esses registros fotográficos do hall do Regimento, autorizados pelo superior que nos acompanhou.

A Pandemia e o legado arquivístico

Já imaginaram o volume de documentos e informações que a pandemia gerou e vem gerando até hoje? São milhares de documentos físicos e digitais, com valores administrativos, fiscais, legais, técnicos, históricos e sobretudo, científicos. Sabemos que as pesquisas não se encerrarão, ainda falta muito a ser descoberto, até porque surgem novas variantes e situações diferentes do vírus a cada tempo, a busca pela verdade continua, é incessante. 

Cientistas, médicos, instituições de pesquisa e saúde, farmacêuticas,  laboratórios estão mobilizados para essa busca e o resultado aparece nos registros documentais, os quais farão parte do arquivo permanente de cada uma dessas entidades produtoras. É como sempre acontece, cada contribuição vai dando margem para novas descobertas, tanto a partir de confirmações como de refutações. Dessa forma o conhecimento avança e ficamos cada vez mais próximos de um resultado seguro e positivo.

Muitos dados isolados ainda serão trabalhados para que sejam transformados em informação e conhecimento. Se há ainda controvérsias a respeito é exatamente porque a coisa ainda está em curso, ainda é novidade, e por isso está sujeita a alterações de posicionamentos, mas tudo em prol de confirmações e verdades. E é nesse ponto que observamos o método científico, contando com o empirismo de Bacon, o racionalismo de Descartes e o falseamento de Popper.

E como os documentos arquivísticos são o resultado das atividades das pessoas e instituicões de forma cumulativa, teremos todo esse legado carregado dos valores citados acima, para contar a história e avançar na Ciência.

Não é a primeira pandemia do planeta, outras cinco grandes pandemias assolaram a humanidade, peste bubônica, cólera, gripe espanhola, gripe suína, varíola, que causaram muitas mortes. 

Que este segundo ano pandêmico seja o início do fim, para que possamos viver e contemplar a vida com saúde. 

Saúde e paz para todos!

A "Poeira dos arquivos" citada por Euclides da Cunha

Estou aqui imaginando como será o futuro sem documentos empoeirados, que trazem a marca do tempo, aqueles com o amarelecimento das páginas, com os vestígios de invasores microscópicos que se deliciam com o papel. Sim, porque teremos tudo digital em bits e bytes, tudo na nuvem e esse formato não permite essas marcas, talvez o reconheçamos como "empoeirado" apenas por conta da obsolescência do suporte e da tecnologia.

Não é saudosismo, é apenas uma constatação  sabendo que essa é a tendência da realidade e que talvez tenhamos apenas o legado já constituído dessa era do papel, claro, se preservado com os devidos cuidados, porque o mundo hoje já é digital. Se é digital, seu legado para o futuro também será digital, privando-nos da "poeira dos arquivos" de que falo adiante.

Em Diário de uma expedição, escritos que deram origem à obra Os Sertões, Euclides da Cunha ressalta a sensação dessa experiência, de lidar com registros históricos preciosos, para fazer descobertas sobre os fatos.

"A poeira dos arquivos de que muita gente fala sem nunca a ter visto ou sentido, surgindo tenuíssima de páginas que se esfarelam ainda quando delicadamente folheadas, esta poeira clássica — adjetivemos com firmeza — que cai sobre tenazes investigadores ao investirem contra as longas veredas do passado, levanto-a diariamente. E não tem sido improfícuo o esforço.“ (Euclides da Cunha, 21 de agosto de 1897, Canudos: diário de uma expedição)

Euclides da Cunha, enquanto correspondente do  Jornal O Estado de São Paulo, fez viagens à Bahia para entender o desenrolar das atividades de Canudos sob a égide de Antônio Conselheiro, até a tragédia final. Os documentos de arquivo foram fundamentais para elucidar os fatos até então não conhecidos, e como vimos culminou na grande obra histórico literária.

CUNHA, Euclides da. Canudos: diário de uma expedição. São Paulo: Companhia das Letras, 2000.

A Pontuação dos arquivos

Já sabemos que arquivos são pontuais em solucionar questões. Arquivos são provas documentais que podem se referir a uma contratação, um fechamento de negócio, um pagamento efetuado, um acontecimento, um crédito liberado, um compromisso assumido ou quaisquer fatos que ocorram em função do desenvolvimento de atividades e funções de uma pessoa, empresa, instituição ou governo. Com isso, concluímos que arquivos pontuam de forma positiva, pois elucidam e comprovam fatos, além de corroborar com a história.

Além desses dois aspectos de pontuação, neste post quero utilizar os sinais de pontuação da nossa gramática, para fazer um paralelo com os arquivos. É uma forma lúdica de considerá-los, envolvendo a teoria arquivística.

Tomando, portanto, cada um deles, vamos tecer alguns comentários a respeito, de acordo com a ordem da ilustração acima:

• exclamação, porque os sentimentos de surpresa, admiração, ordem, espanto, susto do dia a dia, dependem do contexto, tal como ocorre com os documentos de arquivos. Organicidade: "Relação natural entre documentos de um arquivo em decorrência das atividades da entidade produtora" (AN, 2005, p. 127);
• interrogação, porque sempre estamos pesquisando, buscando algo, perguntando, tirando dúvidas em relação à informação arquivística desejada. Indexação: "Processo pelo qual documentos ou informações são representados por termos, palavras- chave ou descritores, propiciando a recuperação da informação" (AN, 2005, p. 107);
• ponto final: porque da mesma forma que se encerra uma frase em um texto, se encerra um fundo arquivístico. Fundo fechado: "Fundo que não recebe acréscimos de documentos em função de a entidade produtora não se encontrar mais em atividade" (AN, 2005, p. 98);
• reticências, porque os arquivos se perpetuam junto às gerações vindouras. Arquivo permanente: "Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor" (AN, p. 34);
• dois pontos, porque temos sempre algo a especificar em um fundo arquivístico. Descrição: "Conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de conteúdo dos documentos para elaboração de instrumentos de pesquisa" (AN, 2005, p. 67);
• ponto e vírgula e vírgula, porque sempre tem algum documento de arquivo que pode complementar o outro. Apenso: "Documento ou processo juntado a processo sem, contudo, passar a integrá-lo" (AN, 2005, p. 24);
• aspas e travessão, porque é dos arquivos que afloram os recortes, os fatos, as falas, que precisam de aspas para garantir a autoria e travessão para "ouví-las", garantindo, assim, a procedência da fonte. Proveniência: "Termo que serve para indicar a entidade coletiva, pessoa ou família produtora de arquivo" (AN, 2005, p. 140);
• parênteses, porque sempre precisamos explicar algo de forma mais detalhada, tal como ocorre nos arquivos, que contribuem fazendo aditamento a um documento para esclarecimentos. Aditamento: "Informação acrescentada a um documento para alterá-lo, explicando ou corrigindo seu conteúdo" (AN, 2005, p. 21).

ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. Publicações Técnicas, 51. Disponível em: http://www.arquivonacional.gov.br/images/pdf/Dicion_Term_Arquiv.pdf. Acesso em: 26 set. 2021.

Documento eletrônico e documento digital, afinal, qual é a diferença?

Documento eletrônico e documento digital, já fez confusão com esses dois conceitos? É normal, por vezes passam despercebidos e achamos se tratarem da mesma coisa. Consultando o Dicionário brasileiro de terminologia arquivística, podemos esclarecer a respeito.

Documento digital: Documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional. 

Documento eletrônico: Gênero documental integrado por documentos em meio eletrônico ou somente acessíveis por equipamentos eletrônicos, como cartões perfurados, disquetes e documentos digitais.

Portanto, podemos concluir que todo documento digital é eletrônico, mas nem todo documento eletrônico é digital.

 

BRASIL. ARQUIVO NACIONAL. Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. Disponível em: <http://www.arquivonacional.gov.br/images/pdf/Dicion_Term_Arquiv.pdf>. Acesso em: 29 ago. 2021.

A Unicidade do documento arquivistico

Uma das características mais fortes e peculiares do documento arquivistico é a unicidade, ou seja, cada documento de arquivo é único dentro do contexto de sua produção:  “não obstante forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu caráter único, em função do contexto em que foram produzidos”. (BELLOTTO, 2002, p. 21). Essa característica fala muito da Arquivística, porque remete ao desenvolvimento das atividades da entidade. 

Uma atividade nunca se repete de forma igual, mesmo sendo a mesma, ela é executada em momentos diferentes, sob diferentes condições e com dados específicos. É ela que leva o documento arquivístico a ter essa característica.

Mas, por que isso é importante de ser ressaltado pelos estudiosos e teóricos da Arquivologia? Exatamente para falar da importância que cada um se reveste, trazendo informações de uma determinada ação, mantendo as relações orgânicas com seu contexto, que permitem reconstituir os fatos que se sucederam.

E hoje, Dia Internacional dos Arquivos, nada mais justo que ressaltar essa característica, principalmente agora nesse período de pandemia, haja vista todo o legado de registros documentais que ficará para a posteridade. 

Leis, resoluções, orçamentos extras, protocolos sanitários, estratégias de vendas, mudanças de missão, planos de ação, e tantos outros documentos governamentais e empresariais elaborados para conter a pandemia, manter as empresas em funcionamento, abrir e retomar atividades, etc. 

Esses registros estão nos mais diferentes suportes, sejam eletrônicos, físicos, imagéticos, e representam cada ação e decisão única, registrada e documentada em documento único, em documento arquivístico.

***

BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivística: objeto, princípios e rumos. São Paulo: Associação dos Arquivistas de São Paulo, 2002.

Gestão disso, gestão daquilo, por que não a Gestão Documental?

Gestão de recursos humanos, gestão financeira, gestão de recursos materiais, gestão de recursos tecnológicos, gestão disso, gestão daquilo, são tantas as necessidades de gestão! 

Todas bem faladas, bem tratadas, bem discutidas no contexto empresarial, mas, e a gestão documental? 

São poucas aquelas empresas que se preocupam com ela, apesar de ser fundamental para a tomada de decisão, solução de problemas informacionais e fechamento de negócios. Esquecida ou relegada a uma plano inferior, por muitas vezes, só é considerada quando o caos documental está instaurado, levando a prejuízos incalculáveis e irreparáveis.

Antes que isso aconteça, nesse Dia Internacional dos Arquivos, tomamos a gestão documental para evidenciá-la como condição sine qua non, para que os arquivos possam cumprir seu papel, servindo à administração e à história, nas esferas social, política e econômica, disponibilizando o documento e a informação arquivística a quem deles necessitem. 

A gestão documental evita o acúmulo desordenado de documentos, proporciona o controle, a padronização e o acesso aos documentos. Mas, qual o caminho a ser tomado para se ter a gestão documental? 

O caminho é um tanto longo, mas não impossível de ser percorrido, para execução de cada etapa e conquista de resultados positivos. 

A princípio, podemos iniciar com a definição, conforme Art. 3º, da Lei 8.159/1991: 

Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Depois, nos conscientizando da necessidade de constituição da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, conforme Art. 18, da Lei 8.159/1991, que apesar de estabelecer literalmente para os órgãos da Administração Pública Federal, recomenda, indiretamente, o mesmo para os arquivos privados: 

Art. 18. Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída comissão permanente de avaliação de documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor. 

Mais adiante, entramos no mister da questão, para tanto, resumimos algumas indagações necessárias de serem discutidas e articuladas durante esse processo:

• Que espécie de documento é esse? 
• Qual é a sua tipologia? 
• Qual é a sua finalidade? 
• A qual atividades/área ele pertence. Quem o produziu?
• Quantos volumes/metros lineares são produzidos desse documento por um determinado tempo?
• Quantas vias tem esse documento? 
• O documento é físico ou eletrônico? 
• Quais os elementos que o identificam de forma objetiva (indexação)? 
• Quanto tempo de guarda (temporalidade) é necessário no arquivo corrente? 
• Quanto tempo de guarda (temporalidade) é necessário no arquivo intermediário?
• Qual é a sua destinação depois desses prazos? 
• Qual o nível e incidência de acesso a esse documento?
• Qual o valor que se reveste esse documento?

Concluída essa etapa, é possível termos uma visão geral e detalhada sobre a documentação gerada/recebida por cada unidade produtora, para seguirmos adiante com outras questões da esfera arquivística.

Gestão documental, a única saída para o sucesso empresarial!

Arquivos empresariais: coração e vida dos stakeholders, todo cuidado é pouco!

Os documentos de arquivo registram a vida da empresa, de seus empregados, dos seus clientes e acionistas e demais stakeholders, sejam eles partes interessadas de caráter temporário ou duradouro.

Neles estão registradas operações e ações de toda sorte, projetos, negócios, pagamentos, contratos, etc., conforme o contexto em que foram produzidos, por isso, devem ser autênticos e íntegros, para que possam servir de prova documental. A falta dessa prova documental compromete os interesses dos stakeholders, podendo causar prejuízos incalculáveis.

Por isso, o cuidado com o documento durante todo o ciclo documental, desde a geração, tramitação, manuseio, passando pela classificação, avaliação, processamento até o arquivamento, e o alerta constante em relação ao seu estado de conservação, são fundamentais para evitar esses prejuízos.

Quem trabalha com documentos empresariais é diretamente responsável em primar pela preservação e conservação, porque podem ser a solução de muitas questões nas várias esferas, administrativa, social, fiscal, jurídica, tais como: a empresa pode ser poupada de pagar uma multa se tiver a comprovação, a vida e até o futuro de uma pessoa pode estar contido em um prontuário médico ou na contribuição para a sua aposentadoria..

A própria degradação do papel pode ocasionar perdas irreparáveis, tanto em relação aos aspectos intrínsecos, tais como: tipo de fibras, tipo de encolagem, resíduos químicos não eliminados e partículas metálicas, quanto em relação aos aspectos extrínsecos, como por exemplo, radiação ultravioleta, temperatura, umidade, poluentes atmosféricos, agentes biológicos (microrganismos, insetos e roedores) e a própria ação do homem.

Estes são alguns cuidados necessários, a fim de prolongar a vida dos documentos físicos de arquivo:

• lavar as mãos no início e ao final do trabalho, pois, frequentemente, os dedos podem estar sujos de tinta, manchando o papel. A gordura natural existente nas mãos também danifica o documento ao longo do tempo.
• não manusear os documentos com as mãos molhadas ou úmidas, para não causar o mofo no papel.
• folhear os documentos sem amassá-los ou dobrá-los.
• ao consultar livros ou documentos, não apoiar as mãos e os cotovelos, manuseá-los sobre uma mesa.
• não rasgar o documento ou danificar capas e lombadas ao retirá-lo de uma pasta, caixa ou estante.
• não dobrar os documentos, o local que recebe a dobra, resulta em uma área frágil que se rompe e rasga facilmente.
• evitar o abuso de uso de clipes em contato direto com o papel, proteger os documentos com um pequeno pedaço de papel na área.
• não aplicar fitas adesivas sobre os documentos. A cola perde a aderência resultando em uma mancha escura de difícil remoção, atraindo insetos e roedores, além de adulterar a integridade do documento.
• usar fotocópia somente se necessário, o uso em demasia é prejudicial para a preservação do papel.
• as máquinas copiadoras operam com luz ultravioleta em grande intensidade, causando danos tanto ao papel, como à tinta do documento original, além do manuseio inadequado na operação, que pode ocasionar dobras e rasgos nos documentos e danificá-los. 

Arquivos empresariais: coração e vida dos stakeholders, fazendo a leitura, todo cuidado é pouco!

Atualidade e posteridade

Uma vida, uma sentença,
Uma conta, um extrato,
Uma história extensa apensa,
Um contrato firmado no ato,
Documentação de arquivo é intensa,
Cheia de fato, relato e retrato.

Memória do que foi vivido,
Do que foi registrado e documentado,
Memória daquilo que foi esquecido,
Do não lembrado, ignorado,
Arquivo corrente, intermediário e permanente,
Garantia para o que sai da mente.

Documento, prova de tudo que aconteceu,
Resultado de funções e atividades,
O que vendeu, comprou ou rendeu,
Ações, operações de muitas entidades,
Tudo escrito, lavrado e registrado,
Oportunidades, realidades e verdades.

Preservar os registros para a posteridade,

É dever e missão do arquivo,

Seja ele de empresa, de estado ou cidade,

Ativo, semi-ativo ou inativo

Não importa a forma ou a idade,

Nem valor histórico, legal ou administrativo.

AnaLu

VII CNA: Oficina Digitalização arquivística de documentos

Participei da Oficina Digitalização arquivística de documentos, do VII CNA, pela Mrh e destaco da fala de Débora Flores, Arquivista da Universidade Federal de Santa Maria (RS), as premissas para ocorrer a digitalização de documentos, dentro do contexto da Arquivologia.

Importante esse realce, porque as empresas têm contratado serviços de digitalização sem a condição do cumprimento total desses itens, pois, cada um deles depende inconteste do outro, para que o resultado esteja em níveis aceitáveis da Arquivologia.

Preservação e conservação de documentos

Detalhe da palestra sobre Preservação e conservação de documentos, ministrada em três turmas, para atender aos colegas da Mrh. 

É importante atentar para os fatores de degradação do papel, eles atuam de dentro para fora (intrínsecos) e de fora para dentro (extrínsecos). Incluem-se no primeiro grupo aqueles ligados diretamente aos elementos que compõem o papel, tais como: tipo de fibras, tipo de encolagem, resíduos químicos não eliminados e partículas metálicas. Já o segundo grupo, referem-se aos agentes físicos e biológicos, tais como: radiação ultravioleta, temperatura, umidade, poluentes atmosféricos, microrganismos, insetos e roedores. 

Destacamos, também, a responsabilidade daqueles que trabalham com documentos:

• Os documentos registram a vida da empresa, de seus empregados, dos seus clientes e dos seus acionistas.
• Os documentos registram operações, ações, projetos, negócios, pagamentos, espaços, bens, compromissos, etc., por isso, devem ser autênticos e íntegros, para que possam servir de prova documental, principalmente em juízo.
• A falta de um documento para servir de prova documental, compromete os interesses da empresa e dos cidadãos, podendo causar prejuízos incalculáveis.
• O cuidado com o manuseio, com a guarda e o alerta constante em relação ao seu estado de conservação são fundamentais para evitar esses prejuízos.
• Nós que trabalhamos com documentos devemos primar pela preservação e conservação, somos todos responsáveis em mantê-los íntegros em guarda. 
• Qualquer indício/vestígio de pó, umidade, sujicidade, manchas, amarelecimento ou outro tipo de manifestação de agentes físicos e biológicos, devem ser comunicados ao responsável para as providências cabíveis. A passividade em relação a essas manifestações faz de nós responsável direto em relação à deterioração do documento.
• Trabalhar com documento é coisa série, exige muito cuidado, zelo e responsabilidade, estamos lidando com a vida de pessoas e de empresas.

Informação, sensibilização e conscientização!

LUCCAS, Lucy; SERIPIERRI, Dione. Conservar para não restaurar. Brasília: Thesaurus, 1995.