A Mrh Arquivos tem uma história bem amistosa e próxima com a ISO 9001. Desde 2011, quando foi certificada, mantém o compromisso com a qualidade, sendo recertificada ano após ano. Mereceu uma postagem sobre isso no blog da Mrh Arquivos. Acesse!
Realmente, a aplicação da ISO 9001 é tudo de bom, com os requisitos cumpridos, os resultados são sempre positivos. A empresa cresce a cada dia na qualidade.
Novo boton 20+ recebi hoje da Mrh Arquivos. É o primeiro dia útil do ano, vou lembrar sempre. Continuo firme e forte, inclusive cursando a graduação de Arquivologia, para entender mais ainda sobre os meandros dos arquivos, suas tendências e soluções.
Conheça as razões para guardar e gerenciar documentos. A Mrh explica.
Leia a postagem no blog da Mrh Arquivos: Por que guardamos e gerenciamos documentos?
Arquivo, Biblioteca e Museu: um trio de alta grandeza! Quer conhecer mais sobre essas instituições:
Leia a postagem no Blog da Mrh Arquivos, clicando AQUI!
A postagem no blog da Mrh Arquivos traz as funções do arquivo. Importante lembrá-las para quem trabalha na área ficar atento, pois elas se sucedem a partir da reunião da documentação.
Apenas reunir a documentação, seja ela física ou digital, dá ao arquivo status de depósito e não é isso que queremos. Indo adiante, com as demais funções, conseguimos elevar o nível e recuperar a informação desejada, mantendo os documentos íntegros, conservados e preservados, para atender ao usuário.
Muitos acham que para tratar tecnicamente um arquivo há uma receita de bolo, algo pronto que é aplicado a todos os arquivos. Ledo engano!
Cada projeto é único, mesmo em se tratando do mesmo segmento de atividade. Cada cliente tem o seu contexto, a sua realidade, decorrentes do modus operandi do desenvolvimento de suas atividades. Uma espécie de DNA arquivístico.
Imagem gerada por IA
Portanto, para se iniciar um projeto arquivístico e tê-lo como bem sucedido, há de se ter, a priori, uma interação muito intensa com o cliente, entendendo a sua estrutura organizacional, a sua atividade fim, os seus propósitos, para, em seguida, conversar com os produtores dos documentos.
Essa conversa deve ser bem detalhada, passando, inclusive pelo processo da geração dos documentos, distribuição, tramitação, até chegar ao arquivamento. Por vezes é necessário desenhar esse fluxo para um melhor entendimento, porque o documento pode ser gerado em uma área, passar por outra e ser destinado a outra.
É fundamental entender todo o contexto da geração documental, sua proveniência e suas conexões por toda a organização, só assim é possível fazer a gestão documental, tendo o olhar para o documento desde a sua gênese até a sua destinação final.
Somente após toda essa carimpagem de informações e depois de conhecer o DNA arquivístico da organização, é possível construir os instrumentos arquivisticos específicos para o cliente em questão.
Essa é a minha experiência, mas também não é uma receita de bolo, com certeza há outras maneiras executadas por outros profissionais que dão certo. A dica é não tentar aplicar a solução de um cliente para outro, porque cada um tem o seu DNA Arquivístico.
Imaginem que as formas como os arquivos se apresentam são como os diferentes tipos de blocos de carnaval. Descrevendo-os abaixo, conforme a leitura e o contexto, faço a analogia.
Arquivos Organizados: São como os blocos de carnaval bem planejados, há uma gestão, onde tudo está em ordem, existe um padrão, as pessoas conseguen encontrar umas as outras, trajam as mesmas fantasias, dançam a mesma coreografia no mesmo ritmo, percorrem sempre o mesmo itinerário, porque ele é certo.
Arquivos desordenados: Podem ser comparados aos blocos improvisados que surgem de repente nas ruas. Não há uma estrutura clara, todos estão espalhadas por toda parte, difícil reunir todos para iniciar o trajeto do desfile, até porque não trajam a mesma fantasia.
Arquivos Corrompidos: São como aqueles blocos que, por algum motivo, não conseguem sair às ruas no dia marcado. Eles estão lá, mas foram impedidos, não podem ser acessados ou desfrutados.
Arquivos Expirados: Esses são como as festas que acontecem no último dia do carnaval, na última hora. Você pode até tentar participar, mas a diversão já passou e o que resta são apenas vestígios do que foi uma grande celebração.
Arquivos Protegidos por Senha: São como festas privadas do carnaval, onde só aqueles que recebem o convite e têm o convite ou a senha certa podem entrar e aproveitar a diversão.
Independentemente do tipo de arquivo ou festa, a dica para aproveitar ao máximo é sempre a organização, o padrão, a gestão, o acesso correto, para que tudo dê certo, seja nos arquivos, seja no Carnaval.
Para ler a postagem Carnaval é legal, mas no arquivo, não!, acesse o blog da Mrh.
Para ler a postagem "O ano começou, mas os arquivos existem desde sempre", acesse o blog da Mrh Arquivos.
Com este banner, a Mrh homenageia e comemora o Dia Internacional dos Arquivos.
Nós, profissionais da área de arquivos que estamos à frente dos trabalhos na Mrh Arquivos, lembramos todo dia da missão de guardar, gerir, disponibilizar e preservar os documentos para as empresas, instituições e órgãos, com qualidade, segurança e sigilo.
Hoje é a data máxima para os arquivos de toda sorte, sejam eles pessoais, empresariais, institucionais ou de governo, analógicos ou digitais.
Arquivos são essenciais à nossa vida, desde bê cedo, ainda no hospital onde nossa mãe deu à luz, já fazemos arquivo, que vai se ampliando e acumulando ao logo de nossa vida terrena. Certidões, certificados, atestados, declarações, boletos de pagamento, prontuários e tantas outras espécies documentais.
Falando em termos de pessoa jurídica, da mesma forma. A PJ nasce com um CNPJ e ao longo de sua vida vai fazendo parcerias, contatos, negociações, pagamentos, etc., tudo registrado em documentos. São contratos, convênios, ordens de serviços, faturamento, vendas, registros contábeis, balanços e tantos outros.
Daí pergunto:
Um cidadão pode viver sem seus documentos? Uma pessoa jurídica pode operar sem seus registros documentais?
Cada vez mais fica evidente a resposta NÃO. Esta na sua essência a missão de registrar e informar. As exigências legais são muitas, além de também lidarmos com questões administrativas, históricas e de cunho pessoal.
Valorizar os arquivos é questão de identidade, de vida, de memória e de história.
A Tabela de temporalidade documental-TTD é um instrumento essencial para a gestão documental, haja vista os prazos de guarda que ela define, proporcionando eficiência no controle do fluxo documental.
Entradas, saídas, adaptações, alterações, tudo pode está previsto na TTD se construída de forma holística, com foco na realidade e contexto da empresa produtora dos documentos.
No Blog da Mrh Arquivos, falo mais a respeito, ressaltando exatamente a falta e o excesso ns gestão dos documentos.
"O arquivo é, de início, a lei do que pode ser dito, o sistema que rege o aparecimento dos enunciados como acontecimentos singulares. Mas o arquivo é, também, o que faz com que todas as coisas ditas não se acumulem indefinidamente em uma massa amorfa, não se inscrevam tampouco, em uma linearidade sem ruptura e não desapareçam ao simples acaso de acidentes externos, mas que se agrupem em figuras distintas, se componham umas com as outras segundo relações múltiplas, se mantenham ou se esfumem segundo regularidades específicas."
É gratificante e compensador fazer parte da equipe Mrh que concluiu o trabalho junto ao arquivo da Secretaria do Esporte do Estado do Ceará (Sesporte).
Ver o "antes" e o "depois", é a certeza de que as informações e os documentos estão preservados para atender às demandas de seus usuários.
Parabéns à Sesporte pela iniciativa de promover a licitação e contratação com foco na gestão do arquivo. Parabéns à equipe Mrh que conduziu muito bem o projeto, prestando bons serviços ao Estado.
