5W2H aplicado à gestão documental

Gosto muito da ferramenta 5W2H. Apesar de usá-lá em treinamentos internos, em projetos, em planos de ação nas empresas em que trabalho e também no dia a dia da vida pessoal, nesta, às vezes, quase sem perceber, não conhecia ainda a fundo a sua origem. Então, fui buscar informação a respeito.

Nasceu no "chão de fábrica". Ela surgiu dentro do Sistema Toyota de Produção, no Japão, durante a reconstrução industrial do pós-Segunda Guerra Mundial (meados da década de 1950 e 1960), afinal, o país tinha se erguer. Originalmente, ele foi criado para ser um checklist de gestão da qualidade.

Diferente de hoje, que usamos para planejar quase tudo, a intenção original da Toyota era eliminar a ambiguidade. Em uma linha de montagem, as ordens não poderiam ser vagas. Por exemplo, uma ordem como "melhorar a peça", era preciso dizer quem faria, como faria e por que, quando, qual peça. Além disso, tinha que haver a padronização, garantir que qualquer operário, em qualquer turno, entendesse exatamente o processo de fabricação ou a correção de um defeito.

A ferramenta também servia para apoiar a "melhoria contínua". Se algo dava errado, o 5W2H ajudava a traçar um plano de ação imediato para que o erro não se repetisse.

Mas, por que essa ferramenta se tornou tão famosa?

Antes do 5W2H, os planos de ação eram frequentemente textos longos e confusos. Os engenheiros japoneses perceberam que, respondendo a essas perguntas o problema teria um plano para solução.

No início, era apenas 5W1H. O segundo "H" (How Much / Quanto custa) foi adicionado posteriormente, quando as empresas perceberam que não adiantava ter um plano perfeito se ele não coubesse no orçamento.

Com o sucesso, foi sendo aplicado universalmente, de forma que o 5W2H é uma das ferramentas mais versáteis para a gestão, ela pode ser usada para elaboração de planos de ação nos mais diversos segmentos e e situações.

Pegando esse gancho, analisei a ferramenta e percebi que pode ser usada na gestão documental, não como um plano de ação comum, mas como um framework, para organizar o caos documental, seja ele físico ou digital, claro, sem esquecer as premissas necessárias.

Trazendo, então, para a realidade arquivística, resignifiquei cada letra do famoso acrônimo, conforme a seguir. 

🎯What (O que?) 

O primeiro W é o objeto. O que vamos trabalhar? Quais documentos? Precisamos classificá-los e padronizar a descrição para identificá-los corretamente e ser possível a sua localização na hora da busca.

👉🏻Who (Quem?)

Este segundo W é a proveniência do arquivo. Quem é o produtor/receptor dos documentos desse fundo? É necessário conhecer a estrutura organizacional, as funções, as atividades exercidas por completo, pois são elas que acumulam os documentos. 

🎯Why (por que?)

O terceiro W é a justificativa. É necessário conhecer a finalidade de cada documento que compõe o arquivo, isso, juntamente com o W anterior ajuda muito na definição da estrutra do arquivo, para possibilitar a construção dos instrumentos arquivísticos.

⏳When (Quando?)

O quarto W se refere à Temporalidade (Tabela de Temporalidade Documental - TTD). Por quanto tempo cada documento ou conjunto documental deve ficar no arquivo corrente (uso frequente), no arquivo intermediário (uso esporádico)? Quando deve ser eliminado ou guardado permanentemente? As informações desse W juntadas às anteriores ajudam na construção da TTD.

📍Where (Onde?)

O quinto e último W é a localização, não é apenas onde o arquivo está, mas onde ele deverá estar de acordo com sua fase de vida, ou seja, respeitando o ciclo documental: onde deve estar na idade corrente, na idade ntermediária e na permanente? E ainda, onde fazer o descarte quando chegar o tempo certo?

🗂️How (Como?)

Esse primeiro H se refere a como será o arranjo (estrutura), já conhecida antes, como se dará a organização (o todo) e como será a indexação (o refinamento). Associando ele a todas as demais informações já conhecidas e definidas nos cinco Ws, conseguimos "colocar a mão na massa", ou seja, executar as tarefas operacionais.

🗄️How Much (Quanto?)

Aqui, no segundo H e última letra do acrônimo, avaliamos o custo nos aspectos abaixo especificados, que terminam incidindo no aspecto financeiro, tradicional da ferramenta:

• linearidade (quantos metros lineares de documentos existem?);
• ​unidades (qual a quantidade de caixas-arquivo, pastas ou itens individuais?);
• digital (quantos terabytes (TB) ou gigabytes (GB) de dados serão gerados ou migrados?).

Imagem de IA adaptada

 Geração a partir dos principais tópicos do texto

A aplicação dessa ferramenta possibilita que a gestão de documentos tenha início correto e possa ter continuidade, afinal, ela é dinâmica, tal qual o funcionamento de uma organização, seja ela pública ou privada.

Classificar: "muita calma nessa hora!"

O discernimento na classificação de documentos é, em essência, a bússola do arquivista. Não se trata apenas de colocar papéis em pastas, mas de entender a natureza das atividades que geraram aquele registro para garantir que a informação certa esteja disponível no momento oportuno.

​Abaixo, detalho os pilares desse processo crítico para a gestão documental:

​1. A Natureza da classificação

​Classificar não é um ato arbitrário baseado no suporte (papel, digital ou foto), mas sim um ato intelectual baseado na função. O discernimento entra em jogo ao identificar se um documento é o resultado de uma atividade-meio, gestão de recursos humanos, finanças, por exemplo, ou de uma atividade-fim, objetivo principal da instituição.

​2. O Plano de classificação como guia

​O discernimento deve ser exercido dentro de um Plano de Classificação de Documentos (PCD). Este instrumento reflete a estrutura lógica da organização. Ao classificar, o profissional deve se perguntar:

• ​Qual a origem? Quem produziu este documento?
• Qual a função? Por que este documento foi criado?
• Qual o assunto? Sobre o que ele trata especificamente?

​

3. Desafios do discernimento

​Muitas vezes, a linha entre categorias pode ser tênue. O discernimento evita erros comuns, como:

• ​Subjetividade excessiva: Evitar classificar documentos com base em critérios pessoais ("importante", "urgente"), focando sempre em critérios institucionais.
• Acúmulo de documentos sem classificação: O uso indiscriminado da categoria "Diversos", que tem outras denominações: "Geral", "Outros", "Vários", é o cemitério da informação. O discernimento exige o esforço de encontrar o código específico.

4. Tabela de critérios

Classificar é dar ordem ao caos. Sem o discernimento técnico, o arquivo deixa de ser um ativo estratégico e passa a ser apenas um depósito de papéis inúteis."

​O discernimento técnico transforma a massa documental em conhecimento organizado. Ele permite que, anos após a criação de um documento, ele possa ser recuperado com precisão, servindo como prova administrativa, jurídica ou como fonte histórica.

A Função estratégica dos arquivos

Uma postagem muito consciente e verdadeira do arquivista Marcio Oliveira no LinkedIn, intitulada "Arquivologia: a profissão que não se sonha, se descobre", traz, no último parágrafo, o resumo de tudo. Gostei tanto, que transcrevo abaixo, me motivando a fazer esta postagem.

"Quando o arquivo é tratado apenas como espaço físico, e não como função estratégica, o prejuízo não é apenas documental, é institucional."(Márcio Oliveira)

Mas, o que seria essa função estratégica?

É exatamente o papel que o arquivo exerce como instrumento de gestão, apoiando as atividades administrativas, operacionais e estratégicas da empresa. 

O arquivo organiza, controla, preserva e disponibiliza informações confiáveis, no momento certo, para as pessoas certas. Portanto, ela está diretamente ligada à tomada de decisão, à eficiência organizacional, à segurança jurídica e à preservação da memória institucional.

Em outras palavras, podemos dizer que: 

📂 arquivo bem gerido = informação acessível + decisão qualificada.

Agora, analisando os pontos focais, é necessário:

🤔reduzir decisões baseadas apenas em suposições;

👉 entender que sem arquivo organizado, a empresa decide “no escuro”;

⚖️ fazer com que o arquivo funcione como escudo jurídico da empresa.

Com isso, temos:

📈 menos caos informacional e mais produtividade;

🧠 o arquivo preservando a memória da organização.

Mas ainda é importante ressaltar que:

📌 arquivo não é custo, é investimento que se justifica.

📌 arquivo não é passado, é estratégia para o presente e futuro.

Portanto, engana-se quem pensa que um arquivo é apenas um "depósito", ele é o alicerce de uma instituição. Com ele bem gerido contamos com:

• ​base arquivística: Os dados preservados que sustentam toda a estrutura.
• ​inteligência estratégica: A transformação de documentos e dados em conhecimento para a tomada de decisão.
• ​visão de futuro: O uso do passado e do presente para projetar o crescimento e a inovação.

A função estratégica do arquivo se concretiza quando ele deixa de ser visto como um setor “fim de linha” e passa a ser reconhecido como um ativo informacional essencial ao negócio.

Arquivos em filmes

Imagem de IA

Os arquivos e suas soluções estão presentes nos filmes. No cinema aparecem de diversas formas: como depósitos de segredos governamentais, locais de investigação histórica ou até cenários de ficção científica.

​Pesquisei alguns dos filmes mais emblemáticos que tratam de arquivos ou quando são centrais para a trama. Não assisti todos, mas dá para concluir em seus enredos que a solução está nos arquivos.

​Investigação e conspiração

• ​Todos os Homens do Presidente (1976): Um clássico sobre o escândalo de Watergate. A cena em que os jornalistas pesquisam nos registros da Biblioteca do Congresso é uma das representações mais famosas de pesquisa documental no cinema.
• O Silêncio dos Inocentes (1991): Suspense psicológico, em que a agente Clarice Starling busca nos arquivos da biblioteca pública da cidade natal da vítima, Ohio, os registros da vida de Fredrica, descobrindo detalhes que a polícia local ignorou. Com essa pesquisa minuciosa nos arquivos Clarice encontra pistas cruciais sobre a identidade de Buffalo Bill e seus métodos, o que a leva a aprofundar a investigação por conta própria.
• A Lenda do Tesouro Perdido (2004): Embora seja um filme de aventura, a personagem de Diane Kruger é uma arquivista do Arquivo Nacional dos EUA, e a trama gira em torno da proteção (e do roubo) da Declaração de Independência.
• Spotlight: Segredos Revelados (2015): Mostra o trabalho minucioso de jornalistas em arquivos físicos e registros públicos para expor casos de abuso na Igreja Católica.

Esta cena faz parte da quarta temporada da série True Detective (intitulada True Detective: Night Country), lançada em 2024, onde ela interpreta a detetive Liz Danvers.

​Ficção científica e fantasia

• ​Star Wars: Episódio II – Ataque dos Clones (2002): Apresenta os Arquivos Jedi. Há uma cena famosa em que Obi-Wan Kenobi é informado por uma arquivista que "se um item não aparece em nossos registros, ele não existe", evidenciando a arrogância institucional sobre a informação.
• Blade Runner 2049 (2017): O protagonista visita um arquivo imenso e digitalizado para buscar registros de DNA e históricos de nascimento, mostrando o papel da memória preservada em um futuro distópico.
• Rogue One: Uma História Star Wars (2016): O clímax do filme é, essencialmente, um "assalto a um arquivo" militar para recuperar os esquemas técnicos da Estrela da Morte.

​Drama e história

• ​O Oficial e o Espião (2019): Focado no Caso Dreyfus, o filme mostra como a manipulação e a descoberta de documentos em arquivos militares podem condenar ou salvar um homem.
• A Vida dos Outros (2006): Trata dos arquivos da Stasi (a polícia secreta da Alemanha Oriental). O filme explora como a vigilância extrema gerava arquivos detalhados sobre a vida privada dos cidadãos.
• Arquivo (2020): Um filme de ficção científica que aborda a preservação da consciência humana em um formato de arquivo digital após a morte.

​Vemos, também, a presença em documentários a presença dessa temática, como:

• ​Ex Libris: The New York Public Library (2017): Um documentário épico de Frederick Wiseman que mostra os bastidores de uma das maiores instituições de custódia de conhecimento do mundo.
• Finding Vivian Maier (2013): A história de uma babá que deixou um arquivo secreto de mais de 100 mil fotografias, descoberto por acaso em um leilão de depósitos.

É que o uso de arquivos com aquelas salas cheias de pastas suspensas e gaveteiros de metal não é por acaso. Mesmo na era digital, o cinema adora um bom arquivo físico por questões práticas de narrativa, estética e simbolismo. Abrir uma gaveta pesada, folhear papéis amarelados e encontrar uma foto antiga cria uma conexão tátil que aumenta a tensão. Encontrar uma pasta física parece uma conquista real. O som do papel e a poeira subindo ajudam a construir a atmosfera de mistério.

Para sentir toda essa magia dos arquivos no cinema, no próximo filme que você for assistir atente para essas questões e verá todo esse simbolismo de mistério, de sensação tátil e sonora, além de conexões com a memória coletiva e com o poder institucional.

Fim de ano em arquivos

Ao final de cada exercício anual, o arquivista assume um papel ainda mais estratégico na salvaguarda da informação institucional, atuando de forma preventiva e planejada para garantir que os documentos produzidos ao longo do ano permaneçam íntegros, acessíveis e confiáveis para os anos vindouros.

As atividades de fim de ano iniciam-se, prioritariamente, pela avaliação documental, momento em que se aplica a tabela de temporalidade para identificar documentos que devem ser eliminados, transferidos ou recolhidos para guarda permanente. Essa etapa é fundamental para evitar o acúmulo desnecessário de documentos, otimizar espaços físicos e digitais e assegurar que apenas a informação de valor administrativo, legal, fiscal ou histórico seja preservada.

Outro eixo essencial é a organização e consolidação dos arquivos corrente e intermediário, com a revisão da classificação, da ordenação e da descrição documental. O arquivista verifica a correta aplicação do plano de classificação, ajusta eventuais inconsistências e garante que os documentos estejam devidamente identificados, facilitando a recuperação da informação no futuro.

No contexto digital, o fechamento do ano demanda atenção redobrada à gestão de documentos eletrônicos. O arquivista valida metadados, confere a integridade dos arquivos, revisa políticas de backup e preservação digital e assegura que os sistemas de gestão documental estejam atualizados e em conformidade com normas e legislações vigentes, como aquelas relacionadas à autenticidade, confiabilidade e proteção de dados.

As ações de preservação preventiva também ganham destaque nesse período. Incluem-se a verificação das condições ambientais dos depósitos, a inspeção do estado físico dos documentos, a adoção de medidas contra agentes de deterioração e o planejamento de ações corretivas para o ano seguinte. No caso dos documentos digitais, essa preservação se traduz no monitoramento de formatos, migração tecnológica e mitigação de riscos de obsolescência.

Por fim, o arquivista dedica-se ao planejamento estratégico para o novo ano, elaborando relatórios de gestão, identificando gargalos, propondo melhorias nos fluxos documentais e alinhando as práticas arquivísticas aos objetivos institucionais. Esse planejamento assegura a continuidade das políticas de gestão e preservação da informação, reforçando o papel do arquivo como ativo estratégico e fonte de memória organizacional.

Assim, as atividades de fim de ano do arquivista não representam apenas um encerramento de ciclo, mas um investimento consciente na preservação da informação, garantindo que os registros de hoje permaneçam acessíveis, autênticos e significativos para as gerações futuras.

Já sentiu a falta de um documento?

Já sentiu a falta de um documento? Na hora H precisou dele e não localizou? Com certeza teve algum prejuízo com essa falta.

No Blog da Mrh Arquivos, falamos a respeito, acesse e confira!

A Falta que um documento faz

O Ciclo de vida dos documentos

Os documentos têm vida, eles podem ter vida até a terceira idade, no entanto, alguns já morrem na primeira, outros chegam até a segunda (maioria), mas não alcançam a terceira, e há aqueles que chegam à terceira e lá permanecem. Entenda o porquê de tudo isso, acessando o e-book "O Ciclo de vida dos documentos", que elaborei para o site da Mrh Arquivos.

A Riqueza das ruas

"As ruas são como arquivos, verdadeiras bibliotecas da história que pesquiso, escrevi e pela qual sou apaixonado. [...]"

Essa frase me chamou a atenção e foi a razão para eu adquirir o livro. É que trabalho com arquivo e biblioteca e essa visão do autor, fazendo essa analogia, caiu como uma luva para valorizar essas duas instituições.

Passei a conhecer o autor a partir de então, e sendo ele historiador, com certeza é pesquisador assíduo em arquivos e bibliotecas, aí vai minha admiração.

Em O Corpo encantado das ruas, de Luiz Antonio Simas, Editora Civilização Brasileira, vemos diversos sujeitos vivendo, atuando, preenchendo, colorindo e até modificando esses espaços.  

É o retrato das ruas do Rio de Janeiro na sua efervescência, cheias de vida, porque os atores ali estão e o convite para usarmos mais as ruas, não só como passagem, mas para ocuparmos esses espaços cheios de costumes e cultura, protegidos pelos entidades que já existiram, os ancestrais.

E, como o próprio autor coloca na frase que destaco acima, as ruas podem ser, na verdade são, verdadeiros arquivos, bibliotecas vivas, pois cada personagem é elemento que as compõem são itens informacionais. Daí eu acrescento à fala do autor que também são como museus, museus a céu aberto. Isto porque nas ruas estão também peças imóveis, pessoas que habitam sempre os mesmos pontoos e ficam vendo o movimento, vendo o tempo passar, mas sempre muito bem contextualizadas no cenário.

Comprei, chegou e já comecei a ler.

Arquivo em ação: o trabalho não para

Julho chegou. Para muitos, é tempo de descanso, viagem e merecidas férias. As escolas entram em recesso, algumas empresas diminuem o ritmo, e as ruas se enchem de um clima mais leve e descontraído, com menos trânsito, inclusive. No entanto, existe um setor silencioso, que trabalha nos bastidores, na retaguarda, muitas vezes invisível, que não conhece pausa, o arquivo.

Enquanto grande parte dos profissionais recarrega as energias, o arquivo segue firme em sua missão. Ele não tira férias, não fecha as portas nem cruza os braços diante da ausência do movimento externo. Pelo contrário, permanece vigilante, zelando pelas informações que estruturam o passado, sustentam o presente e possibilitam o futuro.

Os documentos ali guardados, organizados, protegidos e descritos, são essenciais para decisões administrativas, comprovações legais, resgates históricos e tantos outros usos que exigem precisão e confiança. O arquivista segue preparado para atender a quem busca respostas. Porque a informação arquivística, diferentemente do calendário escolar e de outros calendários profissionais, não conhece recesso.

Por isso, em meio ao clima de férias, é importante reconhecer o trabalho contínuo dos arquivos. Eles são a memória ativa das instituições, sempre disponíveis, sempre prontos. E mesmo quando o mundo parece em pausa, o arquivo continua, garantindo acesso, autenticidade e preservação.

Julho é tempo de descanso para muitos, mas para o arquivo é mais um mês de compromisso com a verdade documental.

Uso indevido da expressão “Arquivo Morto”

No cotidiano das empresas, instituições e entre gestores leigos é muito comum ouvir a expressão “arquivo morto”, para se referir a documentos que não estão em uso frequente. 

Há nessas organizações até espaços destinados ao arquivo com placas na porta que indicam essa expressão. Também há indústrias que ainda fabricam caixas com a expressão estampada, que são comercializadas no mercado e inseridas nos diversos arquivos, reforçando ainda mais essa ideia errônea.

E com certeza as pessoas que lidam com a documentação dessas empresas não são profissionais  da área, com formação e capacidade específicas para dar a devida atenção e gestão junto aos arquivos.

Apesar de ser ainda muito difundido, esse termo é tecnicamente incorreto e pode induzir a interpretações equivocadas sobre a função e o valor dos arquivos. 

A denominação “arquivo morto” sugere que os documentos armazenados perderam sua importância, como se estivessem inutilizados ou obsoletos, assim como se todas as informações neles contidas de nada mais valessem. No entanto, do ponto de vista arquivístico, os documentos que não são mais utilizados rotineiramente, mas que ainda possuem valor legal, administrativo, fiscal, histórico ou informativo, fazem parte da fase intermediária ou permanente do ciclo de vida documental. Eles devem ser mantidos de forma organizada, acessível e segura, pois podem ser requeridos a qualquer momento por motivo legal, informativo ou para a reconstrução da memória institucional. 

O uso do termo “arquivo morto” revela, além de uma imprecisão técnica, uma visão reducionista e errônea sobre a gestão documental. Essa visão pode levar ao descuido com a guarda e gestão adequadas dos documentos, comprometendo sua recuperação futura e até mesmo sua integridade. 

O correto é referir-se a esses documentos como arquivo intermediário (quando aguardam prazos legais de guarda ou avaliação) ou arquivo permanente (quando são preservados por seu valor histórico ou probatório). Substituir o termo equivocado é um passo importante para valorizar a gestão documental e garantir que as práticas arquivísticas sejam compreendidas e respeitadas. 

Portanto, é essencial promover a conscientização sobre a terminologia correta, contribuindo para uma cultura institucional mais responsável e alinhada às boas práticas da Arquivologia. Afinal, documento nenhum está “morto” enquanto puder cumprir uma função, seja legal, administrativa, histórica ou social. 

Sabemos que na falta da informação arquivística na hora desejada sempre leva os gestores das organizações a buscarem corrigir essa lacuna de não ter os arquivos organizados e gerenciados como define a Arquivologia, sejam eles físicos ou digitais. Cabe aos profissionais da área difundir o conceito correto e a esses gestores se anteverem a essa situação caótica contratando arquivistas para solução do problema.

Ganhos da gestão documental

A gestão documental traz diversos ganhos para as empresas, dentre eles podemos citar: aumento da eficiência operacional, redução de custos, melhor segurança, maior conformidade, acesso remoto com possibilidade de colaboração e ainda pode promover a inovação. Com certeza, nos dias atuais, não dá para dispensar tudo isso.

Postagem original no LinkedIn

Mais uma capacitação

Atenta, a equipe Mrh Arquivos participou no dia 07/05/2025 de mais um treinamento sobre tipos de documentos, que ministrei. Desta vez, conheceram um pouco mais sobre o conjunto documental "Processo licitatório", muito presente nos arquivos das empresas, tanto da esfera pública, que são responsáveis pela organização e publicação do certame, como da esfera privada, que se submetem ao edital para oferecer seus serviços ou produtos.

Certificação ISO é tudo de bom

A Mrh Arquivos tem uma história bem amistosa e próxima com a ISO 9001. Desde 2011, quando foi certificada, mantém o compromisso com a qualidade, sendo recertificada ano após ano. Mereceu uma postagem sobre isso no blog da Mrh Arquivos. Acesse!

Realmente, a aplicação da ISO 9001 é tudo de bom, com os requisitos cumpridos, os resultados são sempre positivos. A empresa cresce a cada dia na qualidade.

Continuo firme e forte

Novo boton 20+ recebi hoje da Mrh Arquivos. É o primeiro dia útil do ano, vou lembrar sempre. Continuo firme e forte, inclusive cursando a graduação de Arquivologia, para entender mais ainda sobre os meandros dos arquivos, suas tendências e soluções.

O ano se encerrando... E os arquivos?

 

Em "O fechamento do ano e a geração de novos documentos", postado em 11/12/2024 no blog da Mrh Arquivos, ressaltamos a importância de organizar a documentação existente e preparar a gestão eficiente dos documentos que serão gerados no ano seguinte.

Todo cuidado é pouco, porque os documentos gerados/recebidos em dezembro têm apenas um mês, e a tendência das pessoas menos avisadas é de tratar de eliminá-los logo em janeiro, só porque virou o ano. Temos que atentar para o ciclo de vida dos documentos, que se fundamenta na teoria das três idades: arquivo corrente, intermediário e permanente. Muita calma nessa hora, eliminar documentos indiscriminadamente compromete os interesses da instituição e pode causar prejuízos incalculáveis.

O momento é de avaliar e verificar a documentação que já cumpriu o prazo estabelecido na Tabela de Temporalidade Documental, para que seja encaminhada ao descarte, preservando aquela que ainda não cumpriu. Essa é a missão da Comissão de Avaliação de Documentos (CPAD), conforme estabelece o Arquivo Nacional

Documentos: importante saber disso!

Conheça as razões para guardar e gerenciar documentos. A Mrh explica.

Leia a postagem no blog da Mrh Arquivos: Por que guardamos e gerenciamos documentos?

Arquivo, Biblioteca e Museu: um trio de alta grandeza!

Arquivo, Biblioteca e Museu: um trio de alta grandeza! Quer conhecer mais sobre essas instituições:

Leia a postagem no Blog da Mrh Arquivos, clicando AQUI!

Os ditados populares e o arquivo

Os ditados populares, também conhecidos como ditos, adágios, provérbios, fazem parte do nosso dia a dia. Na maioria das vezes é uma pequena frase de autor desconhecido que se baseia na crença popular, no senso comum, que vai se repetindo de boca em boca, de geração em geração, sempre respeitando a língua e os costumes da região.

Aqui e acolá fazemos a leitura da situação e mencionamos um conforme o contexto. É nosso costume utilizá-los nas nossas interações. Há até quem use e abuse deles, tendo sempre um na ponta da língua, para falar na hora certa.

Trazendo a prática dos ditados populares para dialogar com as questões arquivísticas, temos muitas respostas para a realidade que enfrentamos no trabalho dentro dessas linhas populares, senão, vejamos a seguir.

Enfrentando o caos documental

Esse "arquivo" parece mais a Casa da mãe Joana! Eu sei que Nem tudo são flores, que Todo começo é difícil, isso aqui está precisando de uma boa seleção.

Iniciando a seleção

Em uma massa documental acumulada é preciso separar o joio do trigo, verificar o que de fato é documento arquivístico, para que possa ser classificado. O segredo é Botar a mão na massa, afinal, Não se faz uma omelete sem quebrar os ovos.

No processo de classificação

Como respeitamos o princípio da proveniência, Cada macaco no seu galho, vamos atentar para o contexto e preparar o cenário, respeitando a organicidade, para tratar e organizar. 

No processo de tratamento e organização 

Atentar para os detalhes de cada documento ou conjunto documental, tratando e organizando um a um, sempre lembrando que é De grão em grão a galinha enche o papo, preparando para fazer a descrição e a indexação.

No processo de descrição e indexação

Como precisamos definir bem os metadados para garantir a recuperação da informação, A pressa é a inimiga da perfeição. Reduzir os metadados, compromete e recuperação da informação, lembrar que quando mais bem definida a documentação, mais rápida a localização, portanto, Muita calma nessa hora, porque O barato sai caro.

No processo de recuperação da informação

Quando a descrição e a indexação são bem-feitas, Quem procura, acha, porque Quem é vivo sempre aparece.

Tendo o cuidado com o banco de dados

O backup é a garantia e a segurança de ter os dados preservados, seja no servidor, seja na nuvem, afinal, O seguro morreu de velho.

Gestão documental implantada

É hora de usufruir o que foi implantado. Vale bem o ditado que diz: Depois da tempestade vem a bonança.

Portanto, em arquivo, como em qualquer outra situação, é Melhor prevenir que remediar, se não fizer a gestão, nada funciona, portanto, Não adianta chorar pelo leite derramado.