Documentos: importante saber disso!

Conheça as razões para guardar e gerenciar documentos. A Mrh explica.

Leia a postagem no blog da Mrh Arquivos: Por que guardamos e gerenciamos documentos?

Arquivo, Biblioteca e Museu: um trio de alta grandeza!

Arquivo, Biblioteca e Museu: um trio de alta grandeza! Quer conhecer mais sobre essas instituições:

Leia a postagem no Blog da Mrh Arquivos, clicando AQUI!

Os ditados populares e o arquivo

Os ditados populares, também conhecidos como ditos, adágios, provérbios, fazem parte do nosso dia a dia. Na maioria das vezes é uma pequena frase de autor desconhecido que se baseia na crença popular, no senso comum, que vai se repetindo de boca em boca, de geração em geração, sempre respeitando a língua e os costumes da região.

Aqui e acolá fazemos a leitura da situação e mencionamos um conforme o contexto. É nosso costume utilizá-los nas nossas interações. Há até quem use e abuse deles, tendo sempre um na ponta da língua, para falar na hora certa.

Trazendo a prática dos ditados populares para dialogar com as questões arquivísticas, temos muitas respostas para a realidade que enfrentamos no trabalho dentro dessas linhas populares, senão, vejamos a seguir.

Enfrentando o caos documental

Esse "arquivo" parece mais a Casa da mãe Joana! Eu sei que Nem tudo são flores, que Todo começo é difícil, isso aqui está precisando de uma boa seleção.

Iniciando a seleção

Em uma massa documental acumulada é preciso separar o joio do trigo, verificar o que de fato é documento arquivístico, para que possa ser classificado. O segredo é Botar a mão na massa, afinal, Não se faz uma omelete sem quebrar os ovos.

No processo de classificação

Como respeitamos o princípio da proveniência, Cada macaco no seu galho, vamos atentar para o contexto e preparar o cenário, respeitando a organicidade, para tratar e organizar. 

No processo de tratamento e organização 

Atentar para os detalhes de cada documento ou conjunto documental, tratando e organizando um a um, sempre lembrando que é De grão em grão a galinha enche o papo, preparando para fazer a descrição e a indexação.

No processo de descrição e indexação

Como precisamos definir bem os metadados para garantir a recuperação da informação, A pressa é a inimiga da perfeição. Reduzir os metadados, compromete e recuperação da informação, lembrar que quando mais bem definida a documentação, mais rápida a localização, portanto, Muita calma nessa hora, porque O barato sai caro.

No processo de recuperação da informação

Quando a descrição e a indexação são bem-feitas, Quem procura, acha, porque Quem é vivo sempre aparece.

Tendo o cuidado com o banco de dados

O backup é a garantia e a segurança de ter os dados preservados, seja no servidor, seja na nuvem, afinal, O seguro morreu de velho.

Gestão documental implantada

É hora de usufruir o que foi implantado. Vale bem o ditado que diz: Depois da tempestade vem a bonança.

Portanto, em arquivo, como em qualquer outra situação, é Melhor prevenir que remediar, se não fizer a gestão, nada funciona, portanto, Não adianta chorar pelo leite derramado.

As funções do arquivo

A postagem no blog da Mrh Arquivos traz as funções do arquivo. Importante lembrá-las para quem trabalha na área ficar atento, pois elas se sucedem a partir da reunião da documentação.

Apenas reunir a documentação, seja ela física ou digital, dá ao arquivo status de depósito e não é isso que queremos. Indo adiante, com as demais funções, conseguimos elevar o nível e recuperar a informação desejada, mantendo os documentos íntegros, conservados e preservados, para atender ao usuário.

Leia a postagem no blog da Mrh Arquivos.

DNA Arquivístico

Muitos acham que para tratar tecnicamente um arquivo há uma receita de bolo, algo pronto que é aplicado a todos os arquivos. Ledo engano!

Cada projeto é único, mesmo em se tratando do mesmo segmento de atividade. Cada cliente tem o seu contexto, a sua realidade, decorrentes do modus operandi do desenvolvimento de suas atividades. Uma espécie de DNA arquivístico.

Imagem gerada por IA

Portanto, para se iniciar um projeto arquivístico e tê-lo como bem sucedido, há de se ter, a priori, uma interação muito intensa com o cliente, entendendo a sua estrutura organizacional, a sua atividade fim, os seus propósitos, para, em seguida, conversar com os produtores dos documentos.

Essa conversa deve ser bem detalhada, passando, inclusive pelo processo da geração dos documentos, distribuição, tramitação, até chegar ao arquivamento. Por vezes é necessário desenhar esse fluxo para um melhor entendimento, porque o documento pode ser gerado em uma área, passar por outra e ser destinado a outra.

É fundamental entender todo o contexto da geração documental, sua proveniência e suas conexões por toda a organização, só assim é possível fazer a gestão documental, tendo o olhar para o documento desde a sua gênese até a sua destinação final.

Somente após toda essa carimpagem de informações e depois de conhecer o DNA arquivístico da organização, é possível construir os instrumentos arquivisticos específicos para o cliente em questão.

Essa é a minha experiência, mas também não é uma receita de bolo, com certeza há outras maneiras executadas por outros profissionais que dão certo. A dica é não tentar aplicar a solução de um cliente para outro, porque cada um tem o seu DNA Arquivístico.

Criar para inovar

21 de abril é o Dia Mundial da Criatividade e Inovação, mas na Mrh Arquivos todo dia é dia de criar e inovar. Temos reuniões periódicas para aprender e promover tempestade de ideias. Estamos em constante estado de criatividade e inovação, porque trabalhar com arquivos é estar sempre em movimento, propondo soluções para o caos documental.

Leia a postagem: Arquivo também é criatividade e inovação.

Os arquivos pessoais e o leão do IR

Março ainda não acabou e o leão do Imposto de Renda já ronda a cabeça dos contribuintes e contadores.

E o que isso tem a ver com os arquivos? Eu respondo: Tudo e mais alguma coisa, afinal os documentos de arquivo pessoal, especificamente os registros detalhados dos valores recebidos e gastos, são instrumentos comprobatórios que ajudam a preencher a declaração do IR e devem ficar à disposição do fisco por cinco anos (Decreto nº 9.580, de 22/11/2018). 

Os contribuintes são obrigados a relatar sua renda ao governo para fins de imposto e isso requer manter registros de fontes de renda, como declaração de rendimentos, honorários, lucros de investimentos, recibo de aluguéis, entre outros são essenciais para comprovação.

Por outro lado, os contribuintes podem ter direito a deduções fiscais e créditos tributários que reduzem a carga tributária. No entanto, para reivindicar essas deduções e créditos, eles geralmente precisam fornecer documentação de despesas específicas. Isso pode incluir recibos médicos, recibos de despesas educacionais, comprovantes de doações para instituições de caridade e outros documentos que sustentam as deduções, conforme estabelecido na legislação.

Portanto, os contribuintes devem preparar seus documentos comprobatórios de forma minuciosa antes de apresentar sua declaração de imposto de renda. Esses documentos servem como evidência concreta de suas transações financeiras, renda e despesas.

Ter os arquivos pessoais organizados, sejam eles físicos ou digitais, facilita o preenchimento da declaração do imposto de renda, permitindo que os contribuintes demonstrem sua conformidade com as leis fiscais.

Imagem gerada por IA

Não caia na malha fina do leão! Organize-se! Cuide do seu arquivo pessoal.

Arquivos e Carnaval: uma analogia

Imaginem que as formas como os arquivos se apresentam são como os diferentes tipos de blocos de carnaval. Descrevendo-os abaixo, faço a analogia.

Arquivos Organizados: São como os blocos de carnaval bem planejados, há uma gestão, onde tudo está em ordem, existe um padrão, as pessoas conseguen encontrar umas as outras, trajam as mesmas fantasias, dançam a mesma coreografia no mesmo ritmo, percorrem sempre o mesmo itinerário, porque ele é certo. 

Arquivos Bagunçados: Podem ser comparados aos blocos improvisados que surgem de repente nas ruas. Não há uma estrutura clara, todos estão espalhadas por toda parte, difícil reunir todos para iniciar o trajeto do desfile, até porque não trajam a mesma fantasia.

Arquivos Criptografados: Esses são como os bailes de máscaras do carnaval, onde as identidades são ocultas e só podem ser reveladas por aqueles que têm a chave certa.

Arquivos Corrompidos: São como aqueles blocos que, por algum motivo, não conseguem sair às ruas no dia marcado. Eles estão lá, mas não podem ser acessados ou desfrutados.

Arquivos Expirados: Esses são como as festas que acontecem no último dia do carnaval. Você pode até tentar participar, mas a diversão já passou e o que resta são apenas vestígios do que foi uma grande celebração.

Arquivos Protegidos por Senha: São como festas privadas do carnaval, onde só aqueles que recebem.o convite e têm a senha certa podem entrar e aproveitar a diversão.

Independentemente do tipo de arquivo ou festa, a dica para aproveitar ao máximo é sempre a organização, o padrão, o acesso correto, para que tudo dê certo, seja no arquivo, seja no Carnaval.

"Carnaval é legal, mas no arquivo, não!

Para ler a postagem Carnaval é legal, mas no arquivo, não!, acesse o blog da Mrh.

Pesquisa em arquivos: a fonte dos historiadores

"O ano começou, mas os arquivos existem desde sempre".

Para ler a postagem "O ano começou, mas os arquivos existem desde sempre", acesse o blog da Mrh Arquivos.

Dia Internacional dos Arquivos pela Mrh

Com este banner, a Mrh homenageia e comemora o Dia Internacional dos Arquivos.

Nós, profissionais da  área de arquivos que estamos à frente dos trabalhos na Mrh Arquivos,  lembramos todo dia da missão de guardar, gerir, disponibilizar e preservar os documentos para as empresas, instituições e órgãos, com qualidade, segurança e sigilo.

A essência dos arquivos

Hoje é a data máxima para os arquivos de toda sorte, sejam eles pessoais, empresariais, institucionais ou de governo, analógicos ou digitais.

Arquivos são essenciais à nossa vida, desde bê cedo, ainda no hospital onde nossa mãe deu à luz, já fazemos arquivo, que vai se ampliando e acumulando ao logo de nossa vida terrena. Certidões, certificados, atestados, declarações, boletos de pagamento, prontuários e tantas outras espécies documentais.

Falando em termos de pessoa jurídica, da mesma forma. A PJ nasce com um CNPJ e ao longo de sua vida vai fazendo parcerias, contatos, negociações, pagamentos, etc., tudo registrado em documentos. São contratos, convênios, ordens de serviços, faturamento, vendas, registros contábeis, balanços e tantos outros.

Daí pergunto: 

Um cidadão pode viver sem seus documentos? Uma pessoa jurídica pode operar sem seus registros documentais?

Cada vez mais fica evidente a resposta NÃO. Esta na sua essência a missão de registrar e informar. As exigências legais são muitas, além de também lidarmos com questões administrativas, históricas e de cunho pessoal.

Valorizar os arquivos é questão de identidade, de vida, de memória e de história.

Tabela de temporalidade documental, instrumento essencial para a gestão documental

A Tabela de temporalidade documental-TTD é um instrumento essencial para a gestão documental, haja vista os prazos de guarda que ela define, proporcionando eficiência no controle do fluxo documental.

Entradas, saídas, adaptações, alterações, tudo pode está previsto na TTD se construída de forma holística, com foco na realidade e contexto da empresa produtora dos documentos.

No Blog da Mrh Arquivos, falo mais a respeito, ressaltando exatamente a falta e o excesso ns gestão dos documentos.

Na Semana Nacional de Arquivos, é fundamental tal fazer esse realce.

Usuário de arquivo, quem não é?

Com certeza você algum dia precisou de um documento para resolver alguma questão. Para tanto, recorreu a um arquivo, seja ele pessoal, empresarial ou institucional, físico, digitalizado ou digital. 

Lá conseguiu a informação para fazer uma contratação, fechar um negócio, resolver uma pendência, receber um crédito, assumir um compromisso ou quaisquer fatos, todos eles decorrentes das atividades e funções do produtor desse arquivo. 

São conexões, inter-relações nada lineares, carregadas de contexto, presentes nos arquivos a serviço dos cidadãos, das empresas e das instituições.

Com isso, concluímos que arquivos são imprescindíveis para elucidar e comprovar fatos, além de corroborar de forma contundente com a história.

Michel Foucault, em "A Arqueologia do saber, 2007, p. 147, ressalta:

"O arquivo é, de início, a lei do que pode ser dito, o sistema que rege o aparecimento dos enunciados como acontecimentos singulares. Mas o arquivo é, também, o que faz com que todas as coisas ditas não se acumulem indefinidamente em uma massa amorfa, não se inscrevam tampouco, em uma linearidade sem ruptura e não desapareçam ao simples acaso de acidentes externos, mas que se agrupem em figuras distintas, se componham umas com as outras segundo relações múltiplas, se mantenham ou se esfumem segundo regularidades específicas."

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Arquivos: máquinas do tempo

Se pararmos para pensar de forma filosófica, procurando buscar a existência, a natureza e a essência dos arquivos, podemos concluir que são máquinas do tempo. Neste raciocínio, considera-se, além da sua estrutura física, o suporte, ou seja, o veículo para viajar no tempo, a própria informação nele contida: o ente viajante atemporal, que atravessa séculos.

Arquivos existem desde sempre, desde que o homem passou a registrar seu cotidiano nas paredes das cavernas, portanto, viajam pelo tempo. É da sua natureza trazer informações relevantes do passado, tanto para contar história, como para provar algo da hora e até para fazer nova história. É o passado presente no futuro. É o próprio presente que vai ser passado, que vai esbarrar no futuro.

Independente da sua natureza, seja em suporte físico, tal como pedra de argila, papiro, pergaminho, papel de trapo, papel de celulose, seja digital nas mais diferentes plataformas informáticas, inclusive nas nuvens, os arquivos registram a informação e são fonte de pesquisa para toda a sociedade. Esta é a sua essência, cumprir a função social de documentar para informar.

Hoje, junto aos arquivos digitais, esses três fatores filosóficos continuam presentes: existência, natureza e essência, afinal são constituídos de documentos, o suporte aqui não interfere. Há, no entanto, uma característica bem peculiar inerente aos arquivos digitais, a viagem é mais rápida. Os arquivos navegam pela Internet ou estão disponíveis a um simples clique e, em tempo real, se obtém a informação desejada. 

Considerando tudo que os arquivos nos proporcionaram até hoje e ainda nos proporcionam, preservação da história, lugar de memória, mediação cultural, guardião da ciência, fonte de conhecimento, prova documental, dentre outras benesses, podemos dizer que a ciência e o conhecimento em si não seriam os mesmos, não estariam no estado da arte que estão, sem a contribuição deles.

E continuamos com a viagem dos arquivos por mais e mais anos... A máquina do tempo sobreviverá assumindo variados formatos e suportes, mas sempre trazendo a informação.

Arquivo organizado! Gestão documental implantada!

É gratificante e compensador fazer parte da equipe Mrh que concluiu o trabalho junto ao arquivo da Secretaria do Esporte do Estado do Ceará (Sesporte).

Ver o "antes" e o "depois", é a certeza de que as informações e os documentos estão preservados para atender às demandas de seus usuários.

Parabéns à Sesporte pela iniciativa de promover a licitação e contratação com foco na gestão do arquivo. Parabéns à equipe Mrh que conduziu muito bem o projeto, prestando bons serviços ao Estado.

Todo dia se aprende mais elaborando TTD

No trabalho que executo há mais de 25 anos, sendo os primeiros destes como empresária e consultora e a maioria deles como responsável técnica em uma empresa de guarda e gestão de documentos e informações, tenho a oportunidade de aprender todo dia, de conhecer novas atividades e, por consequência, novos documentos.

É que na gestão documental, para se construir o instrumento arquivístico denominado Tabela de Temporalidade Documental-TTD, é necessário conhecer essas atividades, o fluxo que elas cumprem e os documentos que elas geram nessa trajetória. 

Para conhecer essas atividades, nada melhor que mergulhar no universo da empresa e para isso é imprescindível entrevistar cada gestor de área, seja aquela que é responsável pelas atividades-meio ou pelas atividades-fim.

Uma vez tendo a oportunidade desse contato, fazendo durante ele as perguntas-chave, é possível entender e compreender o fluxo das atividades e dos seus respectivos documentos. O próximo passo é montar a estrutura do arquivo, compreendendo empresa/instituição - área/atividade e conjunto documental/documento.

São muitos dados e informações que são coletados no cumprimento dessa rotina de elaborar a TTD, os quais devem ser organizados e tabulados para composição desse instrumento. Por vezes, as atividades e seus respectivos documentos são novidades, ou seja, não são conhecidos. É aí que a oportunidade de aprender mais acontece. É necessário pesquisar a atividade em si, o documento e a legislação que o permeia (se ela existir), para ser possível a execução do trabalho.

Posso citar alguns exemplos de documentos que tive a oportunidade de conhecer e trabalhar, ampliando meus conhecimentos:

• em uma construtora / imobiliária, saber que uma "obra afetada" é aquela que está coberta pelas leis 4.591/1964 e 10.931/2004, estabelecendo que o incorporador constitua patrimônio de afetação, ou seja, que bens e direitos vinculados à incorporação sejam apartados no seu patrimônio geral, destinando-os exclusivamente à construção do empreendimento. Portanto, é um regime tributário que traz segurança jurídica para o comprador, porque o patrimônio da obra fica separado do patrimônio da incorporadora. Portanto, ao comercializar as unidades imobiliárias, gera-se o "contrato de obra afetada".
• em uma agência marítima, aprender que "armador" é a empresa proprietária de navio, ou que mantém sociedade ou ainda que freta o navio, equipando-o e faz a sua manutenção para exploração comercial. Ele executa toda operação e transporte de cargas entre os portos, atuando com a agência marítima e com o importador e o exportador. Essas agências mantêm o "dossiê do armador", conjunto documental que contém todas as informações desse agente.
• em um hospital, saber que "autoclave" é um aparelho do tipo tanque hermeticamente fechado, usado em processos químicos, que esteriliza artigos médico e hospitalares por meio do calor úmido sob pressão. Com as paredes grossas dentro de sua câmara, a alta pressão pode ser mantida, com aplicação de temperatura elevada, tornando o processo de esterilização mais eficaz. Nos hospitais existe o documento denominado "monitoramento de autoclave".
• em um escritório de advocacia, entender que "advocacia de partido" é a prestação ampla de assessoria jurídica diante o pagamento de um valor fixo mensal determinado, que cobre tudo que uma empresa ou pessoa física necessite de suporte jurídico. Esses escritórios geram o "contrato de advocacia de partido".

A lista poderia ser bem grande com outros documentos bem peculiares, mas esses que mencionei são bastante representativos como evidências para essa postagem, mostrando que nessa atividade que exerço, todo dia eu aprendo mais.

E você, conhecia esses termos, esses documentos?

É muito bom ser lembrado e valorizado

Mais um Dia do Bibliotecário sendo lembrado na Mrh Arquivos. É a valorização das pessoas, dos profissionais que contribuem diariamente para o sucesso da empresa.

No Programa Viva Bem do Grupo Mrh, não podia deixar de ter um mimo no Dia do Bibliotecário. Eu e a colega Aline fomos parabenizadas

Nós, bibliotecárias, estamos ativamente à frente das atividades, eu, no direcionamento técnico, e Aline Medeiros comandando a equipe de processamento que coloca a  mão na massa.

A informação está pronta, disponível, na ponta do icerbeg, para os quase duzentos clientes tomarem suas decisões. E submersos estão os metadados possíveis, todos estruturados para gerarem a informação, de acordo com as necessidades de cada um desses clientes e cada documento que faz parte do seu acervo arquivístico.

 

Minhas andanças me levam longe

Dentre inúmeras empresas e instituições para as quais elaborei a tabela de temporalidade documental pela Mrh Arquivos, cujo número já passou de duas centenas, eis que agora estou conhecendo todas as unidades da Polícia Militar do Ceará, para construção desse instrumento arquivistico.

Estou sendo acompanhada pela Tenente Simone, que agenda as visitas/entrevistas e vai abrindo os caminhos para a realização desse feito. A Tenente é  responsável pelo Núcleo de Arquivo e Memorial Histórico, além de fazer parte da Comissão Permanente para Avaliação de Documentos de Arquivo-CPADA, da PMCE.

Para desenvolver esse trabalho, são necessárias muitas visitas por conta das várias unidades espalhadas pela cidade e pela própria natureza do processo. É fundamental entender o fluxo de atividades, que culmina nos registros documentais.

A visita objeto dessa postagem é do Regimento de Polícia Montada-RPMONT, realizada em 07 de fevereiro, quando pude observar os dossiês dos semoventes, cada um identificado pelo nome, raça, data do nascimento e pelagem. Nessa visita, fiquei sabendo que a Polícia Militar do Ceará não compra mais cavalos, todos nascem nas instalações do próprio Regimento para servir à PMCE. Esses animais são também utilizados em projetos sociais desenvolvidos na unidade para a comunidade.

Cada visita é uma gama de aprendizado, conhecendo novas rotinas, novas atividades, e claro, novos documentos.

Tive a oportunidade de fazer esses registros fotográficos do hall do Regimento, autorizados pelo superior que nos acompanhou.