Compreendendo a gestão documental

Trago para esse espaço de Leitura e Contexto a nova postagem de minha autoria no blog da Mrh Arquivos.

A gestão documental se inicia muito antes do contato direto com o documento. Confira aqui! Compreendendo a gestão documental.

É hora de estagiar!

Iniciei o estágio supervisionado e obrigatório da graduação em Arquivologia que estou cursando EAD pela Unicive. Surgiu a oportunidade pelo Arquivo Público do Estado do Ceará - APEC, órgão vinculado à Secult. 

A amiga e bibliotecária Sandra Cabral foi quem indicou e mostrou os caminhos das pedras, daí foi tudo mais fácil, aliás, ela sempre dá boas dicas. Também segui a própria orientação da Faculdade disponibilizada no site.

Tive, inicialmente, uma reunião online para os acertos necessários, com a diretora Janaína Ilara, mestra em Ciência da Informação, Arquivista e Museóloga.

Na oportunidade, ela falou um pouco sobre a instituição e também a respeito dos fundos arquivísticos que estão disponíveis para trabalhar, deixando a escolha conforme meu interesse:

• Educação; 
• Anistia;
• Secretaria de Segurança Pública;
• Virgílio Távora;
• Atos do Governo do Estado;
• Documentação dos Municípios.

Fiz a visita presencial, com o objetivo de iniciar no dia seguinte, já fazendo a opção pelo Fundo Arquivístico da Secretaria de Segurança Pública.

E, de fato, iniciei em 12/08/26 o estágio supervisionado no APEC, para cumprir a carga horária de 20h e concluir essa disciplina do período, do Curso de Arquivologia da Unicive.

E aqui estou já executando as atividades, sob a orientação técnica da arquivista Roberta de Jesus Santana, com ajuda acolhedora da equipe que trabalha no APEC.

A Roberta me introduziu perfeitamente no contexto e na metodologia utilizada no APEC junto ao fundo escolhido, exatamente como o trabalho já vem sendo executado. 

Toda a equipe é sensacional, me recebeu muito bem e está sempre perto explicando e orientando.

​Apesar do meu conhecimento prévio na área, atuar na instituição por meio de atividades estruturadas e com propósitos bem definidos proporciona um aprendizado distinto e bastante enriquecedor.

Espero concluir com louvor o estágio.

O Arquivo está na mídia!

O Dia Internacional dos Arquivos é celebrado anualmente em 9 de junho. A data que vai muito além de uma simples comemoração, ela serve para nos lembrar de que os arquivos são a base da nossa memória coletiva, da Governança corporativa, da transparência pública e da garantia dos nossos direitos como cidadãos. É saber que muitos destinos e soluções dependem desses acervos, sejam eles públicos ou privados, físicos os digitais.

​A data não surgiu por acaso, ela faz referência direta à criação do Conselho Internacional de Arquivos (ICA), fundado sob os auspícios da UNESCO em 9 de junho de 1948.

​No entanto, a criação de um dia internacional específico para celebrar a causa só foi instituída oficialmente em novembro de 2007, durante a Assembleia Geral do ICA no Quebec, passando a ser comemorada globalmente a partir de 2008.

​Muitas vezes, quem é leigo no assunto pensa em arquivos como caixas empoeiradas, depositadas em subsolos desabitados, portanto, em algo sem importância, desvalorizado. Mas a arquivística moderna, que não é de agora, lida com preservação histórica, acesso rápido à informação e com dados digitais. Diante disso, faz-se necessário esclarecer a importância dos arquivos para esse público. Podemos citar três papéis fundamentais na sociedade: 

• ​preservação da memória, porque guardam a identidade cultural de um povo, sem arquivos, a história se perde;
• garantia de direitos e cidadania, com as certidões de nascimento, documentos de propriedade, prontuários médicos e registros de trabalho,  que são fundamentais para essa comprovação;
• transparência e governança, com o acesso a documentos públicos permite auditar ações de governantes, combater a corrupção e fortalecer a democracia.

​E se os arquivos servem à sociedade, antes de tudo servem à própria instituição a que eles pertencem, auxiliando na tomada de decisão, servindo de prova documental e resguardando a memória.

Por conta da riqueza do tema, o Conselho Internacional de Arquivos e diversas instituições pelo mundo (como o Arquivo Nacional no Brasil e a Torre do Tombo em Portugal) costumam estender as comemorações por uma semana inteira, promovendo palestras, exposições virtuais, workshops e abertura de acervos ao público. O Arquivo está na mídia!

​No ambiente digital de hoje, o maior desafio dos arquivos é a preservação digital a longo prazo, para garantir que os arquivos gerados hoje em computadores e redes sociais ainda possam ser abertos e lidos pelas próximas gerações.

Classificar: "muita calma nessa hora!"

O discernimento na classificação de documentos é, em essência, a bússola do arquivista. Não se trata apenas de colocar papéis em pastas, mas de entender a natureza das atividades que geraram aquele registro para garantir que a informação certa esteja disponível no momento oportuno.

​Abaixo, detalho os pilares desse processo crítico para a gestão documental:

​1. A Natureza da classificação

​Classificar não é um ato arbitrário baseado no suporte (papel, digital ou foto), mas sim um ato intelectual baseado na função. O discernimento entra em jogo ao identificar se um documento é o resultado de uma atividade-meio, gestão de recursos humanos, finanças, por exemplo, ou de uma atividade-fim, objetivo principal da instituição.

​2. O Plano de classificação como guia

​O discernimento deve ser exercido dentro de um Plano de Classificação de Documentos (PCD). Este instrumento reflete a estrutura lógica da organização. Ao classificar, o profissional deve se perguntar:

• ​Qual a origem? Quem produziu este documento?
• Qual a função? Por que este documento foi criado?
• Qual o assunto? Sobre o que ele trata especificamente?

​

3. Desafios do discernimento

​Muitas vezes, a linha entre categorias pode ser tênue. O discernimento evita erros comuns, como:

• ​Subjetividade excessiva: Evitar classificar documentos com base em critérios pessoais ("importante", "urgente"), focando sempre em critérios institucionais.
• Acúmulo de documentos sem classificação: O uso indiscriminado da categoria "Diversos", que tem outras denominações: "Geral", "Outros", "Vários", é o cemitério da informação. O discernimento exige o esforço de encontrar o código específico.

4. Tabela de critérios

Classificar é dar ordem ao caos. Sem o discernimento técnico, o arquivo deixa de ser um ativo estratégico e passa a ser apenas um depósito de papéis inúteis."

​O discernimento técnico transforma a massa documental em conhecimento organizado. Ele permite que, anos após a criação de um documento, ele possa ser recuperado com precisão, servindo como prova administrativa, jurídica ou como fonte histórica.

Taxonomia e metadados

Na Arquivologia, a taxonomia é um dos instrumentos mais estratégicos para a organização e a recuperação da informação. Ela consiste na estrutura hierárquica que classifica os documentos de acordo com funções, atividades, assuntos ou estruturas organizacionais. Em outras palavras, é o “mapa lógico” que traduz a dinâmica institucional em categorias organizadas e inteligíveis.

A taxonomia não é apenas uma lista de termos. Ela é construída a partir do contexto de produção documental, respeitando princípios clássicos da Arquivologia, como a organicidade e a proveniência. Quando bem elaborada, facilita a gestão, o acesso, a avaliação e a preservação dos documentos, tanto físicos quanto digitais.

Contudo, especialmente em ambientes digitais complexos, chega um momento em que a taxonomia, por si só, se mostra insuficiente. Isso ocorre porque a realidade organizacional é dinâmica, multifacetada e atravessada por múltiplas perspectivas de uso da informação. 

Portanto, diante da complexidade informacional, quando a taxonomia se esgota,  quando não é mais suficiente para filtrar a busca, entram em cena os metadados.  Isso porque chega-se a um estágio em que não cabe mais essa hierarquia, ou seja, quando já não consegue abarcar todas as possibilidades de recuperação e contextualização.

Eles ampliam o horizonte, são "dados sobre dados", atributos específicos anexados ao arquivo que permitem buscas transversais, independentemente de onde o arquivo esteja guardado. Podemos dizer que os metadados são o DNA da Informação. 

Os metadados permitem buscas cruzadas, filtros refinados, interoperabilidade entre sistemas e maior precisão na recuperação da informação, especialmente em ambientes digitais e repositórios eletrônicos. Eles vão na especificidade do documento, porque cada um é único, tem seus próprios dados, ou seja, a característica da unicidade do documento arquivístico. 

Enquanto a taxonomia organiza por categorias predefinidas, os metadados descrevem o documento em múltiplas dimensões. Eles agregam informações como autor/titular, espécie documental, número, indexação (assunto, palavras-chave, descritores) temporalidades, entre outros elementos descritivos e técnicos. Se a taxonomia define “onde” o documento está classificado, os metadados explicam “o que ele é”, “como foi produzido”, “para que serve” e “como pode ser recuperado”.

Assim, taxonomia e metadados não são instrumentos concorrentes, mas complementares. A taxonomia estrutura; os metadados detalham. A primeira organiza a lógica institucional; os segundos enriquecem a descrição e viabilizam múltiplos caminhos de acesso.

Na Arquivologia contemporânea, sobretudo diante da transformação digital e da gestão eletrônica de documentos, compreender essa transição, da classificação hierárquica para a descrição ampliada por metadados, é essencial. Quando a estrutura já não comporta a complexidade informacional, não se abandona a organização: amplia-se a camada de descrição.

Em síntese, a maturidade da gestão documental se revela justamente nesse ponto: saber quando a taxonomia cumpriu seu papel estruturante e reconhecer que é por meio dos metadados que se garante profundidade, precisão e inteligência informacional.

​O limite da taxonomia é a localização física ou lógica. Ela diz onde o arquivo está, mas não descreve o que ele é em detalhes.

Curiosidades sobre os arquivos históricos

Arquivos históricos são muito mais do que apenas "depósitos de papéis velhos". Eles são a espinha dorsal da nossa memória coletiva e escondem fatos fascinantes sobre como a humanidade se desenvolveu e organizou sua própria história.

Pesquisei sobre algumas das curiosidades mais interessantes do mundo dos arquivos e cito a seguir.

Arquivos nem sempre foram públicos

Por muito tempo, arquivos serviram apenas ao poder do Estado. A ideia de acesso público é relativamente recente e ligada à democracia e ao direito à informação.

Um erro de arquivamento pode mudar a história

Documentos mal descritos ou classificados podem ficar “invisíveis” por décadas — há descobertas históricas feitas simplesmente porque alguém reorganizou um fundo documental.

O Papel não é o único suporte

A Arquivística não trata apenas com documentos em papel. Existem arquivos em suportes peculiares, que existiram ao longo do tempo. 

• Tabletes de argila: As "planilhas" da Mesopotâmia que duram milhares de anos.
• Placas de xisto tartéssicas (ou da Civilização de Tartessos) são artefatos arqueológicos fundamentais para o entendimento da escrita, arte e sociedade no sudoeste da Península Ibérica.
• Papiro e pergaminho: se o papel moderno é o "queridinho" da nossa era, o papiro e o pergaminho foram as superestrelas da antiguidade. Eles não só permitiram o registro da história, como ditaram a forma como lemos e escrevemos até hoje.
• Microfilme: Uma tecnologia antiga, mas ainda uma das mais confiáveis, pois podem durar até 500 anos se conservados corretamente.
• DNA: Pesquisadores já estão testando o armazenamento de dados digitais em cadeias de DNA, que podem guardar quantidades massivas de informação por milênios.

Cheiros e cores contam história

O amarelado do papel, manchas e até o cheiro característico vêm da oxidação da celulose e dos tipos de tinta usados em diferentes épocas.

Inimigos silenciosos

Há outros inimigos do arquivo além do fogo.

• Lignina: Uma substância natural do papel de madeira que o torna ácido e amarelado com o tempo.
• Umidade: Que atrai fungos e o temido "bicho-do-livro".
• Luz UV: Que desbota a tinta e enfraquece as fibras do papel de forma irreversível.

O Labirinto do Vaticano

Arquivo Apostólico do Vaticano (antigamente chamado de "Arquivo Secreto") possui cerca de 85 quilômetros de estantes lineares. Apesar do nome "secreto", o termo vem do latim secretum, que significa "particular" ou "privado". Hoje, pesquisadores qualificados podem acessar a maioria dos documentos, que incluem registros da Inquisição, excomunhão de Martinho Lutero, cartas de Maria Antonieta, dentre outros.

O Arquivo do Fim do Mundo

Localizado na Noruega, o Svalbard Global Seed Vault é tecnicamente um arquivo de sementes. Ele armazena duplicatas de sementes de todo o planeta em uma montanha gelada para garantir a segurança alimentar da humanidade em caso de catástrofes globais.

Arquivo histórico é vivo?

A resposta é: depende da perspectiva, mas tecnicamente, não. Para a teoria arquivística clássica, o termo "arquivo vivo" é o oposto do "arquivo histórico". Vamos entender essa distinção para que não seja confundida.

Podem se ser considerados vivos somemte de forma metafórica, em sentido figurativo, pois diz-se que um arquivo histórico é "vivo" quando ele é frequentemente consultado por pesquisadores, quando gera novas interpretações sobre o passado ou quando é dinâmico em sua extroversão (exposições, mídias digitais)

No sentido técnico, chamar um arquivo histórico de "vivo" pode ser considerado um erro conceitual, pois o "arquivo vivo" (corrente) é aquele que ainda pode sofrer alterações administrativas, enquanto o histórico é custodiado para garantir sua imutabilidade.

A Função estratégica dos arquivos

Uma postagem muito consciente e verdadeira do arquivista Marcio Oliveira no LinkedIn, intitulada "Arquivologia: a profissão que não se sonha, se descobre", traz, no último parágrafo, o resumo de tudo. Gostei tanto, que transcrevo abaixo, me motivando a fazer esta postagem.

"Quando o arquivo é tratado apenas como espaço físico, e não como função estratégica, o prejuízo não é apenas documental, é institucional."(Márcio Oliveira)

Mas, o que seria essa função estratégica?

É exatamente o papel que o arquivo exerce como instrumento de gestão, apoiando as atividades administrativas, operacionais e estratégicas da empresa. 

O arquivo organiza, controla, preserva e disponibiliza informações confiáveis, no momento certo, para as pessoas certas. Portanto, ela está diretamente ligada à tomada de decisão, à eficiência organizacional, à segurança jurídica e à preservação da memória institucional.

Em outras palavras, podemos dizer que: 

📂 arquivo bem gerido = informação acessível + decisão qualificada.

Agora, analisando os pontos focais, é necessário:

🤔reduzir decisões baseadas apenas em suposições;

👉 entender que sem arquivo organizado, a empresa decide “no escuro”;

⚖️ fazer com que o arquivo funcione como escudo jurídico da empresa.

Com isso, temos:

📈 menos caos informacional e mais produtividade;

🧠 o arquivo preservando a memória da organização.

Mas ainda é importante ressaltar que:

📌 arquivo não é custo, é investimento que se justifica.

📌 arquivo não é passado, é estratégia para o presente e futuro.

Portanto, engana-se quem pensa que um arquivo é apenas um "depósito", ele é o alicerce de uma instituição. Com ele bem gerido contamos com:

• ​base arquivística: Os dados preservados que sustentam toda a estrutura.
• ​inteligência estratégica: A transformação de documentos e dados em conhecimento para a tomada de decisão.
• ​visão de futuro: O uso do passado e do presente para projetar o crescimento e a inovação.

A função estratégica do arquivo se concretiza quando ele deixa de ser visto como um setor “fim de linha” e passa a ser reconhecido como um ativo informacional essencial ao negócio.

Organizado, o arquivista, voltou!

As Aventuras de Organizado, o arquivista (II) chegou! E já estou curiosa para ler "analogias perfeitas e boas doses de humor", "interlocuções do arquivo com o cotidiano" e cada uma serve de "metáfora para suas inquietudes". As aspas são para a Professora Valéria Raquel Bertotti, que prefaceia a segunda obra do colega arquivista Décio Vidal.

A primeira coletânea das tiras do personagem Organizado, o arquivista é sensacional, já li e utilizei em treinamento, esta segunda, já imagino o sucesso. Recomendo muitíssimo.

Também postei lá no LinkedIn.

Um milhão de caixas de arquivos

Estava no nosso planejamento estratégico atingir um milhão de caixas de documentos arquivísticos até dezembro de 2025. E a meta foi atingida ainda em outubro. 

1.000.000 de caixas de 260 clientes guardadas, endereçadas, gerenciadas e sobretudo indexadas. Qualquer documento nelas existente pode ser localizado de imediato, conforme a solicitação do cliente. 

Uma equipe envolvida e comprometida com a gestão documental, desde a venda, passando pelas questões técnicas que eu respondo, dando apoio a equipe de processamento, até a internalização das caixas na estanteria dos armazéns, para atender com prontidão as solicitações dos nossos clientes, respondendo com maestria a todos os requisitos da Arquivologia, da ISO 9001e da LGPD.

Um milhão de contratos, de notas fiscais, de folhas de pagamento, de atestados de saúde, de movimentos de caixa, de prontuarios médicos, de plantas de projetos, de atas de reuniões, de balanços patrimoniais, de tantos outros documentos, que representam a história das empresas, foram confiados pelos clientes à Mrh Arquivos.

Com orgulho de tudo isso, todos que já vestem diariamente a camisa da Mrh, respondendo às demandas, vestiram literalmente a camisa do milhão, para comemorar essa grande conquista da Mrh Arquivos.

Acesse a matéria Mrh que escrevi sobre essa conquista no blog da Mrh Arquivos: UM MILHÃO DE CAIXAS GUARDADAS!

Já sentiu a falta de um documento?

Já sentiu a falta de um documento? Na hora H precisou dele e não localizou? Com certeza teve algum prejuízo com essa falta.

No Blog da Mrh Arquivos, falamos a respeito, acesse e confira!

A Falta que um documento faz

O Ciclo de vida dos documentos

Os documentos têm vida, eles podem ter vida até a terceira idade, no entanto, alguns já morrem na primeira, outros chegam até a segunda (maioria), mas não alcançam a terceira, e há aqueles que chegam à terceira e lá permanecem. Entenda o porquê de tudo isso, acessando o e-book "O Ciclo de vida dos documentos", que elaborei para o site da Mrh Arquivos.

Indexação é o X da questão

A indexação é uma atividade essencial tanto na Biblioteconomia quanto na Arquivologia, ainda que aplicada de formas distintas, conforme os objetivos, de cada ciência, os tipos documentais e os contextos de uso da informação. Mas por que ela é o X da questão? Exatamente porque permite que o interessado na informação chegue a ela de forma precisa e objetiva, sem muitos arrodeios.

Na Biblioteconomia, a indexação está fortemente associada ao tratamento temático de livros, artigos, teses e outros materiais bibliográficos. Seu principal propósito é representar de forma precisa o conteúdo dos documentos, facilitando a recuperação da informação nos catálogos e bases de dados, no menor tempo possível.

O bibliotecário utiliza vocabulários controlados, como tesauros e listas de cabeçalhos de assuntos, e se apoia em normas como a NBR 12676:1992 ou diretrizes da CDU (Classificação Decimal Universal) para garantir consistência e padronização. A indexação, nesse campo, é intelectual, conceitual e busca captar o assunto do documento, permitindo que o usuário encontre informações com base em temas, conceitos e relações semânticas.

Nessa hora o bibliotecário deve atentar para seu público-alvo, com vistas a utilzar termos que sejam familiares a esse público, como por exemplo, não se deve usar termos muitos técnicos caso a população usuária não tenha esse perfil de tecnicidade.

A NBR 12676 - Métodos para análise de documentos - Determinação de seus assuntos e seleção de termos de indexação estabelece as condições para a análise de documentos, a determinação de seus assuntos e a seleção de termos de indexação, sendo direcionada para os estágios iniciais do processo de indexação.

São esses os aspectos da norma.

1. Análise de documentos

O processo de exame e compreensão do conteúdo do documento para identificar seus temas principais.

2. Determinação de assuntos

A identificação dos temas abordados no documento, que serão representados por termos de indexação. 

3. Seleção de termos de indexação

A escolha de termos representativos do conteúdo do documento, que serão utilizados para facilitar a recuperação da informação.

A norma não trata de sistemas de indexação específicos (pré- ou pós-coordenados), mas sim dos procedimentos gerais para análise e seleção de termos de indexação. Ela é aplicável tanto a serviços de indexação independentes quanto a serviços em rede.

Além da NBR 12676, a 6034 - Informação e documentação – Índice – Apresentação, trata da preparação de índices de publicações, muito utilizada para a elaboração de índices remissivos de livros.

Já na Arquivologia, a indexação assume um caráter mais pragmático e funcional, centrado na descrição e recuperação de documentos produzidos no contexto de atividades institucionais. Aqui, os documentos são analisados em relação à sua função administrativa, jurídica ou probatória.

O arquivista trabalha com instrumentos como planos de classificação, taxonomias, descrições arquivísticas e tabelas de temporalidade, e a indexação busca refletir os elementos que identifiquem o documento em sua organicidade, como a atividade que o gerou, a data, o produtor, os processos organizacinais e, principalmente, o contexto de produção. Porque se ele não tiver uma indexação que o vincule  ao seu contexto original (fundo) perde a efervescência de significados e de leituras, induzindo a compreensões vagas e/ou distorcidas.

Por isso, a preocupação maior não está no conteúdo temático, mas na estrutura e função do documento dentro do fundo arquivístico. Excluindo-o dessa estrutura, não há sentido para o documento, ele fica solto e pode nada representar, perde o vínculo, a relação com o seu contexto. Por isso, 

Enquanto na Biblioteconomia a indexação é mais aberta e voltada ao acesso temático, na Arquivologia ela é estritamente vinculada à proveniência e ao princípio da organicidade. No entanto, ambas as áreas compartilham o objetivo de facilitar o acesso e promover a recuperação da informação, respeitando as particularidades dos acervos que lidam e gerenciam.

Em tempos de transformação digital, a indexação ganha ainda mais relevância, exigindo dos profissionais habilidades técnicas e conhecimento, para que os softwares recebam os metadados necessários para chegar ao X da questão, tanto na Biblioteconomia como na Arquivologia, porque, em ambos, o objetivo é tratar e representar adequadamente os unidades de informação, seja no universo das bibliotecas, seja no universo dos arquivos.

Mais uma capacitação

Atenta, a equipe Mrh Arquivos participou no dia 07/05/2025 de mais um treinamento sobre tipos de documentos, que ministrei. Desta vez, conheceram um pouco mais sobre o conjunto documental "Processo licitatório", muito presente nos arquivos das empresas, tanto da esfera pública, que são responsáveis pela organização e publicação do certame, como da esfera privada, que se submetem ao edital para oferecer seus serviços ou produtos.

Continuo firme e forte

Novo boton 20+ recebi hoje da Mrh Arquivos. É o primeiro dia útil do ano, vou lembrar sempre. Continuo firme e forte, inclusive cursando a graduação de Arquivologia, para entender mais ainda sobre os meandros dos arquivos, suas tendências e soluções.

Documento eletrônico e documento digital, afinal, qual é a diferença?

Documento eletrônico e documento digital, já fez confusão com esses dois conceitos? É normal, por vezes passam despercebidos e achamos se tratarem da mesma coisa. Consultando o Dicionário brasileiro de terminologia arquivística, podemos esclarecer a respeito.

Documento digital: Documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional. 

Documento eletrônico: Gênero documental integrado por documentos em meio eletrônico ou somente acessíveis por equipamentos eletrônicos, como cartões perfurados, disquetes e documentos digitais.

Portanto, podemos concluir que todo documento digital é eletrônico, mas nem todo documento eletrônico é digital.

 

BRASIL. ARQUIVO NACIONAL. Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. Disponível em: <http://www.arquivonacional.gov.br/images/pdf/Dicion_Term_Arquiv.pdf>. Acesso em: 29 ago. 2021.

Podemos servir a dois senhores?

No meu caso a resposta é positiva, e olha que venho levando essa dupla atuação desde 2003.

A máxima de que não podemos servir a dois senhores é válida para situações antagônicas, que representam dualismo, ou é isso ou é aquilo, diferente da dualidade, em que você tem partes que se inter-relacionam e até se completam.

Costumo dizer que sou bibliotecária de graduação e formação e arquivista de especialização e coração, é que um lado meu é biblioteca e o outro é arquivo. De um lado lido com assuntos, palavras-chave e coleções, e de outro com proveniências, contextos e acumulações.

Apesar de cada um ter suas especificidades, também há pontos em comum, em ambos trabalho com organização, metadados, indexação, usuários, preservação e gestão, daí fica tudo muito junto e misturado.

Fazendo a leitura, mesmo respeitando o contexto de cada uma, percebemos que uma atividade acaba completando a outra, os conhecimentos e as ações da Biblioteconomia servem à Arquivologia e vice-versa, são ciências afins, em que a interdisciplinaridade acontece, as coisas avançam e os usuários ganham.

Arquivo pessoal: registro histórico de 90 anos

As pessoas costumam guardar documentos ao longo de suas vidas. Esses documentos são testemunhos da vida, das relações interpessoais e/ou profissionais, que se acumulam e são mantidos, muitas vezes passados de uma geração para outra. Denominados de arquivos pessoais porque evidenciam a organicidade das atividades da pessoa a que pertencem, ou seja, vínculos inerentes aos registros do fundo a que pertencem. Esses arquivos revelam não somente os fatos da época, mas sobretudo todo um contexto que permeia os fatos, a partir da leitura que se faz.

Os arquivos pessoais podem ser fontes complementares de informações pelo seu valor histórico, cultural, probatório e informativo, junto aos arquivos de natureza pública, em prol da memória nacional, para tanto, o Conarq publicou a Resolução 47, de 26/04/2021, que "Dispõe sobre os procedimentos relativos à declaração de interesse público e social de arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que contenham documentos relevantes para a história, a cultura e o desenvolvimento nacional" (CONARQ, 2021). Na verdade a preocupação com esses arquivos não é de agora, a Resolução 47 atualizou a 17/2003, que por sua vez revogou a 12/1999.

Mantido por uma tia minha junto a tantos outros documentos da família, um cartão postal, datado de Junho de 1930, traz em seu verso a mensagem de uma prima de minha avó, Jovita Lucena Cavalcanti, enviando votos de parabéns pelo nascimento da minha mãe, "a mimosa Maria da Conceição", como foi carinhosamente chamada pela remetente Maria Olympia.

Tempo do romantismo das correspondências postais, comuns e rotineiras, que tanto alegravam a quem as recebia, possibilitando uma interação contínua, indo e vindo.

Importante ressaltar a forma de denominar a destinatária, "Madame Altino Cavalcanti", ou seja, minha avó sob o nome do meu avô, formalidade de tratamento da época. Época em que o termo "madame" era sinal de eloquência e respeito, quando as mulheres não tinham identidade social própria e eram conhecidas por intermédio do nome do marido. 

Mudanças na sociedade, tradições, contextos históricos, genealogia, revelações de família e tantas outras informações podem ser extraídas e inferidas a partir de acervos pessoais. 

Acrescento aqui, que minha avó Jovita Lucena Cavalcanti tinha como tio-avô o Barão de Lucena e era prima em segundo grau do ex-presidente Epitácio Pessoa, que era tio de João Pessoa. Como vemos aqui, há um emaranhado de família e história.

BRASIL. Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). Resolução Nº 47, de 26 de abril de 2021. Dispõe sobre os procedimentos relativos à declaração de interesse público e social de arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que contenham documentos relevantes para a história, a cultura e o desenvolvimento nacional. Disponível em: https://www.gov.br/conarq/pt-br/legislacao-arquivistica/resolucoes-do-conarq/resolucao-no-47-de-26-de-abril-de-2021. Acesso em: 03 jul. 2021.

Leitura lúdica sobre Arquivologia

Feliz por ter recebido o livro "As Aventuras de Organizado, o Arquivista", autoria do Arquivista Décio Vidal. Com certeza, depois da leitura, ideias surgirão para atividades lúdicas do tipo gamificação, junto à equipe que coloca a mão na massa. 

Planejamento estratégico 2021 vem aí!

Arquivos e arquivistas

Uma vida, uma sentença,
Uma conta, um extrato,
Uma história extensa apensa,
Um contrato firmado no ato,
Documentação de arquivo é intensa,
Cheia de fato, relato e retrato.

Memória do que foi vivido,
Do que foi registrado e documentado,
Memória daquilo que foi esquecido,
Do não lembrado, ignorado,
Arquivo corrente, intermediário e permanente,
Garantia para o que sai da mente.

Documento, prova de tudo que aconteceu,
Resultado de funções e atividades,
O que vendeu, comprou ou rendeu,
Ações e operações de muitas entidades,
Tudo escrito, lavrado e registrado,
Oportunidades, realidades e verdades.

Preservar os registros para a posteridade,
É dever e missão do arquivista,
Seja ele de empresa, de estado ou de cidade,
Autônomo, servidor ou celetista,
Trabalhar arquivos de toda sorte e idade,
Trazer à tona, informar, deixar tudo à vista.

Seja arquivo físico ou digital,
Administrativo, técnico ou histórico,
Ele entende o ciclo vital,
Tanto na prática como no saber teórico,
É o arquivista total,
Articulado, antenado e categórico.

Parabéns, Arquivista!

Arquivo histórico de povo heroico

O que uma imagem de um momento do passado pode trazer à memória? Muitas recordações, saudades, sentimentos de toda sorte, até aqueles sinestésicos. 

E quando se unem passado e presente em duas imagens, com momentos de ontem e de hoje, mas que retratam as mesmas pessoas, dispostas no mesmo local e na mesma ordem?

E quando esse momento é ímpar, histórico, carregado de heroísmo e de vitória, de dever cumprido com a nação e com o mundo?

Sem palavras, mas é bom ressaltar o efeito dessa comparação, permissível graças à contextualizada e  à proveniência, fatores fundamentais para a gestão arquivista de qualquer documento, até os imagéticos.

Os heróis das fotos são combatentes da Segunda Guerra Mundial, paraquedistas, que foram designados a saltarem na Normandia, no conhecido Dia D (06 de junho de 1944), a fim de confundir e dispersar as forças nazistas.

No mesmo avião, esses heróis anônimos posam para uma foto de confraternização 70 anos depois. Os homens que estão a direita são os mesmos que estão à esquerda, fizeram história e mereceram heroica e honrosamente a condecoração no fim da guerra.

Fonte: Reddit