Documento eletrônico e documento digital, afinal, qual é a diferença?

Documento eletrônico e documento digital, já fez confusão com esses dois conceitos? É normal, por vezes passam despercebidos e achamos se tratarem da mesma coisa. Consultando o Dicionário brasileiro de terminologia arquivística, podemos esclarecer a respeito.

Documento digital: Documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional. 

Documento eletrônico: Gênero documental integrado por documentos em meio eletrônico ou somente acessíveis por equipamentos eletrônicos, como cartões perfurados, disquetes e documentos digitais.

Portanto, podemos concluir que todo documento digital é eletrônico, mas nem todo documento eletrônico é digital.

 

BRASIL. ARQUIVO NACIONAL. Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. Disponível em: <http://www.arquivonacional.gov.br/images/pdf/Dicion_Term_Arquiv.pdf>. Acesso em: 29 ago. 2021.

Podemos servir a dois senhores?

No meu caso a resposta é positiva, e olha que venho levando essa dupla atuação desde 2003.

A máxima de que não podemos servir a dois senhores é válida para situações antagônicas, que representam dualismo, ou é isso ou é aquilo, diferente da dualidade, em que você tem partes que se inter-relacionam e até se completam.

Costumo dizer que sou bibliotecária de graduação e formação e arquivista de especialização e coração, é que um lado meu é biblioteca e o outro é arquivo. De um lado lido com assuntos, palavras-chave e coleções, e de outro com proveniências, contextos e acumulações.

Apesar de cada um ter suas especificidades, também há pontos em comum, em ambos trabalho com organização, metadados, indexação, usuários, preservação e gestão, daí fica tudo muito junto e misturado.

Fazendo a leitura, mesmo respeitando o contexto de cada uma, percebemos que uma atividade acaba completando a outra, os conhecimentos e as ações da Biblioteconomia servem à Arquivologia e vice-versa, são ciências afins, em que a interdisciplinaridade acontece, as coisas avançam e os usuários ganham.

Arquivo pessoal: registro histórico de 90 anos

As pessoas costumam guardar documentos ao longo de suas vidas. Esses documentos são testemunhos da vida, das relações interpessoais e/ou profissionais, que se acumulam e são mantidos, muitas vezes passados de uma geração para outra. Denominados de arquivos pessoais porque evidenciam a organicidade das atividades da pessoa a que pertencem, ou seja, vínculos inerentes aos registros do fundo a que pertencem. Esses arquivos revelam não somente os fatos da época, mas sobretudo todo um contexto que permeia os fatos, a partir da leitura que se faz.

Os arquivos pessoais podem ser fontes complementares de informações pelo seu valor histórico, cultural, probatório e informativo, junto aos arquivos de natureza pública, em prol da memória nacional, para tanto, o Conarq publicou a Resolução 47, de 26/04/2021, que "Dispõe sobre os procedimentos relativos à declaração de interesse público e social de arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que contenham documentos relevantes para a história, a cultura e o desenvolvimento nacional" (CONARQ, 2021). Na verdade a preocupação com esses arquivos não é de agora, a Resolução 47 atualizou a 17/2003, que por sua vez revogou a 12/1999.

Mantido por uma tia minha junto a tantos outros documentos da família, um cartão postal, datado de Junho de 1930, traz em seu verso a mensagem de uma prima de minha avó, Jovita Lucena Cavalcanti, enviando votos de parabéns pelo nascimento da minha mãe, "a mimosa Maria da Conceição", como foi carinhosamente chamada pela remetente Maria Olympia.

Tempo do romantismo das correspondências postais, comuns e rotineiras, que tanto alegravam a quem as recebia, possibilitando uma interação contínua, indo e vindo.

Importante ressaltar a forma de denominar a destinatária, "Madame Altino Cavalcanti", ou seja, minha avó sob o nome do meu avô, formalidade de tratamento da época. Época em que o termo "madame" era sinal de eloquência e respeito, quando as mulheres não tinham identidade social própria e eram conhecidas por intermédio do nome do marido. 

Mudanças na sociedade, tradições, contextos históricos, genealogia, revelações de família e tantas outras informações podem ser extraídas e inferidas a partir de acervos pessoais. 

Acrescento aqui, que minha avó Jovita Lucena Cavalcanti tinha como tio-avô o Barão de Lucena e era prima em segundo grau do ex-presidente Epitácio Pessoa, que era tio de João Pessoa. Como vemos aqui, há um emaranhado de família e história.

BRASIL. Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). Resolução Nº 47, de 26 de abril de 2021. Dispõe sobre os procedimentos relativos à declaração de interesse público e social de arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que contenham documentos relevantes para a história, a cultura e o desenvolvimento nacional. Disponível em: https://www.gov.br/conarq/pt-br/legislacao-arquivistica/resolucoes-do-conarq/resolucao-no-47-de-26-de-abril-de-2021. Acesso em: 03 jul. 2021.

Leitura lúdica sobre Arquivologia

Feliz por ter recebido o livro "As Aventuras de Organizado, o Arquivista", autoria do Arquivista Décio Vidal. Com certeza, depois da leitura, ideias surgirão para atividades lúdicas do tipo gamificação, junto à equipe que coloca a mão na massa. 

Planejamento estratégico 2021 vem aí!

Arquivos e arquivistas

Uma vida, uma sentença,
Uma conta, um extrato,
Uma história extensa apensa,
Um contrato firmado no ato,
Documentação de arquivo é intensa,
Cheia de fato, relato e retrato.

Memória do que foi vivido,
Do que foi registrado e documentado,
Memória daquilo que foi esquecido,
Do não lembrado, ignorado,
Arquivo corrente, intermediário e permanente,
Garantia para o que sai da mente.

Documento, prova de tudo que aconteceu,
Resultado de funções e atividades,
O que vendeu, comprou ou rendeu,
Ações e operações de muitas entidades,
Tudo escrito, lavrado e registrado,
Oportunidades, realidades e verdades.

Preservar os registros para a posteridade,
É dever e missão do arquivista,
Seja ele de empresa, de estado ou de cidade,
Autônomo, servidor ou celetista,
Trabalhar arquivos de toda sorte e idade,
Trazer à tona, informar, deixar tudo à vista.

Seja arquivo físico ou digital,
Administrativo, técnico ou histórico,
Ele entende o ciclo vital,
Tanto na prática como no saber teórico,
É o arquivista total,
Articulado, antenado e categórico.

Parabéns, Arquivista!

Arquivo histórico de povo heroico

O que uma imagem de um momento do passado pode trazer à memória? Muitas recordações, saudades, sentimentos de toda sorte, até aqueles sinestésicos. 

E quando se unem passado e presente em duas imagens, com momentos de ontem e de hoje, mas que retratam as mesmas pessoas, dispostas no mesmo local e na mesma ordem?

E quando esse momento é ímpar, histórico, carregado de heroísmo e de vitória, de dever cumprido com a nação e com o mundo?

Sem palavras, mas é bom ressaltar o efeito dessa comparação, permissível graças à contextualizada e  à proveniência, fatores fundamentais para a gestão arquivista de qualquer documento, até os imagéticos.

Os heróis das fotos são combatentes da Segunda Guerra Mundial, paraquedistas, que foram designados a saltarem na Normandia, no conhecido Dia D (06 de junho de 1944), a fim de confundir e dispersar as forças nazistas.

No mesmo avião, esses heróis anônimos posam para uma foto de confraternização 70 anos depois. Os homens que estão a direita são os mesmos que estão à esquerda, fizeram história e mereceram heroica e honrosamente a condecoração no fim da guerra.

Fonte: Reddit 

Arquivo em foco

Foram 4 treinamentos sobre arquivo, ministrados para os operadores dos órgãos públicos da Prefeitura de Fortaleza, os quais lidam com o segmento, objetivando alinhar padrões e procedimentos para utilização dos serviços do Arquivo Central da PMF.

Muitos enfoques abordados dentro da Arquivologia, dentre eles, as funções do arquivo, para conhecimento e conscientização de todos.

Encontro de Arquivos Públicos e Privados

Evento muito importante ocorreu nos dias 25 e 26/10, promovido pela Arquivece, em que participei, juntamente com dois colegas de trabalho,  na condição de bibliotecária, analista de projetos de arquivos da Mrh, que inclusive, foi uma das patrocinadoras.

Momento para reflexão e discussão, que perpassou pelo questão da memória, na abertura por Márcio Porto, diretor do Arquivo Público do Ceará, pelos arquivos pessoais, com a palestra da Elisabete Ribas “O Lugar dos Arquivos Pessoais: o caso do Instituto de Estudos Brasileiros da USP”, e pelas Políticas Públicas Arquivísticas”, com o professor Vitor Fonseca.

 

Márcio Porto destacou,  dentre outras falas, que "a memória é o porto de partida" e que "o arquivo organizado e indexado é a garantia do acesso".

Bete Ribas fez uma palestra descontraída cheia de  vivências e experiências, compartilhando tudo que sabe, dando dicas e relatando casos reais. Comentou sobre o realce de certos autores ao  resgate de histórias individuais, "adentrar no mais privado das pessoas", dando importância aos agentes comuns, figurantes da história, o que chamou de micro história.

O Prof. Vitor Fonseca foi relutante na questão das políticas públicas, afirmando que a legislação é parte integrante, mas que vão muito além disso. Apontou os problemas a serem solucionados para melhorar as políticas públicas Arquivísticas no Brasil.

Depois de toda essa maravilha, ainda fomos premiados com a mesa redonda de depoimentos de arquivos públicos e privados, em destaque a fala do Dr. Lúcio Alcântara, que deixou o convite para visitarmos a Fundação Waldemar Alcântara. 

Dois dias intensos de informação para geração de conhecimento.

Arquivista, ele é o cara!

Arquivo é isso, arquiva-se e desarquiva-se, no sentido literal da palavra. Os documentos estão lá, organizados, descritos e indexados, prontos para recuperar a informação desejada. E em um passe de mágica, ops! E lá está a informação. Um trabalho ímpar e singular do arquivista, que muitas vezes não aparece, mas é primoroso e primordial.

Passe de mágica em sentido figurado, afinal, tem todo um trabalho de formiguinha, tanto intelectual como físico, um trabalho a quatro mãos, ou a dez, vinte, trinta, dependendo do volume e do contexto arquivístico.

Sempre a serviço da sociedade, seja no âmbito público ou privado, seja nas questões administrativas, fiscais, legais, históricas ou científicas, os arquivos e os arquivistas são o elo com o passado, visitando o presente, e resguardando o futuro.

A trajetória dos arquivos acessíveis culmina na memória e na história. Glória do arquivista, vitória para a sociedade.

Gestão disso, gestão daquilo, por que não a Gestão Documental?

Gestão de recursos humanos, gestão financeira, gestão de recursos materiais, gestão de recursos tecnológicos, gestão disso, gestão daquilo, são tantas as necessidades de gestão! 

Todas bem faladas, bem tratadas, bem discutidas no contexto empresarial, mas, e a gestão documental? 

São poucas aquelas empresas que se preocupam com ela, apesar de ser fundamental para a tomada de decisão, solução de problemas informacionais e fechamento de negócios. Esquecida ou relegada a uma plano inferior, por muitas vezes, só é considerada quando o caos documental está instaurado, levando a prejuízos incalculáveis e irreparáveis.

Antes que isso aconteça, nesse Dia Internacional dos Arquivos, tomamos a gestão documental para evidenciá-la como condição sine qua non, para que os arquivos possam cumprir seu papel, servindo à administração e à história, nas esferas social, política e econômica, disponibilizando o documento e a informação arquivística a quem deles necessitem. 

A gestão documental evita o acúmulo desordenado de documentos, proporciona o controle, a padronização e o acesso aos documentos. Mas, qual o caminho a ser tomado para se ter a gestão documental? 

O caminho é um tanto longo, mas não impossível de ser percorrido, para execução de cada etapa e conquista de resultados positivos. 

A princípio, podemos iniciar com a definição, conforme Art. 3º, da Lei 8.159/1991: 

Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Depois, nos conscientizando da necessidade de constituição da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, conforme Art. 18, da Lei 8.159/1991, que apesar de estabelecer literalmente para os órgãos da Administração Pública Federal, recomenda, indiretamente, o mesmo para os arquivos privados: 

Art. 18. Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída comissão permanente de avaliação de documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor. 

Mais adiante, entramos no mister da questão, para tanto, resumimos algumas indagações necessárias de serem discutidas e articuladas durante esse processo:

• Que espécie de documento é esse? 
• Qual é a sua tipologia? 
• Qual é a sua finalidade? 
• A qual atividades/área ele pertence. Quem o produziu?
• Quantos volumes/metros lineares são produzidos desse documento por um determinado tempo?
• Quantas vias tem esse documento? 
• O documento é físico ou eletrônico? 
• Quais os elementos que o identificam de forma objetiva (indexação)? 
• Quanto tempo de guarda (temporalidade) é necessário no arquivo corrente? 
• Quanto tempo de guarda (temporalidade) é necessário no arquivo intermediário?
• Qual é a sua destinação depois desses prazos? 
• Qual o nível e incidência de acesso a esse documento?
• Qual o valor que se reveste esse documento?

Concluída essa etapa, é possível termos uma visão geral e detalhada sobre a documentação gerada/recebida por cada unidade produtora, para seguirmos adiante com outras questões da esfera arquivística.

Gestão documental, a única saída para o sucesso empresarial!

Compartilhando conhecimento IV: Tipologias documentais

Aconteceu hoje o terceiro treinamento sistemático que estamos promovendo sobre Tipologias documentais,  dando a oportunidade para os colegas conhecerem um pouco mais de cada documento que faz parte do contexto arquivístico das empresas. Abordamos teoria, prática e fizemos a leitura das particularidades dentro de cada empresa.

Dividir, para multiplicar conhecimento!

Valeu turma!

Arquivologia em Ação

Participação no evento Arquivologia em Ação, promovido pela Arquive-Ce, na última segunda-feira (19/02), no Sebrae, representando a Mrh Arquivos.

Reunião das empresas pioneiras no Ceará em consultoria e terceirização de serviços arquivísticos.

Assuntos discutidos: pioneirismo em consultoria e terceirização de serviços arquivísticos; capacitação em serviços arquivísticos; Resolução nº 6/1997 do Conarq; Lei de acesso à informação.

Quanto à Resolução 6 do Conarq, esperamos que a nova proposta traga aos órgãos públicos ainda não sensíveis à causa, uma nova postura em relação aos seus arquivos.