Arquivos importam! E muito...

Chegou mais um Dia Internacional dos Arquivos. Oportunidade para ressaltar a importância deles, dos mais históricos e tradicionais aos mais modernos e tecnológicos, dos pessoais e privados aos institucionais e públicos.

Vamos elencar a seguir, tudo que está por trás dos arquivos e o que eles podem entregar de resultado. Isso, caso estejam organizados e sendo geridos conforme os princípios e teorias da Arquivologia e ações promissoras de gestão.  

Aumento da eficiência e produtividade

• Redução do tempo gasto na busca por documentos.
• Facilita o acesso rápido à informação correta.
• Evita a duplicação de tarefas por falta de dados acessíveis.

Com os arquivos organizados e acessíveis conseguimos cumprir as entregas dentro do prazo e com qualidade utilizando as informações arquivísticas.

Melhoria na segurança da informação

• Proteção contra perdas, extravios e acessos indevidos.
• Definição clara de níveis de acesso.
• Garantia da integridade e autenticidade dos documentos. 

Com os arquivos organizados e protegidos garantimos o sigilo a segurança e o cumprimento à LGPD.

Conformidade legal e regulatória

• Cumprimento de prazos legais de guarda.
• Facilidade para auditorias e fiscalizações.
• Evita sanções, multas e problemas jurídicos.

Com os arquivos organizados e em dia podemos cumprir qualquer exigência dos órgãos fiscalizadores e regulatórios e ainda atender a qualquer demanda legal.

Redução de custos

• Menor necessidade de espaço físico ou digital com a eliminação de documentos desnecessários.
• Otimização de recursos humanos e materiais.
• Prevenção de retrabalho.

Com os arquivos organizados e racionalizados conseguimos reduzir os custos, fazendo mais com menos, que é fundamental para a manutenção no mercado atual.

Preservação da memória institucional

• Conservação de documentos históricos e estratégicos.
• Valorização do patrimônio informacional.
• Apoio à tomada de decisões com base em dados consolidados.

Com os arquivos organizados e mantidos íntegros conseguimos preservar a memória da instituição, deixando um legado para as futuras gestões e para a sociedade.

Sustentabilidade 

• Diminuição do uso de papel e materiais físicos.
• Incentivo à digitalização e ao descarte consciente.
• Redução do impacto ambiental da produção documental.

Com os arquivos organizados e digitalizados e aderindo ao nato digital, conseguimos melhorar e agilizar as rotinas internas, além de  trabalhar em prol do planeta.

Por tudo isso e muito mais...

Arquivos importam! E muito...

Mimos da Biblioteca de Hesburgh

Recebi da colega e amiga, Ana Marques, Professora da Faculdade CDL, muitos mimos da Biblioteca da Universidade de Notre Dame, uma instutuicao católica, fundada em 1842, em Notre Dame, no Estado de Indiana, nos Estados Unidos. Ana Marques, em visita a seu filho que faz doutorado na ND, coletou cada um deles e, de forma muito delicada e atenciosa, na entrega, me contou detalhes que me fizeram viajar em pensamentos.

Uma biblioteca com tantos serviços diferenciados, que pensa em atender plenamente a sua comunidade e é democraticamente acessível, realmente existe, a Biblioteca de Hesburgh. Ela é o Edifício principal do sistema de bibliotecas da ND. Uma estrutura gigantesca para abrigar todos que buscam conhecimento.

Há espaços de estudo de toda sorte em todos os andares, mesas individuais e salões de leitura, estações de trabalho com notebooks e máquinas copiadoras, tudo isso à disposição dos leitores.

Saber que há um bibliotecário especializado para cada um dos assuntos que a Biblioteca oferece é um diferencial, é algo extremamente focado nos interesses individuais e coletivos. Isso ocorre porque a Biblioteconomia é pós-graduação nos demais países, é vista e tratada como um caminho mais profissionalizante, preparando os alunos para trabalhos de pesquisa e para cargos mais especializados em bibliotecas e instituições de informação.

Fiquei curiosa, não conhecia a Biblioteca e apesar de muitas informações que recebi dela nessa entrega falada, ricamente ilustrada e cheia de vivências, fui atrás para conhecer mais a respeito.