Fazendo a análise SWOT dos arquivos empresariais em geral

Resgatei alguns escritos da minha equipe do Curso de especialização em Gestão de Arquivos Empresarias, pela FESPSP, para apresentar uma ferramenta do marketing, a análise SWOT, que aplicamos aos arquivos empresariais em geral, necessária para a construção de um plano de marketing.

Antes, fizemos uma pequena reflexão e pararelo entre o marketing e os arquivos, fazendo a leitura dos dois contextos.

Fazer arquivo e fazer marketing são atitudes que remontam aos primórdios da Humanidade.   Como ciências, ambas são recentes e, por essa razão, ainda estão em formação, constituindo conceitos e definições. Arquivo e Marketing estão diretamente ligados à mudança de tecnologias. Todos da empresa fazem Arquivo e Marketing no seu dia-a-dia, independente de se ter um departamento exclusivo. Arquivo e Marketing tiveram épocas bem definidas que foram se superando com o passar do tempo. Tanto o Arquivo como o Marketing se consolidaram de forma mais efetiva no século XX.

Fazendo a análise SWOT dos arquivos empresarias em geral:

Fatores Internos

Forças

• É uma unidade que se articula com todas a unidades da empresa;
• Trabalha com um produto estratégico e decisivo;
• Outras unidades dependem do seu produto para desenvolver suas atividades;
• Todos têm a consciência que a informação está no Arquivo;
• Existe programas de treinamentos na empresa.

 Fraquezas

• Geralmente, não é reconhecido oficialmente dentro da estrutura da empresa;
• Conhecido de forma pejorativa;
• Massa documental sem gestão;
• Falta pessoal qualificado;
• A ciência que fundamenta o Arquivo ainda está se consolidando e é pouco divulgada;
• O produto do arquivo “informação” é um bem intangível;
• O retorno como benefício também é intangível e não mensurado.

 Fatores Externos

Oportunidades 

• Oferta de tecnologia para aplicação no arquivo;
• Vive-se hoje a “Era da Informação”;
• Fiscalização constante dos órgãos competentes;
• Aporte direto para as atividades meio e fim;
• ISO 9.001.

 Ameaças 

• Aplicação da tecnologia como a panacéia para todos os problemas do Arquivo;
• Obsolescência de tecnologia e equipamentos;
• Mudança de administração;
• Programa 5S.

Inter-relação dos Fatores Internos e Externos da Análise SWOT

Adaptado de: FERREL, O. C. et al. Estratégia de marketing. São Paulo: Atlas, 2000.

Traduzindo a figura, aliam-se as forças às oportunidades e vice-versa, para se obter maior grau de vantagem competitiva, algumas ameaças podem ser convergidas em oportunidades, desde que estudadas e exploradas estrategicamente, as demais devem ser eliminadas, assim como as fraquezas que não têm reflexo nas forças por si só, ou por interferência de uma força específica.

A Fraqueza falta pessoal qualificado pode ser eliminada pela Força existe programas de treinamento na empresa;

A Ameaça mudança de administração pode ser convertida em uma Oportunidade, nova administração, novos valores ou sensibilizar para tal;
A Força trabalha com um produto estratégico e decisivo associada à Oportunidade oferta de tecnologia para a aplicação no arquivo, resulta em mais competitividade e qualidade.

Faça e refaça sua análise SWOT, pois a leitura pode ser diferente em função do contexto empresarial que muda a cada dia, tanto em razão dos fatores internos, como dos externos.

Organização e acessibilidade II

Em minhas visitas rotineiras às organizações, para fins de diagnóstico situacional, consultoria e/ou continuidade de trabalhos já implantados, tudo dentro do segmento de arquivo, estou sempre a me deparar com curiosidades, tanto na maneira de fazer arquivo (pessoas), como na forma de guardar os documentos (mobiliário). Em recente visita tive a surpresa de ficar à frente de um mobiliário bem peculiar e interessante (talvez comum, dependendo da leitura e do contexto de quem observa), provavelmente dos anos 70, haja vista a existência da empresa, no entanto, o design e a ideia de funcionalidade remontam a uma idade mais antiga. Trata-se de um arquivo horizontal, pois a superfície de maior área do documento repousa horizontalmente, mas de design vertical. A peça em madeira é muito prática, pela sua dimensão e pela acessibilidade às gavetas, cuja identificação de conteúdo pode ser feita externamente, facilitando à busca do documento. Pela altura mínima das gavetas, conclui-se que é aplicado para documentos em idade "correntíssima", que ainda necessitam de despachos, apreciação, ou mesmo que estão em trânsito. O mobiliário ainda dispõe de uma gaveta inferior de maior altura, em qualquer cantinho de sala se acomoda e dá uma elegância ao ambiente, diferente da frieza do aço. Vi, registrei e bloguei!

Dia Internacional do Livro Infantil

Hans Christian Andersen,  escritor dinamarquês de histórias infantis, que escreveu 156 contos, é o patrono do Dia Internacional do Livro Infantil. Dentre suas obras destacam-se os clássicos:

O Patinho feio, O Soldadinho de chumbo, as Roupas novas do imperador, A Pequena sereia, A Princesa e a ervilha, A Pequena vendedora de fósforos, A Polegarzinha.

Quem de nós não se encantou com a leitura e as ilustrações das páginas dessas histórias e fábulas maravilhosas?

O prêmio "Hans Christian Andersen" é considerado uma espécie de Prêmio Nobel de Literatura do gênero infanto-juvenil. Ele é oferecido pela organização "Internacional Board on Books for Young People" todos os anos.

A data é comemorada em mais de 60 países e é uma tentativa de despertar nas crianças o interesse pela literatura.

No Brasil, o Dia Nacional do Livro Infantil, é comemorado no dia 18 de abril, em homenagem ao grande escritor brasileiro Monteiro Lobato. A data foi escolhida em 2002 pelo Presidente Fernando Henrique Cardoso, em alusão ao nascimento do escritor brasileiro José Bento Monteiro Lobato. Monteiro Lobato foi o criador da literatura infantil no Brasil, suas obras estão imortalizadas pelos personagens inesquecíveis de suas histórias infantis: Dona Benta, Visconde de Sabugosa, Tia Anastácia, Pedrinho, Narizinho e Emília, contextualizados no Sítio do Picapau Amarelo. 

Segundo a Wikipédia, a Literatura infantil constitui-se como gênero durante o século  XVII, época em que as mudanças na estrutura da sociedade desencadearam repercussões no âmbito artístico. O aparecimento da Literatura Infantil tem características próprias, pois decorre da ascensão da família burguesa, do novo "status" concedido à infância na sociedade e da reorganização da escola. Sua emergência deveu-se, antes de tudo, à sua associação com a Pedagogia, já que as histórias eram elaboradas para se converterem em instrumento dela.

Aqui faço o comentário referente à necessidade que surge em função do contexto.

No século XVII Fenélon (1651-1715), tinha a função de educar moralmente as crianças, para tanto, escreveu, De L'éducation des filles, primeira obra significativa em sua carreira de escritor e educador. O livro, solicitado pela duquesa de Beauviller para orientá-la na educação de suas filhas, alcançou grande sucesso, tornando-se obra de referência para as famílias da época, bem como texto de consulta para os estudiosos da pedagogia. Já o duque de Beauvilliers, designado "governador" do jovem duque de Borgonha - neto do rei e herdeiro presuntivo da coroa - escolheu Fénelon para o honroso cargo de preceptor do príncipe. Portanto, além de escrever a pedido da duquesa de Beauviller, Fénelon dedicou-se logo a trabalhar no sentido de corrigir o comportamento do príncipe por meio de fábulas, que ele próprio ia escrevendo.

É a partir do século XVIII que a criança passa a ser considerada um ser diferente do adulto, com necessidades e características próprias, pelo que deveria distanciar-se da vida dos mais velhos e receber uma educação especial, que a preparasse para a vida adulta.

Não posso deixar de lembrar das diversas obras infantis que li, me fizeram viajar em pensamentos e, de certa forma, contribuíram para a minha formação: Alice no país das maravilhas, O Patinho feio, a Pequena vendedora de fósforos, Emília no país da gramática, A Chave do tamanho, Reinações de Narizinho, Caçadas de Pedrinho, O Pequeno príncipe, Chapeuzinho Vermelho, Rapunzel, etc., estas últimas dos renomados Irmãos Grimm. 

Nesse contexto de literatura infantil, também não posso deixar de registrar o livro de poesia infantil, "Juntando e desmanchando", concebido no seio da Escolinha o Cogumelo, pelos idos dos anos 80, de autoria da minha mãe.

Blog com 3.000 acessos!

Leitura e contexto superou os 3.000 acessos no dia 24/03. Que bom! Há pouco mais de um ano iniciei este Blog. Ressalto a competição entre os visitantes de Portugal e dos Estados Unidos, que, à exceção do Brasil, conforme o Geovisite, lideram os acessos, hoje 49 e 48 respectivamente. Fica o convite para os demais países a fazê-lo, comentando, criticando, concordando, deixando seu recado, afinal leitura e contexto acontecem a toda hora, em qualquer lugar, com qualquer pessoa.

Seja um seguidor de Leitura e contexto!

Bar das Letras

Divulgo interessante ideia implementada no também interessante e peculiar site www.pelosbaresdavida.com.br, relacionada às letras, trata-se do "Bar das Letras", local cheio de contexto, "onde os fregueses bebem letras e se embriagam com textos". Esse é o recorte que faço de um trecho das comuns chamadas via e-mail que recebemos do criador e editor Altino Farias, que em si já é um primor de texto, uma das quais reproduzo na íntegra abaixo, para conhecimento de todos, possibilitando que também interajam com essa mania que vai dar o que falar. Você pode simplesmente acessar, fazer a leitura, deixar um comentário, criticar os textos ou até enviar textos, participe!!!

"Amigos Birinautas,

Roberto Paiva, incansável em suas palavras, continua a conversar no balcão. Idas e vindas, reflexões.

Enquanto isso Dennis chegou de longe. Ligou para o irmão Adriano, e informaram-lhe que o mesmo se encontrava num tal "Bar das Letras". Então ligou para o outro irmão, Reginaldo, e foi informado que se este também se encontrava no bar. Dennis não pestanejou, largou a bagagem e foi direto ao bar encontrar os irmãos e amigos. Sentou no balcão e contou sobre uma noite mal dorminda...

Renato passou em frente ao bar e ouviu aquela algazarra, típica de botequins. Um falava sobre o mundo corporativo, outro declamava uma poesia, outro comentava sobre política, outro sobre o carnaval e outro contou um "causo" daqueles....

Renato foi estacionar o carro, voltou e sentou no balcão. Meio invocado e pensativo, começou com um basta...

Acessem www.pelosbaresdavida.com.br , cliquem em "Bar das Letras" e leiam os novos textos publicados.

Nosso bar é um espaço autoral, onde os freguese bebem letras e se embriagam com textos. Participe como freguês "visitante", "colaborador" ou "provedor" (leiam o estatuto clicando na placa bronze). Lá tudo é democrático e livre. As portas estão abertas 24h por dia, os sete dias da semana, e sempre haverá um bom parceiro de papo à sua espera."

Altino Farias
Equipe do Pelos Bares da Vida
Criação&Edição

Dia do Bibliotecário

Neste dia do Bibliotecário, mais uma vez, exerci o dever de analisar, tratar, organizar e levar a informação ao usuário. Nosso encontro da qualidade "Consolidação do SGQ na MRH" atingiu seus objetivos, tivemos a participação em massa da equipe. Agradeço à equipe por isso.

E falando disso, é bom sempre frisar essa habilidade do profissional de Biblioteconomia, cada vez mais requisitado nos dias de hoje, em que se deve agregar valor à informação. De nada adianta tê-la in natura ou de forma desordenada, pois o tempo urge e precisamos dela para qualquer atitude e tomada de decisão. Muito em voga está o jargão “informação certa na hora certa”, torná-la acessível é o grande desafio diário desses profissionais, seja em escolas, em empresas, em tribunais, em hospitais, etc. A atuação do Bibliotecário transcende às paredes de uma biblioteca, ainda mais agora com as ferramentas tecnológicas que dispõe e com a parceria firmada com os profissionais de informática, em que juntos transformam a intangibilidade do virtual em algo possível de se consumir, independente do tempo e espaço.

Cabe a essa classe de profissisonais acompanhar essa dinâmica, saber lidar com essas transformações de suportes, de mídias, de tendências, para satisfazer as necessidades dos usuários, sempre se adapatando ao contexto, pois as dimensões de passado, presente e futuro estão muito próximas e difusas.

Bibliotecário, nossa profissão remonta à Antiguidade, é clássica, mas, ao mesmo tempo, é contemporânea, faça a leitura do seu perfil e confira se você está atendendo a essas demandas e ao contexto dinâmico atual, lembrando que sempre podemos melhorar o que nos propomos a fazer. Nesse dia de comemoração, além de comemorar, devemos refletir sobre o nosso papel e sobre a nossa contribuição para a sociedade.

Parabéns a todos os bibliotecários e bibliotecárias!

Dia Internacional da Mulher

Mulher!
Conquistastes teu espaço, és reconhecida na sociedade. Nem de seda, nem de aço, és apenas realidade.
De ser não influente, ignorado e sem opinião, a cidadã atuante e votante, concorrente a cargo em eleição.
Da leitura de casamento arranjado, contratado e de dote, ao direito do homem amado ou a ficar só, conforme sua escolha ou sorte.
De quem estou falando?...
Da minha mãe, filha e irmã, das minhas primas, amigas, colegas e vizinhas, de qualquer mulher cidadã, das minhas tias, cunhadas e madrinhas, todas elas, sejam professora, médica, executiva ou artesã.

No entanto, muito ainda falta conquistar... 

Direitos iguais, para deveres iguais, salários iguais, para postos iguais.
Se é o mesmo contexto, vamos fazer a mesma leitura.

Vamos avançar! Queremos mais...
Pois ainda há quem diga: 

__ Conseguiu, apesar de ser mulher...

Vamos avançar! 
Há e haverá quem diga onde estiver:

__ Conseguiu, é uma grande mulher!

Os exemplos estão por aí...

De Maria, Mãe de Jesus à D. Maria, mãe de José.

Apenas mulher ou toda mulher?

Que digam os homens...

AnaLu

"Carnavais, malandros e heróis" no Carnaval 2011

Assistindo a pequenos trechos televisivos, abertos e fechados, do Carnaval 2011, ocorreu-me de lembrar do livro "Carnavais, Malandros e Heróis", de Roberto DaMatta, ao identificar muitos dos elementos que ele retrata na sua obra, denunciantes da complexidade da cultura brasileira. E mais... muita dessa cultura está representada pelo próprio evento, quando as escolas de samba buscam a riqueza da história (e até da fantasia), para retratá-la em passos e notas de samba.

No contexto das imagens e sons desses dias de folia, reconheci a corrida dos repórteres em buscar os "famosos" para entrevistas, em mostrar o homem comum desfilando em seu dia de glória ou aproveitando para "ralar" e ganhar alguns trocados a mais, em evidenciar as autoridades no exercício do poder e os eventuais marginais, que se aproveitam das falhas dessas instituições e, até de ressaltar as alternativas de fuga de outros, na busca de algo não profano, aproximando-se mais do Divino. Ou seja, cada um faz a sua leitura, conforme o seu contexto, ou cada um cria seu contexto, conforme a leitura que faz da vida.

Não estariam trazendo à tona os personagens (o malandro, o herói, o caxias, o renunciador), as estruturas, os aspectos e os espaços do livro de Da Matta?

A dicotomia entre o indivíduo e a pessoa, entre o mundo da casa e o mundo da rua, entre a autoridade/hierarquia e o "tudo pode", o "jeitinho brasileiro", entre o "Você sabe com quem está falando" e o “Who do you think you are?” , dentre outras, revelam os dilemas do cotiano brasileiro.

Escrito há mais de 30 anos, apesar do contexto da ditadura militar, a leitura é tão atual, quanto referência para compreendermos um pouco do que é o Brasil, do que é seu povo, de como é seu caráter e sua cultura.

Longe de mim resenhá-lo nesse post, foi apenas um insite que me ocorreu neste feriadão, até porque tenho falado desse livro com meu irmão historiador, Armando Farias, apreciador das clássicas e boas leituras.

Cartas para a posteridade: Américo Vespúcio

Lendo Novo Mundo: as cartas que batizaram a América, de Américo Vespúcio, depareime-me com o seguinte trecho:

"E, como me enfada prosseguir descrevendo tudo, [...]".

O referido trecho se sucede ao relato do primeiro caso de antropofagia ocorrido no Novo Mundo e às sucessivas escalas e voltas do navegador em contatos com muitos nativos, segundo notas de Eduardo Bueno. Fazendo a leitura dessa passagem, considerando aquele contexto de "navegar é preciso", quem não se enfadaria de ter a obrigação de registrar detalhes, explicações e até ilustrar o que era novo aos seus olhos ao meio de tantas adversidades? Ora, meu caro Vespúcio, não fossem suas cartas (mesmo com erros, exageros e imprecisões), como conheceríamos as descobertas, aventuras, venturas e desventuras de suas três viagens?

Disso tudo vimos a importância dos documentos de arquivo para a História da Humanidade e da Biblioteca para a sociedade, pois a leitura chegou as minhas mãos pelo Projeto Trocando livros e ideias, que promovemos pela Biblioteca da Faculdade CDL.

Leitura das árvores

No contexto de adversidades,

Nas situações de risco eminente,

Deixo a Luz Divina entrar,

Faço ponte com quem amo, 

Me agarro com quem amo,

Me espalho por inteira,

E recebo toda a cobertura!

AnaLu

No limite dos dois extremos: "arquivar no lixo" ou "guardar para sempre".

Deparamo-nos ainda com essa realidade nas empresas, se de um lado há os extremistas com ojeriza a documentos, que tendem a eliminar tudo, indiscriminadamente, temos do lado oposto os que são por demais precavidos e receosos, que tudo guardam, gerando uma massa documental infindável. 

Para aqueles o fim do ano é justificativa suficiente para eliminar o arquivo do ano que passou e iniciar o ano com os armários vazios, prontos para acolher a nova documentação orgânica a ser gerada/recebida. Não se atentam que a documentação de dezembro do ano que findou ainda não fez um mês.

Para os exagerados por segurança, conclui-se que o são para provar o que fizeram na administração, mesmo que o fato já seja desprovido de valor fiscal/legal. Nada como a aplicação do bom senso, a leitura correta dos documentos para concepção de uma boa tabela de temporalidade para conduzir a destinação desses documentos, a maioria deles não legisláveis, ou seja, não possuem legislação específica nem correlata para indicar objetivamente o tempo de guarda.

Nem "arquivar no lixo" nem "guardar para sempre", obrigatoriamente. Há um meio termo, há o equilíbrio, há a construção da Tabela de Temporalidade, que se bem elaborada, validada, aplicada e sempre revisada, respeitando o contexto orgânico, resulta no controle da massa documental, com o descarte consciente e formal e com a guarda do que tem que ser preservado pelo tempo necessário.

Na sua empresa já foi elaborada a Tabela de Temporalidade? Contrate o profissional da área que ele tem competência para fazê-lo e a empresa só tem a ganhar.

Muita água: do caos ao final feliz

Na quinta-feira última, 10/02, compromisso pela manhã, mais um workshop junto a um novo cliente. Tudo certo, confirmado o evento, material pronto para apresentar, caneta laser, táxi chamado a tempo. Percurso lento em função da chuva e do engarrafamento. Foram dez minutos de atraso. Eis que fico na porta da empresa, sem puder descer do táxi, a água banhava a calçada por volta de um palmo. Não se sabia o que era rua, bueiro, meiofio ou calçada. Fiz a leitura do próprio caos. Vi tudo ir por água abaixo, mas...

Bendito taxista! Teve a ideia de entrar em um estacionamento vizinho de piso mais alto, pude saltar e ainda ficar protegida sob um teto.

Bendito vendedor ambulante! Viu o meu sufoco e logo veio me oferecer uma sombrinha, havia delas de todas as cores e modelos. Comprei no ato.

Bendito celular! Liguei para a gestora e avisei do ocorrido e ela prontamente mandou um carro da empresa me pegar. Fizemos uma volta no quarteirão e entramos, adivinhem onde? 

Bendita garagem no subsolo! Cheguei para ministrar a palestra sã e salva, melhor, limpa e seca. Melhor ainda, todos gostaram.

Agora faço uma nova leitura, da conspiração para o bem, para o final feliz.

Eita dia chuvoso de contexto gostoso!

Casamento da TI com a CI

Acessei o Blog da Profª. Renate Landshoff e li seu artigo acerca de TI e CI (Onde há tecnologia deve haver informação!). 

Fui aluna em 2008 da Renate, pela FESPSP, no Curso de pós-graduação de Marketing Estratégico em Unidades de Informação e reconheço o seu conhecimento e expertise na área. 

Fiz a leitura do artigo, um breviário muito bem constituído do assunto, comentei dentro do contexto sugerido pelo título e achei por bem aqui compartilhar esse comentário.

Tentar Ignorar a TI é o mesmo que Trabalhar Ilhado, Travado e Isento de qualquer avanço, é Teclar e não Interpretar.

Conhecer Incontinenti a CI é não perder tempo, é Conseguir Informar, é Caprichar na Indexação dos metadados, gerando Conhecimento Incalculável.

(AnaLu)

De volta ao trabalho!

Depois de férias merecidas e bem curtidas, é sempre bom o retorno ao trabalho, principalmente quando se faz o que gosta. Pois é... Estou agora novamente no contexto de arquivo e de biblioteca. Motivos não faltam para retornar com expectativa. Para ele, novos clientes, novos fundos arquivísticos, novos projetos e soluções, para ela, novos alunos, novos cursos, novos livros e leituras.

O Senhor Arquivo proporciona-me o desafio do "antes", o crescimento com o "durante" e a maravilha do "depois". É deparar-me com a desorganização, com a falta de gestão e tornar a massa documental acessível e controlável.

Já a Senhora Biblioteca, que além de me nutrir diariamente com informação e conhecimento, proporciona-me a convivência paradoxal entre o sossego dos autores presentes na sua ausência e a dinâmica organizada do entra e sai dos usuários, tendo que compreender aqueles para atender estes.

O novo às vezes assusta, mas, aprender com ele, faz dele um velho amigo, portanto, estou a postos, para entender e fazer a leitura do novo, que venham os desafios!

Parque das Aves

No Parque das Aves, também em Foz do Iguaçu,  você fica bem pertinho, invadindo o contexto delas, mas, sem interferir, apenas convivendo, apreciando e fazendo a leitura mais linda do lugar: pura natureza, muita beleza!

Visitei e amei.

A voz da Foz

Quanta beleza!
No contexto exuberante,
Maravilha da natureza!
Leitura de simplicidade.
Cataratas da Foz do Iguaçu,
Abençoada cidade!
Água dobrando, água respingando,
Água espumando, água falando.
É a voz da Foz.
Foz do Iguaçu,
Rio lá do sul,
Lugar sem igual,
Rio majestoso,
Som maravilhoso,
É a voz da Foz,
Pura beleza,
Presença de Deus,
Pura natureza.
Paisagem de cartão postal,
Imagem sem igual.
É a vez da Foz.
Visitei e amei.

AnaLu

 

por Mario Chaves

1 ano de leitura e contexto

Passou e nem me dei conta! Em 27.12.2010, Leitura e contexto completou 1 ano de postagem, inaugurando o espaço com a postagem Calímaco de Cirene: http://leituraecontexto.blogspot.com/2009/12/calimaco-de-cirene.html. Penso que consegui me manter fiel ao tema proposto e, para não perder o costume, digo que cada postagem foi concebida de acordo com o meu contexto vivenciado e espero que cada leitor tenha feito a leitura a seu modo, conforme o seu contexto.

Infância e brincadeiras do fundo do baú

_ Ana Luiza!...

_ Estou ocupada fazendo comidinha para a Keka, ainda tenho de levá-la para passear de carrinho e só depois é que posso me sentar na entradinha e posar para a foto.

Brincadeira de criança nos idos dos anos 60 era comum no jardim, cuidado pela minha mãe, da Casa da Gentilândia, construída pelo meu pai, onde eu e meus irmãos passávamos ricos momentos da infância, ainda hoje na memória, na saudade, lá no fundo do baú. O bom de tudo isso é o contexto do registro fotográfico, que, milagrosamente, traz de volta as lembranças, com direito a clima, cheiro, cenários, sons e até sentimentos, leitura completa da infância.

Infância feliz, infância completa, infância cheia de graça, graças a Deus e a meus pais.

Sabedoria de Clarice Lispector



Lista de assinaturas do abaixo-assinado Arquivo Nacional deve permanecer na Casa Civil da Presidência

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