Ao final de cada exercício anual, o arquivista assume um papel ainda mais estratégico na salvaguarda da informação institucional, atuando de forma preventiva e planejada para garantir que os documentos produzidos ao longo do ano permaneçam íntegros, acessíveis e confiáveis para os anos vindouros.
As atividades de fim de ano iniciam-se, prioritariamente, pela avaliação documental, momento em que se aplica a tabela de temporalidade para identificar documentos que devem ser eliminados, transferidos ou recolhidos para guarda permanente. Essa etapa é fundamental para evitar o acúmulo desnecessário de documentos, otimizar espaços físicos e digitais e assegurar que apenas a informação de valor administrativo, legal, fiscal ou histórico seja preservada.
Outro eixo essencial é a organização e consolidação dos arquivos corrente e intermediário, com a revisão da classificação, da ordenação e da descrição documental. O arquivista verifica a correta aplicação do plano de classificação, ajusta eventuais inconsistências e garante que os documentos estejam devidamente identificados, facilitando a recuperação da informação no futuro.
No contexto digital, o fechamento do ano demanda atenção redobrada à gestão de documentos eletrônicos. O arquivista valida metadados, confere a integridade dos arquivos, revisa políticas de backup e preservação digital e assegura que os sistemas de gestão documental estejam atualizados e em conformidade com normas e legislações vigentes, como aquelas relacionadas à autenticidade, confiabilidade e proteção de dados.
As ações de preservação preventiva também ganham destaque nesse período. Incluem-se a verificação das condições ambientais dos depósitos, a inspeção do estado físico dos documentos, a adoção de medidas contra agentes de deterioração e o planejamento de ações corretivas para o ano seguinte. No caso dos documentos digitais, essa preservação se traduz no monitoramento de formatos, migração tecnológica e mitigação de riscos de obsolescência.
Por fim, o arquivista dedica-se ao planejamento estratégico para o novo ano, elaborando relatórios de gestão, identificando gargalos, propondo melhorias nos fluxos documentais e alinhando as práticas arquivísticas aos objetivos institucionais. Esse planejamento assegura a continuidade das políticas de gestão e preservação da informação, reforçando o papel do arquivo como ativo estratégico e fonte de memória organizacional.
Assim, as atividades de fim de ano do arquivista não representam apenas um encerramento de ciclo, mas um investimento consciente na preservação da informação, garantindo que os registros de hoje permaneçam acessíveis, autênticos e significativos para as gerações futuras.
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