Tabela de temporalidade documental, instrumento essencial para a gestão documental

A Tabela de temporalidade documental-TTD é um instrumento essencial para a gestão documental, haja vista os prazos de guarda que ela define, proporcionando eficiência no controle do fluxo documental.

Entradas, saídas, adaptações, alterações, tudo pode está previsto na TTD se construída de forma holística, com foco na realidade e contexto da empresa produtora dos documentos.

No Blog da Mrh Arquivos, falo mais a respeito, ressaltando exatamente a falta e o excesso ns gestão dos documentos.

Na Semana Nacional de Arquivos, é fundamental tal fazer esse realce.

Usuário de arquivo, quem não é?

Com certeza você algum dia precisou de um documento para resolver alguma questão. Para tanto, recorreu a um arquivo, seja ele pessoal, empresarial ou institucional, físico, digitalizado ou digital. 

Lá conseguiu a informação para fazer uma contratação, fechar um negócio, resolver uma pendência, receber um crédito, assumir um compromisso ou quaisquer fatos, todos eles decorrentes das atividades e funções do produtor desse arquivo. 

São conexões, inter-relações nada lineares, carregadas de contexto, presentes nos arquivos a serviço dos cidadãos, das empresas e das instituições.

Com isso, concluímos que arquivos são imprescindíveis para elucidar e comprovar fatos, além de corroborar de forma contundente com a história.

Michel Foucault, em "A Arqueologia do saber, 2007, p. 147, ressalta:

"O arquivo é, de início, a lei do que pode ser dito, o sistema que rege o aparecimento dos enunciados como acontecimentos singulares. Mas o arquivo é, também, o que faz com que todas as coisas ditas não se acumulem indefinidamente em uma massa amorfa, não se inscrevam tampouco, em uma linearidade sem ruptura e não desapareçam ao simples acaso de acidentes externos, mas que se agrupem em figuras distintas, se componham umas com as outras segundo relações múltiplas, se mantenham ou se esfumem segundo regularidades específicas."

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Arquivos: máquinas do tempo

Se pararmos para pensar de forma filosófica, procurando buscar a existência, a natureza e a essência dos arquivos, podemos concluir que são máquinas do tempo. Neste raciocínio, considera-se, além da sua estrutura física, o suporte, ou seja, o veículo para viajar no tempo, a própria informação nele contida: o ente viajante atemporal, que atravessa séculos.

Arquivos existem desde sempre, desde que o homem passou a registrar seu cotidiano nas paredes das cavernas, portanto, viajam pelo tempo. É da sua natureza trazer informações relevantes do passado, tanto para contar história, como para provar algo da hora e até para fazer nova história. É o passado presente no futuro. É o próprio presente que vai ser passado, que vai esbarrar no futuro.

Independente da sua natureza, seja em suporte físico, tal como pedra de argila, papiro, pergaminho, papel de trapo, papel de celulose, seja digital nas mais diferentes plataformas informáticas, inclusive nas nuvens, os arquivos registram a informação e são fonte de pesquisa para toda a sociedade. Esta é a sua essência, cumprir a função social de documentar para informar.

Hoje, junto aos arquivos digitais, esses três fatores filosóficos continuam presentes: existência, natureza e essência, afinal são constituídos de documentos, o suporte aqui não interfere. Há, no entanto, uma característica bem peculiar inerente aos arquivos digitais, a viagem é mais rápida. Os arquivos navegam pela Internet ou estão disponíveis a um simples clique e, em tempo real, se obtém a informação desejada. 

Considerando tudo que os arquivos nos proporcionaram até hoje e ainda nos proporcionam, preservação da história, lugar de memória, mediação cultural, guardião da ciência, fonte de conhecimento, prova documental, dentre outras benesses, podemos dizer que a ciência e o conhecimento em si não seriam os mesmos, não estariam no estado da arte que estão, sem a contribuição deles.

E continuamos com a viagem dos arquivos por mais e mais anos... A máquina do tempo sobreviverá assumindo variados formatos e suportes, mas sempre trazendo a informação.

Arquivo organizado! Gestão documental implantada!

É gratificante e compensador fazer parte da equipe Mrh que concluiu o trabalho junto ao arquivo da Secretaria do Esporte do Estado do Ceará (Sesporte).

Ver o "antes" e o "depois", é a certeza de que as informações e os documentos estão preservados para atender às demandas de seus usuários.

Parabéns à Sesporte pela iniciativa de promover a licitação e contratação com foco na gestão do arquivo. Parabéns à equipe Mrh que conduziu muito bem o projeto, prestando bons serviços ao Estado.

Mundo mágico da leitura

A Feira "Amigos do Livro" promovida pela "Ciranda Cultural" está presente no Shopping Center Iguatemi, em Fortaleza para incentivar a leitura infantil. São muitos livrinhos para fazer a alegria dos pequenos leitores com opções de temas variados.

É de pequeno que conseguimos de forma mais fácil, lúdica e gostosa de aproximar as crianças à leitura. É claro que todo tempo é tempo de iniciar, mas sabemos que figuras de personagens fabulosos e uma boa contação de história encanta qualquer criança.

Você já incentivou sua criação a ler?

Matemática na natureza

Neste Dia Nacional da Matemática, trago essa foto de uma exuberante águia de cabeça branca com efeito de espelho d'água, cujo conjunto da obra forma uma forma elíptica a partir de dois arcos, digna para representar a Matemática com toda a sua riqueza e exatidão.

Steve Biro fez registro de águia-de-cabeça-branca em santuário de aves de rapina no CanadáFoto: Steve Biro / BBC News Brasil

Não querendo descaracterizar a foto, nem prejudicá-la, mas sim desejando mostrar toda a sua riqueza, reproduzo abaixo a sua composição com alguns elementos matemáticos presentes na imagem.

Imagino uma linha ordenada unindo os dois pontos centrais da elipse, ou seja, as duas cabeças, uma linha abscissa passando entre as extremidades das asas, o marco zero formado pelo encontro das duas linhas perpendiculares entre si, formando quatro ângulos retos e, por último, a possibilidade do traçado de uma elipse a partir dos pontos equidistantes.

Daria uma senhora aula de matemática, carregada de muita beleza e natureza, possibilitando que as crianças na fase de aprendizagem possam ter esse olhar mais contextualizado com tudo que nos cerca.

O dia escolhido é em homenagem ao escritor, educador e matemático Malba Tahan.

Educação é tudo

Falar de educação é falar de biblioteca. A instituição biblioteca pode contribuir para o cumprimento dos quatro pilares da educação, definidos por Jacques Delors:

1. aprender a conhecer;
2. aprender a fazer:
3. aprender a conviver;
4. aprender a ser.

Estes pilares envolvem questões cognitivas e de relacionamento humano, com o poder de construir no aluno a sua identidade e desenvolvê-lo de forma holística.

E é claro que tudo isso pode acontecer na ambiência de uma biblioteca, sendo esta uma extensão da sala de aula e da vida social. Trazendo os pilares para a visão de biblioteca, podemos explicar a seguir.

Para o primeiro pilar, aprender a conhecer, sabemos que na biblioteca se encontram diversas fontes de conhecimento disponíveis para consulta e pesquisa, que possibilitam o aluno a adquirir competências para sua formação nos mais variados seguimentos.

No segundo pilar, aprender a fazer, caracteriza-se pela aplicação daquilo que se aprendeu, ou seja, usar a bagagem de aprendizado, vivências e conhecimento em tudo que está ao seu redor, envolvendo o meio e usando a sua formação para melhorá-lo. As bibliotecas são retroalimentadas com novos trabalhos que foram subsidiados em termos de pesquisa, a partir de outros trabalhos já existentes nos seus acervos.

Já o terceiro pilar, aprender conviver, sugere que vivamos de forma igualitária, colaborativa e harmônica, participando de projetos para o bem comum. Em uma biblioteca ocorrem vários momentos de convivência, de discussão em torno de algum assunto, até os trabalhos em equipe podem desencadear novas ideias para aplicação em projetos futuros.

No quarto e último pilar, aprender a ser, que podemos considerar um somatório dos três anteriores, vemos a construção do indivíduo, com pensamento autônomo e crítico, a partir de sua formação, capaz de usar seus conhecimentos para melhorar o seu meio, mas conhecendo e preservando a sua individualidade. Uma pessoa que frequentou bibliotecas, que teve a oportunidade de usufruir de todas as suas benesses, quando retorna a ela consegue concluir que parte do seu eu partiu daquela lugar, lugar capaz de influenciar e fazer crescer para o bem.

Respeite a autoria!

Respeite a autoria, está na Constituição!

O artigo 5°, define muito bem:

XXVII - aos autores pertence o direito exclusivo de utilização, publicação ou reprodução de suas obras, transmissível aos herdeiros pelo tempo que a lei fixar;

Portanto, esse direito é exclusivo do autor, quem idealizou a obra intelectual, é a cabeça pensante e criadora. Esse direito é exclusivo do autor.

A Lei 9.610/1998 consolida a questão sobre os direitos autorais, trazendo a normatização detalhada a respeito, definindo 70 anos para a obra cair em domínio público.

O registro da obra deve ser feito na Fundação Biblioteca Nacional e resulta na certificação pública da declaração de autoria, facilitando a resolução judicial ou extrajudicial de disputas acerca da utilização indevida da criação intelectual (SEBRAE, 2014; 2022).

E para os autores de livros a comemoração é dupla, pois hoje, além do Dia Mundial do Direito do Autor,  também comemoramos o Dia Mundial do Livro.

Fases da aprendizagem

Quer conhecer (ou relembrar) todas as fases da aprendizagem pela quais todos nós passamos e passeamos?

Leia mais um texto meu publicado pela Pearson  na Iside Higher Education: "O ir e vir do processo de aprendizagem".

Todo dia se aprende mais elaborando TTD

No trabalho que executo há mais de 25 anos, sendo os primeiros destes como empresária e consultora e a maioria deles como responsável técnica em uma empresa de guarda e gestão de documentos e informações, tenho a oportunidade de aprender todo dia, de conhecer novas atividades e, por consequência, novos documentos.

É que na gestão documental, para se construir o instrumento arquivístico denominado Tabela de Temporalidade Documental-TTD, é necessário conhecer essas atividades, o fluxo que elas cumprem e os documentos que elas geram nessa trajetória. 

Para conhecer essas atividades, nada melhor que mergulhar no universo da empresa e para isso é imprescindível entrevistar cada gestor de área, seja aquela que é responsável pelas atividades-meio ou pelas atividades-fim.

Uma vez tendo a oportunidade desse contato, fazendo durante ele as perguntas-chave, é possível entender e compreender o fluxo das atividades e dos seus respectivos documentos. O próximo passo é montar a estrutura do arquivo, compreendendo empresa/instituição - área/atividade e conjunto documental/documento.

São muitos dados e informações que são coletados no cumprimento dessa rotina de elaborar a TTD, os quais devem ser organizados e tabulados para composição desse instrumento. Por vezes, as atividades e seus respectivos documentos são novidades, ou seja, não são conhecidos. É aí que a oportunidade de aprender mais acontece. É necessário pesquisar a atividade em si, o documento e a legislação que o permeia (se ela existir), para ser possível a execução do trabalho.

Posso citar alguns exemplos de documentos que tive a oportunidade de conhecer e trabalhar, ampliando meus conhecimentos:

• em uma construtora / imobiliária, saber que uma "obra afetada" é aquela que está coberta pelas leis 4.591/1964 e 10.931/2004, estabelecendo que o incorporador constitua patrimônio de afetação, ou seja, que bens e direitos vinculados à incorporação sejam apartados no seu patrimônio geral, destinando-os exclusivamente à construção do empreendimento. Portanto, é um regime tributário que traz segurança jurídica para o comprador, porque o patrimônio da obra fica separado do patrimônio da incorporadora. Portanto, ao comercializar as unidades imobiliárias, gera-se o "contrato de obra afetada".
• em uma agência marítima, aprender que "armador" é a empresa proprietária de navio, ou que mantém sociedade ou ainda que freta o navio, equipando-o e faz a sua manutenção para exploração comercial. Ele executa toda operação e transporte de cargas entre os portos, atuando com a agência marítima e com o importador e o exportador. Essas agências mantêm o "dossiê do armador", conjunto documental que contém todas as informações desse agente.
• em um hospital, saber que "autoclave" é um aparelho do tipo tanque hermeticamente fechado, usado em processos químicos, que esteriliza artigos médico e hospitalares por meio do calor úmido sob pressão. Com as paredes grossas dentro de sua câmara, a alta pressão pode ser mantida, com aplicação de temperatura elevada, tornando o processo de esterilização mais eficaz. Nos hospitais existe o documento denominado "monitoramento de autoclave".
• em um escritório de advocacia, entender que "advocacia de partido" é a prestação ampla de assessoria jurídica diante o pagamento de um valor fixo mensal determinado, que cobre tudo que uma empresa ou pessoa física necessite de suporte jurídico. Esses escritórios geram o "contrato de advocacia de partido".

A lista poderia ser bem grande com outros documentos bem peculiares, mas esses que mencionei são bastante representativos como evidências para essa postagem, mostrando que nessa atividade que exerço, todo dia eu aprendo mais.

E você, conhecia esses termos, esses documentos?

ELE vive!

“Por que procurais Aquele que vive entre os mortos? Ele não está aqui; ressuscitou” (Lc 24,5-6).

Para um mundo melhor, é essencial vivermos seguindo seus ensinamentos, cada um fazendo a sua parte.

São José e a crença popular

Hoje, Dia de São José, padroeiro do Ceará, fé, sabedoria popular e ciência se misturam no mesmo contexto.

Com fé no Santo, a crença do sertanejo cearense diz que se chover até o dia 19 de março, é sinal de boa quadra chuvosa, com boa safra e fartura.

Cientificamente falando, é que nesse período se dá o equinócio de outono, quando os dois hemisférios da terra são iluminados igualmente pelo sol. Com os raios solares na linha do Equador atraindo umidade, resultando em abundância de chuvas.

E olha que já choveu muito, hoje também e ainda promete mais à noite.

15 anos de Faculdade CDL

Parece que foi ontem que iniciei na Faculdade CDL como prestadora de serviço contratada para implantar a biblioteca. Atuei nessa implantação orientando o layout, definindo o regulamento e cadastrando todos os livros no sistema de gerenciamento do acervo. E já se vão 15 anos e continuo me dedicando à causa educacional como bibliotecária.

A atividade requer conhecimento das demandas informacionais dos alunos e entrosamento com as diretrizes dos professores para melhor efetuar o atendimento, a partir dos recursos existentes na biblioteca.

Passei por várias avaliações do MEC, desde a autorização para funcionamento da Faculdade, autorização do primeiro Curso Tecnólogo em Gestão Comercial, reconhecimento, recredenciamento e autorização de mais nove cursos de graduação. 

No portfólio da Faculdade temos quatro graduações de bacharelado (Administração, Ciências Contábeis, Direito e Psicologia) e seis de graduação tecnológica (Gestão Comercial, Logística, Marketing, Redes de Computadores, Análise e Desenvolvimento de Sistemas e Recursos Humanos), além de oito cursos de pós-graduação:

• MBA Executivo em Gestão De Projetos e Processos;
• MBA Executivo em Gestão Estratégica de Pessoas;
• MBA Executivo em ICMS Prático;
• MBA Executivo em Marketing;
• MBA Executivo em Gestão Financeira;
• MBA Executivo em Gestão Comercial;
• MBA Executivo em Logística;
• MBA em Planejamento Tributário e Auditoria Digital.

Por oportuno, registro aqui a postagem que saiu agora mesmo no LinkedIn, enaltecendo a trajetória dessa IES que chega com qualidade e excelência à adolescência, contribuindo para a formação de pessoas, conforme sua missão estabelece:

"Ser uma Instituição inovadora, comprometida em gerar e difundir conhecimento e formar egressos capacitados para o exercício da cidadania e da ética."

É muito bom ser lembrado e valorizado

Mais um Dia do Bibliotecário sendo lembrado na Mrh Arquivos. É a valorização das pessoas, dos profissionais que contribuem diariamente para o sucesso da empresa.

No Programa Viva Bem do Grupo Mrh, não podia deixar de ter um mimo no Dia do Bibliotecário. Eu e a colega Aline fomos parabenizadas

Nós, bibliotecárias, estamos ativamente à frente das atividades, eu, no direcionamento técnico, e Aline Medeiros comandando a equipe de processamento que coloca a  mão na massa.

A informação está pronta, disponível, na ponta do icerbeg, para os quase duzentos clientes tomarem suas decisões. E submersos estão os metadados possíveis, todos estruturados para gerarem a informação, de acordo com as necessidades de cada um desses clientes e cada documento que faz parte do seu acervo arquivístico.

 

O bibliotecário e um mar de ondas

Sou bibliotecária há mais de 40 anos, com muito orgulho e com muito amor. A profissão me proporcionou vários ganhos, desde o conhecimento propriamente dito da matéria, passando por toda a interdisciplinaridade que acontece com outras áreas, pelas pessoas com quem interagi e ainda interajo até hoje, até a compensação financeira.

No passado, a profissão já foi limitada ao ambiente de bibliotecas e centros de informação, mas hoje a atuação é ilimitada. As frentes de trabalho vão surgindo e a coisa vai acontecendo. É que trabalhamos com o produto de ponta do mercado, a informação, o principal fator de produção da atualidade.

É compensador saber que podemos contribuir com informações de qualidade para toda a sociedade, democratizando o seu acesso, por intermédio das técnicas que sabemos aplicar.

E falando nela, na informação, quem dela não precisa? Qual empresa e instituição consegue sobreviver sem uma boa informação?

É por isso que hoje os bibliotecários se espalham, se infiltram em outras áreas, não para tomá-las para si, mas para colaborar, fazer parcerias usando a informação e seus produtos para agregar valor. 

Trabalhar com dados, com projetos, com tecnologia, com taxonomia, com UX, com gestão da qualidade, com biblioterapia, com mídias sociais, essas também são as nossas praias, porque estamos no mar para pegar qualquer onda de oportunidade. A nossa formação permite isso.

Parabéns a todos os bibliotecários! Que nosso dia seja sempre enaltecido, para que a nossa profissão esteja sempre com o destaque que merece, surfando e brilhando nas ondas.

O bibliotecário e a alfabetização digital

Em comemoração ao Dia do Bibliotecário, fui entrevistada pela Pearson Higher Education, com a temática "Qual é o papel dos bibliotecários na promoção da alfabetização digital e gestão da informação na IES?"

Leia a entrevista na íntegra.

Espelho, espelho meu...

No Dia Internacional da Mulher 2023 não podia faltar um mimo bem feminino na Mrh Arquivos e em todo o Grupo Mrh.

Somos uma empresa com muitas mulheres no comando, diretoras, supervisoras, coordenadoras, consultoras, professoras, analistas, assistentes, auxiliares, estagiárias e aprendizes, mas agradecemos muito a participação dos homens.

Conservador, moderado ou liberal? Qual seu estilo, bibliotecário?

Meu segundo texto postado na Coluna Inside Higher Education, da Pearson tratar dos estilos de atendimento do bibliotecário e a influência que exercem junto à autonomia do usuário leitor de biblioteca, seja ela física ou virtual.

Conservador, moderado ou liberal, qual seu estilo? Convido todos a fazerem a leitura clicando no link abaixo.

A autonomia do usuário leitor no espaço biblioteca e os estilos de atendimento do bibliotecário.

Convido também a acessarem a coluna para apreciar os demais textos, todos primorosos.

Um mimo da Pearson Higher Education

Recebi esse mimo requintado da Pearson Higher Education pela participação na coluna Inside Higher Education, diretamente das mãos de Erika Pumar, executiva de vendas da instituição. Já trocamos muitas conversas via WhatsApp, mas conhecê-la pessoalmente foi um enorme prazer.

Continuo com o propósito de contribuir com um pouco da minha experiência e vivência no binômio educação/biblioteca.

Dia Internacional da Doação de Livros

Que bom que temos o Dia Internacional da Doação de Livros!

Oportunidade de disponibilizar a leitura para muitos, tornando-a acessível para aqueles que não têm um livro à mão para ler.

Doar livros vai além do ato em si de entregar um livro a uma pessoa. Junto com a entrega do livro vão inúmeras possibilidades: ampliação do vocabulário, conhecimento de novos lugares e pensamentos, criatividade e novas ideias, exercício do senso crítico, dentre outras.

O CRB-7 incentiva a doação de.livros, comemorando e divulgando esse dia.