Uma postagem muito consciente e verdadeira do arquivista Marcio Oliveira no LinkedIn, intitulada "Arquivologia: a profissão que não se sonha, se descobre", traz, no último parágrafo, o resumo de tudo. Gostei tanto, que transcrevo abaixo e me motivou a fazer esta postagem.
"Quando o arquivo é tratado apenas como espaço físico, e não como função estratégica, o prejuízo não é apenas documental, é institucional."(Márcio Oliveira)
Mas, o que seria essa função estratégica?
É exatamente o papel que o arquivo exerce como instrumento de gestão, apoiando as atividades administrativas, operacionais e estratégicas da empresa.
O arquivo organiza, controla, preserva e disponibiliza informações confiáveis, no momento certo, para as pessoas certas. Portanto, ela está diretamente ligada à tomada de decisão, à eficiência organizacional, à segurança jurídica e à preservação da memória institucional.
Em outras palavras, podemos dizer que:
📂 arquivo bem gerido = informação acessível + decisão qualificada.
Agora, analisando os pontos focais, é necessário:
🤔reduzir decisões baseadas apenas em suposições;
👉 entender que sem arquivo organizado, a empresa decide “no escuro”;
⚖️ fazer com que o arquivo funcione como escudo jurídico da empresa.
Com isso, temos:
📈 menos caos informacional e mais produtividade;
🧠 o arquivo preservando a memória da organização.
Mas ainda é importante ressaltar que:
📌 arquivo não é custo, é investimento que se justifica.
Portanto, engana-se quem pensa que um arquivo é apenas um "depósito", ele é o alicerce de uma instituição. Com ele bem gerido contamos com:
- base arquivística: Os dados preservados que sustentam toda a estrutura.
- inteligência estratégica: A transformação de documentos e dados em conhecimento para a tomada de decisão.
- visão de futuro: O uso do passado e do presente para projetar o crescimento e a inovação.
A função estratégica do arquivo se concretiza quando ele deixa de ser visto como um setor “fim de linha” e passa a ser reconhecido como um ativo informacional essencial ao negócio.