O poder de uma boa indexação

Indexação é uma das atividades intelectuais mais importantes no contexto da Arquivologia e da Biblioteconomia, senão, como vamos chegar à informação desejada? Um documento ou uma caixa cheia deles, um artigo de periódico ou um livro inteiro necessitam desse argumento de busca, para que seja possível a recuperação da informação. Neste post vou dar ênfase à Arquivologia.

Trata-se de uma análise documentária, para fins de representação do conteúdo documental, extraindo os principais dados que identificam o documento, representando-o de forma estratégica, junto às demandas dos usuários. 

O processo deve ser feito com objetividade, mas pensando tanto na abordagem genérica, como na específica, para que possa atender às diferentes formas de busca. Por vezes, a busca é por um documento específico, ressaltando, aqui, a característica da unicidade,  em outras situações, o interesse é pelo grupo, enfocando, agora, a descrição coletiva.

Em uma situação de gestão e guarda terceirizada de documentos de diversas empresas, ter os documentos indexados, conforme o contexto e as necessidades de cada uma, é fundamental para se chegar a qualquer informação.

O empresário quando necessita de um documento, é porque deseja a informação arquivística nele contida, e sempre esse desejo é "para ontem", são demandas urgentes para fechar contrato, firmar parceria, fazer uma aquisição, atender um cliente, se livrar de uma multa, dentre tantas outras. 

A Empresa como um todo prescinde do seu arquivo, é lá que estão os registros do passado e do presente, que servirão para a posteridade. Essa é a importância do arquivo, só não vê quem não conhece as funções desse equipamento: reunir/ classificar, recuperar/ informar, controlar/ preservar.

5 anos de LAI

Hoje está fazendo 5 anos da promulgação da Lei de Acesso à Informação, LAI, como é conhecida.

A Lei 12.527/2011 regulamenta o direito ao acesso à informação, ratificando o art. 5º da Constituição Federal Brasileira, que determina que todos possuem o direito de receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, coletivo ou geral, disseminando, dessa forma, a cultura de transparência no país.

Falar de acesso à informação, perpassa, necessariamente, pelos arquivos, pois, com políticas de guarda, conservação e de gestão de documentação é que se garante a defesa de interesses, públicos e privados.

Sabemos que com o advento da lei muito já se avançou, mas ainda há muito terreno a desbravar, dos mais de 5.000 municípios brasileiros, apenas cerca de 2.000 vêm cumprindo a lei, segundo levantamento efetuado agora para as comemorações dos 5 anos. É um número que está ainda ainda longe de atingir o nível de transparência esperado. Mas. sabemos também, que cabe à sociedade exigir e cobrar das instituições a situação ideal.

Quando falamos em gestão, estamos evocando os "Planos de Classificação de Documentos e as Tabelas de Temporalidade Documental", instrumentos imprescindíveis dos arquivos, em que é identificada as atividades e seus respectivos documentos, e fixados todos os prazos aplicáveis, cuja elaboração é incumbência da Comissão de Avaliação de Documentos.

Consumidor de informação, quem não é?

Em um mundo encharcado de informação, onde a cada dia o limite de absorção é extrapolado em função do volume e da diversidade, quem não é consumidor de informação?

Creio que todos nós no dia a dia recebemos, processamos e consumimos uma avalanche de informações, ocorre que quando ela não é bem tratada, ou seja, indexada nos sistemas de busca na internet ou por intermédio de softwares específicos de instituições, acabam por não serem encontradas ou se tornando lixo informacional, pois não chegam ao consumidor certo.

É importante ressaltar que o consumidor de informação deveria ser do tipo mais ortodoxo possível, exigindo dos meios a informação certa na hora certa. E, por sua vez, quem é produtor de informação deveria estar atentando para isso, para os direitos do consumidor de informação, ser o mais imparcial possível, considerando que uma informação pode ser relevante para uns e ao contrário para outros, oferecendo opções e ferramentas de acesso.

Não estou me referindo aos estudos de usuários promovidos com excelência pelos centros de informação e documentação, pois dessa forma, estaremos com certeza, ou pelo menos muito próximo do conceito científico de satisfação informacional do usuário. Também nem tão pouco quando a informação é tratada com vistas ao atendimento de projetos específicos, à inteligência de mercado, ao processo just-in-time ou ao uso da logística, tratando de cumprir a máxima “informação certa na hora certa para a pessoa certa”. Meu direcionamento é ao cidadão comum, que, no ciberespaço, tudo ouve, tudo lê e que tudo quer saber, para ficar bem informado sobre o que se passa ao redor dele.

Antes do fenômeno Web tal qual temos no contexto de hoje, a atribuição de definir palavras-chave, descritores e unitermos era exclusiva do bibliotecário durante o processamento técnico das publicações ou do pesquisador científico, que, auxiliado por aquele, definia as palavras-chave de sua produção. Hoje os criadores de sites institucionais, portais, blogs, fanpages e de outras mídias, enfim, todos nós, criamos e reproduzimos tags e hashtags ao nosso bel-prazer e as jogamos na rede. E aí o caos está formado!

Neste caso, nem tudo está perdido! A leitura que faço é graças aos buscadores e às combinações booleanas podemos separar o joio do trigo, não confundindo alhos com bugalhos, chegando à informação desejada. Mas, aí eu pergunto: Quem é que sabe usá-los corretamente?

Agulha em palheiro? Engana-se quem pensa assim!

Já pensou em como achar a informação desejada em um conjunto de 500.000 volumes ou 70 km de documentos organizacionais, aproximadamente, distribuídos em blocos, alas, estantes, e prateleiras? 

Engana-se quem pensa que seja como buscar agulha em palheiro.

Cada caixa tem seu endereçamento logístico e cada conteúdo dela foi previamente indexado em sistema, possibilitando a recuperação do documento que contém a informação desejada. 

Informação arquivística, essencial para o desempenho das organizações.

Informação certa na hora certa! Arquivística a serviço da Administração. E eu no meio de tudo isso! 

Parabéns aos arquivistas pela maestria com que desempenham suas atividades viabilizando o acesso à informação e à gestão documental.

O Arquivista e a atuação estratégica

Hoje, mais do que nunca, quando se fala em arquivo, não há como deixar de lado o perfil, a postura e as competências, que o arquivista deve ter, em função do cenário informacional em expansão e das constantes mudanças. As atenções voltam-se para ele, que trabalha com documentos tanto no formato tradicional, como no formato eletrônico, em arquivos pessoais ou institucionais, não importa, o desafio é o mesmo, disponibilizar a informação certa, na hora certa, para quem dela necessita.

Sua função já é bem conhecida na organização, mas, na atualidade, há de se acrescentar aquela que vai além do sistema arquivístico em si, a função de, estrategicamente, fazer a gestão de toda a informação que circula, se infiltrando e se articulando com todas as instâncias e áreas. Afinal, a atividade do arquivista é multi, inter e transdisciplinar.

A ordem é dar acesso à informação e não há como fazê-lo sem a gestão estratégica. Apesar dos desafios, abrem-se inúmeras janelas de oportunidades profissionais.

Pare! Olhe-escute!

As ordens da placa são a condição sine qua non para se executar um serviço de referência com excelência e qualidade. Apesar de imperativas, são amigas, e só tendem a fazer o bem.

PARE!

Desligue-se daquilo que estava fazendo antes, o momento agora é desse usuário que lhe procura.

OLHE!

Momento de equilíbrio, de sintonia com o outro, olhe para dentro desse usuário e faça a sua leitura.

ESCUTE!

Seja todo ouvidos! Escute o que ele tem a dizer com paciência, suas demandas, suas dúvidas, suas aspirações à informação, sobretudo, entenda o contexto.

Agora sim! Hora de executar! Mas, se for preciso, comece tudo de novo...

PARE! OLHE-ESCUTE! Essencial para a prática biblioteconômica.

Peça do Museu do Trem, na Estação Central Capiba, no Bairro de São José, Centro de Recife - PE

Livros são janelas que se abrem para o mundo!

Livros são conexões temporais e abrem janelas atemporais para o mundo. Foi essa a leitura que fiz como bibliotecária, quando assisti ao filme Interestelar, exatamente nas cenas que ocorrem no quarto da menina, quando a estante de livros é o objeto explorado.

Além da leitura científica inerente à visão geral do filme, outras leituras já foram feitas, conforme o contexto de cada um, filosófica, religiosa, psicológica, metafísica... Mas, eu prefiro ficar com a minha.

A princípio, o mistério!. Livros são derrubados, abrindo espaços nas prateleiras da estante. A menina conclui que alguém está tentando se comunicar com ela, por intermédio de código morse, talvez, um fantasma...

Depois, sinais são revelados em função da anomalia gravitacional existente na Terra. Desenhados no chão do quarto, por intermédio de grãos de areia. 

Eles representam coordenadas em código binário, que conduzem ao centro de pesquisa espacial.

E, por fim, já no desfecho do filme, por trás da estante, abrem-se janelas entre os livros, de onde o agente do futuro (ou do passado) vivencia vários momentos do passado, do presente ou do futuro, fazendo conexões com as realidades, permitindo uma comunicação atemporal. 

Fantasma? Não! Na verdade é o eu do futuro (ou do passado), interagindo com o presente que se passa na Terra, preso em uma dimensão espacial (tesserato), composta pela redundância das prateleiras das estantes, do quarto da menina, numa realidade pentadimensional. 

Em cada abertura já existente ou forçada pelo caimento dos livros, é possível perceber o tempo e brincar com o passado, presente e futuro, porque ele é mostrado como uma dimensão espacial.

É aqui que a analogia fica clara, o livro, as coleções, a estante, as prateleiras, são aberturas, são passagens, são possibilidades, são janelas que se abrem para o mundo. Uma simbologia ímpar, para representar esse contexto futurístico.

Afora esses trechos, há dois momentos paradoxais, em que constam livros em cena.

No primeiro, o livro que narra a história da saga espacial do passado, como objeto desacreditado, em função do novo contexto do planeta Terra.

No segundo, a sala do cientista repleta de livros que, provavelmente subsidiaram suas pesquisas.

Portanto, o livro como fonte de informação, como ponte, como conexão, como janela entre passado e futuro, influenciando o presente e interagindo com tudo, registrando e renovando o conhecimento da Humanidade.

O filme é fantástico!

O tema musical do filme é maravilhoso!

Rádio Debate: "A Importância dos arquivos para a preservação da memória"

Aconteceu em 12 de junho, o Rádio Debate da Rádio Universitária FM, apresentando "A Importância dos arquivos para a preservação da memória", quando tive a honra de participar, na companhia de Marcela Teixeira e Alailton Andrade, debatendo a respeito e divulgando a Associação dos Arquivistas do Ceará (ARQUIVE-CE), instituição recém fundada em Fortaleza.

O Programa foi ao ar em 12 de junho, com reprise no dia 15 de junho, cujo áudio está disponível aqui.

Debatedores:

• Marcela Teixeira, presidente da Associação dos Arquivistas do Estado do Ceará (ARQUIVE-CE) e coordenadora do Memorial da UFC. Arquivista, bibliotecária, mestre em Políticas Públicas em Educação;
• Ana Luiza Chaves, responsável técnica da MRH Gestão de Arquivos e Informações. Bibliotecária, especialista em Gestão de Arquivos Empresariais;
• Alailton Andrade, assessor da “ASP: Assessoria, Contabilidade e Processamento”; bacharel em Direito, especialista em Perícia Criminal e Segurança Pública.

Apresentadora: Raquel Chaves

Produção: Raquel Chaves e Fátima Babini.

Um novo contexto da Arquivologia vem se consolidando de forma positiva no Ceará, a partir da ARQUIVE-CE, com o envolvimento e comprometimento de profissionais da área. A leitura que faço é de ganho para as empresas, instituições públicas, profissionais e para a sociedade em geral.

Consumidor de informação

Neste Dia Mundial do Consumidor vale ressaltar um produto muito importante de consumo: a informação. Nós bibliotecários e demais profissionais que lidam com o tratamento da informação, nos deparamos, rotineiramente, com cidadãos, enquanto consumidores de informação.

Sabemos que a informação no âmbito do direito de informação do consumidor, aquela que já está prevista no Código de Defesa do Consumidor, referente à atividade e relação de consumo, ou a informação prevista na Lei 12.527/2001, que faz parte do art. 5º da Constituição, são fundamentais para cumprir e respeitar o viés civil do cidadão. 

Mas, a informação que alimenta a mente, que faz gerar conhecimento, vai além desse aspecto, engloba o cidadão pessoa, pessoa que deseja conhecer mais de tudo que está ao seu redor, para com isso transformar a realidade e viver nelhor.  

Quem não precisa de informação? 

Quem não é consumidor de informação?

Em meio a um turbilhão de informação emanada de diversas mídias e canais, quem mais apropriado para selecioná-la, classificá-la e torná-la acessível ao cidadão?

“Competência em Informação”

Momento da abertura da Palestra “Competência em Informação”, proferida pela Profª Drª Aurora Cuevas Cerveró, da Universidad Complutense de Madrid, em 12 de novembro, no Auditório Raquel de Queiroz, no Bloco Ícaro de Sousa Moreira, do Centro de Humanidades da Universidade Federal do Ceará.

Como cerimonialista do evento, a Profª Rute Pontes, na mesa, abrindo a palestra, o Prof. Osvaldo de Souza, a palestrante, Profª Drª Aurora Cuevas Cerveró e, apoiando, o Prof. Davi Vernon Vieira (UFC Cariri), quem articulou a vinda da palestrante.

Bibliotecários, professores e estudantes participaram da palestra e ganharam com as informações e experiências da Profª Aurora, desenvolvidas em Madrid e no Brasil (UnB), que abordou a questão da Information literacy, Alfabetização em Informação.

A Profª Aurora ressaltou que não é tarefa fácil escolher fontes de informação, tendo em vista as ofertas disponíveis no contexto atual da internet, onde as coisas acontecem de forma não linear, com múltiplas escolhas e direções. 

É aí que entra em cena a Competência em Informação, já popularmente conhecida como Alfabetização em Informação, que se desdobra em um conjunto de ações em cadeia, para juntas alcançar o objetivo final, habilitando o usuário a escolher a informação certa para o momento e objeto certos, com segurança e ética. 

É claro que, para passar essa habilidade ao usuário, o bibliotecário deve previamente conhecer bem tudo isso. 

Eu diria que, respeitadas as devidas proporções, no fundo, é uma vertente dinâmica e atual do tradicional serviço de referência em relação ao ambiente informático do ciberespaço, em que se passa a autonomia de solução do problema para o usuário.

Dia Internacional dos Arquivos

Comemora-se hoje, 09 de junho, o Dia Internacional dos Arquivos (International Archives Day), em homenagem a fundação do Conselho Internacional de Arquivos, pela UNESCO, em 1948. A data foi instituída em Novembro de 2007, por ocasião da Assembleia Geral do CIA, em Quèbec, com o objetivo de chamar a atenção para o desenvolvimento de ações de promoção e divulgação da causa dos arquivos, inclusive da profissão.

Desfazer edições

É um dia para ensejar a reflexão pelas autoridades, quanto às ações necessárias para modernização, para soluções de preservação e de transcodificação, para análise da forma de acesso e da preservação e assinatura digital... são tantas as questões, que carecem ainda de muito debate e consenso.

Fazemos arquivo todo dia, tanto as pessoas naturais como as jurídicas emanam documentos, o crescimento é gradual, é cumulativo, não intencional, é próprio da atividade de quem os criou.

A massa documental é fundamental para servir à administração, às necessidades de informação e pesquisa do cidadão, de prova em juízo e, a longo prazo, para contar a história. Portanto, tanto como caráter informativo, probatório ou histórico, percebemos a necessidade de manter o que é necessário para atender a essas finalidades e, de descartar, de forma consciente e apropriada, o que é passível de eliminação, sem prejuízo às demandas já mencionadas, pois, do contrário, a massa de documentos assume condição não controlável, confundindo e colocando em risco os interesses.

A análise do que deve ser preservado e daquilo que pode ser eliminado é efetuada mediante a leitura e interpretação do documento junto ao contexto de sua criação. Entra em cena a Tabela de Temporalidade Documental (TTD) que, segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística, é o "Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos".

Mas, voltando à comemoração, destaco abaixo duas instituições arquivísticas públicas.

O Arquivo Nacional, criado em 1838, que centraliza o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivos-SIGA, da administração pública federal e é parte integrante da estrutura do Ministério da Justiça, que:

"Tem por finalidade implementar e acompanhar a política nacional de arquivos, definida pelo Conselho Nacional de Arquivos - Conarq, por meio da gestão, do recolhimento, do tratamento técnico, da preservação e da divulgação do patrimônio documental do País, garantindo pleno acesso à informação, visando apoiar as decisões governamentais de caráter político-administrativo, o cidadão na defesa de seus direitos e de incentivar a produção de conhecimento científico e cultural."

Foto 1 - Arquivo Nacional (RJ)

 

 Fonte: Divulgação/Arquivo Nacional

Destaco, em nível Estadual, o Arquivo Público do Estado do Ceará, já cadastrado junto ao CONARQ como BR CEAPEC (Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos), que tem como missão "Recolher e conservar todos os documentos manuscritos e papéis concernentes à administração pública estadual, com o objetivo de garantir o acesso ao público".

O Arquivo mantém acervo composto basicamente por documentos textuais e cartográficos, a partir do século XVI aos dias atuais do setor público e privado.

Foto 2 - Arquivo Público do Estado do Ceará

 Fonte: http://www.secult.ce.gov.br/galeria-de-imagens/galeria-2011/equipamentos-culturais/arquivo-publico/arquivo-publico

Na esfera privada, ressalto o trabalho da empresa MRH Gestão de Arquivos e Informações, da qual faço parte como bibliotecária analista de projetos de arquivo, que desenvolve projetos de gestão documental junto às empresas públicas e privadas, oferecendo toda a infraestrutura adequada, para a guarda terceirizada dos seus arquivos.

 Foto 3 - MRH Gestão de Arquivos e Informações

 

Fonte: Manual da Qualidade MRH Gestão de Arquivos e Informações

Vivam os arquivos!

Parabéns a todos os profissionais que atuam na área! 

“Lei de Acesso à Informação”: Brasil transparente

A Lei 12.527, de 18 de novembro de 2011, entrou em vigor em 15/05/2012, que dispõe sobre os procedimentos a serem observados pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios, com o fim de garantir o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5^o, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal.

A “Lei de Acesso à Informação” como está sendo denominada, permite literalmente ao cidadão o acesso à informação junto aos três poderes públicos, enquadrando-se também, as entidades privadas sem fins lucrativos que recebem recursos públicos.

O advento dessa Lei traz à tona questões pertinentes à esfera arquivística, tanto pela revogação de alguns dispositivos da Lei de Arquivo (Lei 8.159/1991), no tocante ao acesso e ao sigilo dos documentos públicos, como pelas definições que constam no art. 4º, necessária à compreensão dos termos técnicos da área:

Art. 4^o Para os efeitos desta Lei, considera-se:

I - informação: dados, processados ou não, que podem ser utilizados para produção e transmissão de conhecimento, contidos em qualquer meio, suporte ou formato;

II - documento: unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato;

III - informação sigilosa: aquela submetida temporariamente à restrição de acesso público em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado;

IV - informação pessoal: aquela relacionada à pessoa natural identificada ou identificável;

V - tratamento da informação: conjunto de ações referentes à produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transporte, transmissão, distribuição, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação, destinação ou controle da informação;

VI - disponibilidade: qualidade da informação que pode ser conhecida e utilizada por indivíduos, equipamentos ou sistemas autorizados;

VII - autenticidade: qualidade da informação que tenha sido produzida, expedida, recebida ou modificada por determinado indivíduo, equipamento ou sistema;

VIII - integridade: qualidade da informação não modificada, inclusive quanto à origem, trânsito e destino;

IX - primariedade: qualidade da informação coletada na fonte, com o máximo de detalhamento possível, sem modificações.

Além da Arquivística, a Tecnologia da Informação também é convocada à participação, quando no art. 8º, § 2º, torna "obrigatória a divulgação em sítios oficiais da rede mundial de computadores (internet)."

Muito trabalho há pela frente, na própria esfera administrativa dos órgãos, como também nessas áreas citadas, a demanda aumentará e os servidores e profissionais envolvidos terão que estar prontos para o atendimento ao cidadão, que agora, mais do que nunca, se reveste de direitos para obter a informação desejada. O art. 9º define:

Art. 9º O acesso a informações públicas será assegurado mediante:

I - criação de serviço de informações ao cidadão, nos órgãos e entidades do poder público, em local com condições apropriadas para:

a) atender e orientar o público quanto ao acesso a informações;

b) informar sobre a tramitação de documentos nas suas respectivas unidades;

c) protocolizar documentos e requerimentos de acesso a informações; e

II - realização de audiências ou consultas públicas, incentivo à participação popular ou a outras formas de divulgação.

 

Além do acesso à informação, a Lei enfoca a questão da cultura e prática da transparência, muitos órgãos já atuam nessa linha, mas há aqueles que terão que se ajustar, senão serão  enquadrados no sentido literal da palavra.