Os documentos subiram à cabeça? Sabe que existem, mas não consegue localizá-los? O que fazer com o caos documental?
Depois de instaurado o caos documental, só resta fazer a gestão, o que deveria ter sido feito antes de chegar nessa situação. Mas, nunca é tarde para uma ação dessa natureza, aliás, é imprescindível, para manter a ordem, o controle e a acesso. É preciso fazer a gestão, desde o nascimento do documento até a sua destinação final.
E por onde começar?
Antes de colocar a mão na massa propriamente dita, ou seja, antevendo a organização física dos documentos, há de se elaborar os instrumentos arquivísticos necessarios para a gestão: o Plano de Classificação de Documemtos (PCD) e a Yabela de Temporalidade Documental (TTD).
Ambos os instrumentos irão nortear os trabalhos, definindo uma estrutura, atribuindo classificação e temporalidades para os documentos, conforme o contexto e proveniência.
Depois de elaborados e validados, deve-se iniciar com a seleção, pois no meio da massa documental acumulada sempre há itens que não se caracterizam como documentos de arquivo.
Feita essa seleção, aplicam-se os critérios estabelecidos no PCD e na TTD junto à documentação selecionada. Cada documento será classificado e vinculado à sua área com a aplicação de suas temporalidade.
Dessa forma, o caos é exterminado e a gestão é implantada, cabendo a manutenção de tudo, para se evitar novo caos.
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