Gosto muito da ferramenta 5W2H. Apesar de usá-lá em treinamentos internos, em projetos, em planos de ação nas empresas em que trabalho e também no dia a dia da vida pessoal, nesta, às vezes, quase sem perceber, não conhecia ainda a fundo a sua origem. Então, fui buscar informação a respeito.
Nasceu no "chão de fábrica". Ela surgiu dentro do Sistema Toyota de Produção, no Japão, durante a reconstrução industrial do pós-Segunda Guerra Mundial (meados da década de 1950 e 1960), afinal, o país tinha se erguer. Originalmente, ele foi criado para ser um checklist de gestão da qualidade.
Diferente de hoje, que usamos para planejar quase tudo, a intenção original da Toyota era eliminar a ambiguidade. Em uma linha de montagem, as ordens não poderiam ser vagas. Por exemplo, uma ordem como "melhorar a peça", era preciso dizer quem faria, como faria e por que, quando, qual peça. Além disso, tinha que haver a padronização, garantir que qualquer operário, em qualquer turno, entendesse exatamente o processo de fabricação ou a correção de um defeito.
A ferramenta também servia para apoiar a "melhoria contínua". Se algo dava errado, o 5W2H ajudava a traçar um plano de ação imediato para que o erro não se repetisse.
Mas, por que essa ferramenta se tornou tão famosa?
Antes do 5W2H, os planos de ação eram frequentemente textos longos e confusos. Os engenheiros japoneses perceberam que, respondendo a essas perguntas o problema teria um plano para solução.
No início, era apenas 5W1H. O segundo "H" (How Much / Quanto custa) foi adicionado posteriormente, quando as empresas perceberam que não adiantava ter um plano perfeito se ele não coubesse no orçamento.
Com o sucesso, foi sendo aplicado universalmente, de forma que o 5W2H é uma das ferramentas mais versáteis para a gestão, ela pode ser usada para elaboração de planos de ação nos mais diversos segmentos e e situações.
Pegando esse gancho, analisei a ferramenta e percebi que pode ser usada na gestão documental, não como um plano de ação comum, mas como um framework, para organizar o caos documental, seja ele físico ou digital, claro, sem esquecer as premissas necessárias.
Trazendo, então, para a realidade arquivística, resignifiquei cada letra do famoso acrônimo, conforme a seguir.
🎯What (O que?)
O primeiro W é o objeto. O que vamos trabalhar? Quais documentos? Precisamos classificá-los e padronizar a descrição para identificá-los corretamente e ser possível a sua localização na hora da busca.
👉🏻Who (Quem?)
Este segundo W é a proveniência do arquivo. Quem é o produtor/receptor dos documentos desse fundo? É necessário conhecer a estrutura organizacional, as funções, as atividades exercidas por completo, pois são elas que acumulam os documentos.
🎯Why (por que?)
O terceiro W é a justificativa. É necessário conhecer a finalidade de cada documento que compõe o arquivo, isso, juntamente com o W anterior ajuda muito na definição da estrutra do arquivo, para possibilitar a construção dos instrumentos arquivísticos.
⏳When (Quando?)
O quarto W se refere à Temporalidade (Tabela de Temporalidade Documental - TTD). Por quanto tempo cada documento ou conjunto documental deve ficar no arquivo corrente (uso frequente), no arquivo intermediário (uso esporádico)? Quando deve ser eliminado ou guardado permanentemente? As informações desse W juntadas às anteriores ajudam na construção da TTD.
📍Where (Onde?)
O quinto e último W é a localização, não é apenas onde o arquivo está, mas onde ele deverá estar de acordo com sua fase de vida, ou seja, respeitando o ciclo documental: onde deve estar na idade corrente, na idade ntermediária e na permanente? E ainda, onde fazer o descarte quando chegar o tempo certo?
🗂️How (Como?)
Esse primeiro H se refere a como será o arranjo (estrutura), já conhecida antes, como se dará a organização (o todo) e como será a indexação (o refinamento). Associando ele a todas as demais informações já conhecidas e definidas nos cinco Ws, conseguimos "colocar a mão na massa", ou seja, executar as tarefas operacionais.
🗄️How Much (Quanto?)
Aqui, no segundo H e última letra do acrônimo, avaliamos o custo nos aspectos abaixo especificados, que terminam incidindo no aspecto financeiro, tradicional da ferramenta:
- linearidade (quantos metros lineares de documentos existem?);
- unidades (qual a quantidade de caixas-arquivo, pastas ou itens individuais?);
- digital (quantos terabytes (TB) ou gigabytes (GB) de dados serão gerados ou migrados?).
Imagem de IA adaptada
Geração a partir dos principais tópicos do texto
A aplicação dessa ferramenta possibilita que a gestão de documentos tenha início correto e possa ter continuidade, afinal, ela é dinâmica, tal qual o funcionamento de uma organização, seja ela pública ou privada.
